10 détails à connaître sur le traitement des paiements en restauration

Dans le secteur de la restauration, les flux de trésorerie sont la clé de la survie et de la prospérité de votre entreprise. C’est pourquoi le traitement des paiements mérite toute votre attention, puisqu’il s’agit de vous aider à être payé rapidement, en toute sécurité et à un prix abordable. 

Un traitement des paiements adéquat peut vous aider à maîtriser votre trésorerie tout en satisfaisant vos clients. 

Dans cet article, nous allons vous présenter 10 éléments utiles à savoir sur le traitement des paiements en restauration.

10 détails à connaître sur le traitement des paiements en restauration

1. Les clients utilisent différents modes de paiement

Premièrement, il faut savoir que les clients changent constamment d’avis quant à la façon dont ils veulent vous payer. 

• Bien souvent, ils n’ont plus d’argent liquide sur eux. Aujourd’hui, le consommateur moyen moderne règle ses achats quotidiens par carte de crédit, carte de débit ou à l’aide de son smartphone.
• Quel que soit le processeur de paiement que vous choisissez, vous aurez avantage à accepter de nombreux modes de paiement pour répondre aux attentes de vos clients.
• Les cartes de débit, les cartes de crédit, les virements bancaires et les portefeuilles numériques comme Apple Pay, Samsung Pay et Google Pay ne sont que quelques-unes des méthodes de paiement que vos clients utilisent aujourd’hui. 

D’autres méthodes de paiement à envisager sont l’achat immédiat avec paiement différé (« buy now, pay later » ou BNPL), le paiement à la livraison et la facturation pour les entreprises clientes du commerce de gros.

2. Vous pouvez choisir qui traite les paiements de votre entreprise 

Tout comme vous pouvez proposer de nombreux modes de paiement à vos clients, vous avez également de nombreuses options lorsqu’il s’agit de choisir un prestataire de traitement des paiements.

Assurez-vous que le fournisseur que vous choisissez propose des services adaptés aux petites entreprises. Que vous dirigiez un restaurant, un café ou un bar, assurez-vous que le fournisseur que vous choisissez propose également des solutions fondées sur la compréhension de votre secteur d’activité spécifique.

3. Vous avez tout intérêt à réévaluer votre prestataire de services de paiement chaque année

Dans le même temps, évitez de vous retrouver coincé avec un processeur de paiement qui ne vous suffit plus. Si votre objectif est d’augmenter vos ventes grâce à une meilleure configuration du traitement des paiements, mesurez vos chiffres de vente avant et après l’utilisation du système. 

Par exemple, si vous avez commencé à utiliser les services d’un processeur en août, examinez vos ventes d’août à octobre. Comparez ensuite les chiffres avec ceux des trois mois précédant le mois d’août. Vous aurez ainsi une idée assez précise de la réussite de sa mise en œuvre.

4. Les frais de traitement sont inévitables… 

Mais ne signez rien avant d’avoir une vue d’ensemble des frais. Ils varient généralement de 1,7 % à 3,5 % par transaction, en fonction du processeur que vous choisissez. Certains facturent un coût fixe mensuel, mais un montant moindre par transaction, tandis que d’autres facturent des frais de rétrofacturation importants.

« Lorsque nous avons ouvert notre entreprise, nous pensions que les frais de transaction étaient statiques », explique Yuvi Alpert, PDG de Noémie, une marque de bijouterie qui s’adresse directement au consommateur. « Nous nous sommes vite aperçus que de petites erreurs, comme le fait de configurer correctement son compte et son terminal, peuvent faire une fameuse différence. »

5. … Mais vous pouvez (et devriez) les négocier

Tout cela ne signifie pas que vous n’avez aucun pouvoir de négociation.  

Si vous venez de démarrer votre restaurant avec un faible volume de ventes mensuelles, envisagez un fournisseur à prix forfaitaire. Pensez à demander aux processeurs de paiement potentiels d’appliquer des frais mensuels tout compris avec un taux de transaction réduit, surtout si votre volume de ventes est élevé ou si vous avez besoin de services spécifiques.

• Ne vous contentez pas de choisir le processeur de paiement le moins cher que vous trouverez.
• Une vérification approfondie est nécessaire pour trouver le processeur qui convient le mieux à votre entreprise.
• Le processeur de paiement que vous cherchez est un partenaire commercial qui protégera votre actif le plus important : vos revenus.

« Pour avoir un pouvoir de négociation, il faut que le volume des ventes de votre entreprise incite votre fournisseur à vouloir travailler avec vous, et c’est là que vous pourrez négocier les frais de traitement », précise Christopher Sioco, directeur des opérations de Parachor Consulting, une société de services fiscaux. 

La négociation peut être plus difficile si le volume de vos transactions est faible, comme l’explique Chad Price, qui dirige un club de fitness. « En fait, je n’ai pas pu négocier mes frais de transaction parce que j’ai choisi un plan de tarification qui fonctionne au pourcentage. Par conséquent, je ne bénéficie pas d’un montant forfaitaire strict : il évolue en fonction du volume des transactions. »

6. Les prestataires de services de paiement diffèrent des passerelles de paiement

Voici un autre point dont il faut être conscient avant de commencer à négocier avec des partenaires potentiels de traitement des paiements : une passerelle de paiement et un fournisseur de paiement sont deux choses différentes.  

• La passerelle est un logiciel qui vous permet d’accepter des paiements en ligne. Les passerelles collectent les informations sensibles de vos clients et les envoient en toute sécurité à votre prestataire de services de paiement, qui traite ensuite le paiement et vous envoie l’argent.
• Le prestataire est une organisation qui traite les transactions par carte pour les marchands. On peut citer Stripe et PayPal comme exemples, mais il y en a beaucoup d’autres.

Certaines passerelles et certains fournisseurs peuvent également se connecter à votre logiciel de comptabilité afin de faciliter la clôture de vos comptes en fin de mois.

7. Le traitement intégré des paiements facilite votre comptabilité

Vous entendrez peut-être les prestataires de services de paiement et les sociétés de logiciels de comptabilité décrire ce lien comme des « paiements intégrés ». 

• Ce terme, « paiements intégrés », signifie que vos ventes en salle seront automatiquement saisies dans les livres adéquats de votre logiciel comptable.
• Si vous tenez votre propre comptabilité, cela signifie que vous n’aurez plus à vérifier et à cocher manuellement les transactions du logiciel de caisse qui ont été payées. 

Envisagez les paiements intégrés si vous souhaitez simplifier vos processus de comptabilité et de tenue des comptes, ou si vous pensez que votre restaurant va bientôt commencer à vendre sur un plus grand nombre de canaux de vente.

8. Certaines formes de traitement des paiements sont plus sécurisées que d’autres 

Si vous privilégiez la simplicité, n’oubliez pas de penser également à sécuriser les paiements, surtout si vous commencez à vendre de plus en plus en ligne. 

• Veillez à utiliser un processeur de paiement qui protège vos données et celles de vos clients contre les pirates informatiques.
• Lorsque les clients remplissent des formulaires de paiement avec les informations relatives à leur carte de crédit, vous avez besoin d’une technologie sûre pour vérifier leur identité et protéger leurs données privées des pirates informatiques.
• Cherchez des partenaires de paiement conformes à la norme PCI pour vous assurer que vous disposez d’une protection suffisante. 

« Lorsque je choisis un prestataire de services de paiement, ma principale préoccupation est la détection et la prévention proactive des fraudes », déclare Sam Speller, fondateur de Kenko Matcha, qui vend des spécialités de thé vert matcha.

« Il est essentiel de choisir une entreprise qui utilise à la fois un cryptage matériel et un cryptage logiciel pour tous ses systèmes et méthodes de stockage des données. Une autre caractéristique que je recherche, c’est la conformité aux réglementations PCI [la norme industrielle pour la sécurité des paiements]. Grâce à cette conformité, j’ai la garantie que les informations financières de mes clients sont protégées en permanence », ajoute M. Speller. 

9. Les paiements mettent (un peu) de temps à arriver sur votre compte bancaire

Après la simplicité et la sécurité vient la rapidité. Si vous utilisez un système de caisse  traditionnel, les paiements seront probablement traités plus lentement qu’avec une plateforme de commerce dernière génération. Ces dernières sont en effet conçues pour traiter rapidement et efficacement de grands volumes de paiements. 

• Par exemple, il faut généralement deux jours ouvrables pour que les paiements par carte de crédit traités par Lightspeed Payments arrivent sur votre compte.
• Les autres processeurs de paiement prennent généralement jusqu’à trois jours pour traiter les fonds, et avec chaque processeur de paiement, les règlements très importants peuvent prendre plus de temps.
• Si vous utilisez un système de caisse traditionnel, vous pouvez investir dans un lecteur de carte rapide ou un terminal de caisse mobile qui permet aux clients de payer avec leurs smartphones. 

En prenant des mesures pour optimiser votre traitement des paiements, vous pouvez faire en sorte que vos clients vivent une expérience agréable et que l’argent soit sur votre compte le plus rapidement possible.

10. Un bon service clientèle peut vous aider à être payé plus rapidement 

Enfin, veillez à rechercher spécifiquement un processeur qui se classe parmi les meilleurs en matière de service à la clientèle pour ce qui est de vos caractéristiques prioritaires. 

« Une disponibilité permanente est une préoccupation majeure pour moi. Je ne travaille qu’avec des prestataires qui proposent une assistance disponible à tout moment, même les jours fériés et le week-end. Cela me permet de pouvoir joindre quelqu’un quand j’en ai besoin, qu’il s’agisse d’un problème avec mon compte ou d’un autre problème pour lequel j’ai besoin d’aide », conclut M. Speller. 

Quels sont les avantages d’un traitement des paiements intégré dans son restaurant ?

Le traitement des paiements intégré optimise le processus de paiement pour créer une expérience plus efficace et plus agréable pour vous et vos clients.

Si vous utilisez un processeur de paiement non intégré, non seulement vous ajoutez des étapes supplémentaires à votre processus de paiement, mais vous vous privez également de toutes les données précieuses qui accompagnent chaque transaction. La seule information que vous collecteriez serait le fait qu’il y a eu une vente et qu’une carte a été utilisée pour la payer.

Examinons plus en détail quelques-uns des avantages que les paiements intégrés peuvent offrir à votre restaurant.

1. Un processus de paiement plus rapide

La communication ininterrompue entre votre logiciel de caisse et votre processeur de paiement garantit un processus de paiement plus efficace. Vous n’avez pas à saisir manuellement les informations ou à enregistrer les transactions vous-même – tout est fait pour vous, ce qui simplifie grandement le paiement de l’addition. De plus, cela vous permet de traiter plus de transactions et donc, éventuellement, de réaliser plus de ventes.

Prenons le cas de Silo and Crate Brewery, qui utilise Lightspeed Payments pour optimiser le passage en caisse et éliminer les erreurs.

« Lightspeed Payments a permis d’accélérer le service et de le rendre tellement plus facile. Il y a moins d’erreurs, moins de risques de fraude, moins de possibilités que des problèmes surviennent car le système communique directement avec le système de caisse », explique Tim Dennis, directeur général de Silo and Crate Brewery.

2. Un potentiel pour de meilleurs résultats financiers

En ce qui concerne l’augmentation des ventes, les paiements intégrés peuvent également ouvrir la voie à une augmentation des revenus et des bénéfices. Lorsque vos solutions de caisse et de paiement sont étroitement intégrées, il est beaucoup plus facile de mettre en œuvre des éléments tels que le pourboire, qui peut contribuer à augmenter les revenus.

Tout peut être fait à partir d’un seul système, ce qui signifie que les clients ont moins d’étapes à franchir lorsqu’ils souhaitent donner un pourboire au personnel. Cela peut entraîner une augmentation à deux chiffres des recettes provenant des pourboires.

3. Vous pouvez économiser de l’argent 

En plus de vous faire gagner du temps, le choix du bon prestataire de traitement de paiement intégré peut potentiellement réduire vos coûts. Lightspeed Payments, par exemple, peut être en mesure d’égaler ou de surpasser les tarifs d’autres fournisseurs de services de paiement pour vous permettre d’en avoir pour votre argent.

4. Une augmentation de la satisfaction client

Une expérience de paiement optimisée est synonyme de clients satisfaits. Les paiements non intégrés entraînent des processus de paiement plus longs, ce qui peut être source de frustration pour vos clients.

Un processeur de paiement intégré élimine ces problèmes : vos clients seront satisfaits de l’efficacité de l’expérience de paiement, ce qui les incitera à revenir dans votre restaurant.

5. Une réduction du risque d’erreurs

Avec une solution de paiement non intégrée, le risque de saisir des montants erronés est décuplé.

6. Une simplification de la comptabilité et de la tenue des comptes

 Vous n’avez plus à saisir et à noter manuellement chaque transaction sur le logiciel de caisse, ce qui facilitera grandement le suivi de votre comptabilité. Cela vous facilitera également la tâche lors des périodes de déclaration d’ impôts.

7. Des rapports améliorés

Les paiements intégrés signifient que toutes les données relatives à vos transactions sont automatiquement saisies et rapprochées dans un seul système. Vous pouvez dire adieu à la saisie manuelle des données et vous réjouir des informations précises et actualisées sur les transactions, accessibles en quelques clics seulement.

De plus, avec toutes vos données en un seul endroit, vous serez en mesure de générer des rapports complets sur les types de paiement et les ventes, ce qui vous permettra de mieux comprendre les menus qui cartonnent et le comportement des clients. Vous pourrez ainsi prendre des décisions fondées sur des données afin d’améliorer vos opérations commerciales.

8. Une sécurité renforcée

L’un des principaux avantages des paiements intégrés est qu’ils réduisent le risque de violation des données. Avec un système intégré, les données de paiement sont transmises en toute sécurité directement de votre logiciel de caisse au processeur de paiement, ce qui signifie qu’il y a moins de possibilités que des données sensibles soient interceptées par des pirates informatiques.

De plus, un système intégré peut fournir le cryptage et la tokenisation, qui ajoutent une couche de sécurité supplémentaire au processus de paiement.

Un autre avantage ? Les paiements intégrés vous aident à vous conformer aux réglementations et aux normes du secteur, telles que la norme PCI DSS. Cela protège non seulement votre établissement des pertes financières potentielles dues à la fraude ou à la non-conformité, mais peut également contribuer à renforcer la confiance de vos clients, qui sont de plus en plus préoccupés par la sécurité de leurs informations de paiement.

9. Une assistance de qualité supérieure grâce aux paiements intégrés

Le bon fournisseur de traitement de paiements intégrés peut optimiser votre expérience d’assistance à la clientèle. Les restauranteurs qui utilisent la plateforme Lightspeed Payments disposent d’un support intégré, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Ainsi, vous accédez plus rapidement au support et vous êtes en mesure de vous adresser à une équipe qui connaît réellement vos besoins.

Traitement des paiements en restauration : gardez à l’esprit ces éléments essentiels ! 

Vous êtes maintenant prêt à trouver le meilleur fournisseur de services de paiement pour votre établissement. 

Modes de paiement, délai de transaction, négociation des paiements ou encore intégration avec le logiciel de caisse : attardez-vous sur tous ces points pour éviter les mauvaises surprises avant de vous engager avec un processeur de paiement.

Une solution de traitement des paiements intégrée à votre logiciel de caisse, comme Lightspeed Payments, vous permet d’éliminer les désagréments liés au passage d’un système à un autre pour accéder à différents rapports, le tout avec des prix simples, sans frais cachés et une expérience de paiement sécurisée.

Contactez l’un de nos experts pour voir comment la solution de paiement et de caisse Lightspeed peut vous être utile.