Rapprochement des stocks : définition et importance pour les détaillants

Quand avez-vous comparé pour la dernière fois les relevés de stock de votre système de caisse aux niveaux de stocks comptabilisés dans votre magasin ?

Si vous avez déjà effectué un inventaire physique, vous savez que les relevés d’inventaire et les résultats d’un décompte physique de votre stock correspondent rarement.

Lorsque cela se produit, vous devez alors approcher les relevés de stocks et votre niveau d’inventaire actuel dans votre magasin.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est exactement le rapprochement des stocks, comment il fonctionne, pourquoi il est important et comment rapprocher les relevés de stocks sans avoir à fermer votre boutique et manquer des occasions de vente. 

Découvrez :

• ce qu’est le rapprochement des stocks 
• pourquoi le rapprochement des stocks est important 
• comment fonctionne le rapprochement des stocks
• des conseils pour le rapprochement des stocks

Qu’est-ce que le rapprochement des stocks ?

Le rapprochement des stocks est le processus qui consiste à faire concorder les niveaux d’inventaire de votre système de caisse avec les niveaux d’inventaire physique de votre magasin et de votre entrepôt. 

En rapprochant les stocks, les commerçants peuvent corriger les écarts entre les résultats de leurs inventaires physiques et les niveaux de stock enregistrés dans leur logiciel de caisse. 

En faisant ce rapprochement des stocks de manière régulière, vous vous assurez de mieux comprendre les raisons de ces écarts et mieux les prévenir à l’avenir. 

Pourquoi le rapprochement des stocks est-il important ?

Si les relevés d’inventaire de votre logiciel de caisse ne correspondent pas au niveau des stocks actuel dans votre magasin, cela peut vous poser un problème.

Même avec le bon logiciel de gestion des stocks, les freintes de stock (soit un excès ou un manque de stock par rapport aux niveaux de stocks enregistrés qui ne peuvent être comptabilisés) sont inévitables. La Fédération Nationale des Détaillants aux Etats-Unis rapporte que le taux moyen de freinte exprimé en pourcentage des ventes totales est de 1,38 % pour les commerçants américains. 

En effectuant un comptage cyclique et en rapprochant fréquemment les stocks, les commerçants peuvent mieux surveiller la freinte et découvrir les raisons des écarts. Si ces écarts peuvent être dus à une erreur humaine administrative – comme un comptage inexact des stocks ou un mauvais placement des articles dans l’entrepôt -,  ils peuvent également être dus à un problème plus vaste comme le vol d’un employé ou une fraude d’un fournisseur. 

Si votre taux de perte augmente d’un rapprochement des stocks à l’autre, cela peut être le signe que vous devez effectuer un travail d’investigation et établir des stratégies de prévention des pertes pour maintenir ce nombre aussi bas que possible. 

Comment fonctionne le rapprochement des stocks ?

Si le processus de rapprochement des stocks peut varier d’un commerçant à l’autre, il existe plusieurs étapes que les détaillants sont conseillés de suivre :

Effectuer un comptage manuel de l’inventaire

Un inventaire physique ou manuel est un recensement de tous les magasins et entrepôts d’un détaillant.

En général, les inventaires physiques sont effectués par une équipe de travailleurs qui comptent les niveaux de stock de chaque article et enregistrent les résultats soit avec un stylo et du papier, soit à l’aide d’une feuille de calcul Excel (comme notre feuille de calcul gratuite de gestion des stocks).

Si certains commerçants choisissent de fermer leur magasin pendant les heures d’ouverture habituelles pour effectuer un comptage complet des stocks, d’autres choisissent de payer des heures supplémentaires à leurs employés pour compter les stocks après les heures d’ouverture.

Si cette méthode peut obliger un commerçant à payer des heures supplémentaires à ses employés, elle leur permet également de ne pas perdre de chiffre d’affaires tout au long de la journée. 

Comparer les résultats des inventaires physiques avec les relevés d’inventaire de votre logiciel

Ensuite, les employés doivent comparer les résultats de leur inventaire avec les niveaux de stocks enregistrés dans le système de point de vente. 

En comparant les niveaux de stock enregistrés dans le logiciel de caisse aux résultats de leur inventaire, les employés peuvent découvrir des écarts, c’est-à-dire lorsque les niveaux de stock enregistrés et les résultats d’un inventaire ne correspondent pas.

Les écarts peuvent avoir plusieurs causes : des problèmes de gestion administrative des stocks, des erreurs de calcul, des erreurs humaines, des vols ou des fraudes. 

Adresser les éléments manquants

Une fois que vous avez repéré les écarts, l’étape suivante consiste à les corriger et à en découvrir la raison. Cela implique de fouiller dans les transactions et les reçus précédents pour déterminer si certaines ventes d’articles ont été oubliées ou non, par exemple.

Déterminer la source des écarts

Lorsque la source des divergences ne peut pas être résolue en vérifiant les transactions passées, il est peut-être temps d’examiner d’autres causes possibles comme le vol.

Vous ne saurez peut-être jamais qui est l’auteur du vol, mais en sécurisant votre magasin et votre entrepôt grâce à une technologie de surveillance et de surveillance électronique des articles (EAS), vous garantissez de minimiser cette possibilité dans le futur.

Faites correspondre vos relevés d’inventaire

Quelle que soit la raison des écarts, vous devez rapprocher les relevés d’inventaire de votre caisse pour qu’ils correspondent aux résultats de votre inventaire physique. 

Si vous utilisez une feuille de calcul Excel pour gérer l’inventaire, vous devrez mettre à jour manuellement les niveaux d’inventaire pour chaque article.

Si vous utilisez un logiciel de caisse comme Lightspeed, vous pouvez simplement rapprocher vos relevés d’inventaire dans le système. Vous serez même invité à rapprocher l’inventaire après chaque nouveau décompte de votre stock.

Conseils pour un rapprochement des stocks réussi 

La procédure de rapprochement des stocks peut sembler fastidieuse ou prendre un temps prohibitif, mais elle est essentielle pour maintenir des niveaux de stocks précis et commander les bons produits au bon moment pour répondre à la demande. 

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour rationaliser le rapprochement des stocks : 

• Restez organisé

Cela peut sembler assez élémentaire, mais il est essentiel de maintenir la propreté et l’organisation de votre magasin et de votre entrepôt.

Lorsqu’il est plus facile pour le personnel de localiser et de recenser les marchandises, les comptages cycliques de votre inventaire deviennent plus rapides et plus précis. 

Notre article sur les principes de base de la classification des stocks donne quelques conseils que nous approfondissons, notamment pour catégoriser l’agencement de votre magasin, étiqueter clairement les étagères de l’entrepôt et s’assurer que les articles soient stockés au bon endroit ou dans le bon rayonnage. 

• Utiliser la technologie adéquate

L’erreur humaine est l’une des principales causes des écarts de stock, mais lorsqu’ils sont équipés de la bonne technologie, les commerçants peuvent améliorer la rapidité et la précision de leurs inventaires.

Grâce au logiciel de caisse Lightspeed, par exemple, les commerçants peuvent ajouter, vendre, compter et rapprocher les stocks à partir de la même plateforme.

Grâce à ce système, les commerçants peuvent gérer l’inventaire de leur espace de vente en ligne et physique à partir de la même plateforme ; les niveaux de stock sont automatiquement ajustés dès qu’un caissier scanne une étiquette de produit ou qu’un produit est acheté par l’intermédiaire de votre boutique en ligne. 

Les commerçants peuvent également utiliser notre fonction intégrée « Nouveau dénombrement des stocks » pour effectuer un comptage complet ou partiel des stocks, déterminer les pertes et rapprocher les stocks.

• Comptabiliser votre inventaire régulièrement

Pour maintenir la précision de l’inventaire et minimiser le nombre d’écarts à rapprocher, il est important de souvent comptabiliser  votre inventaire. 

Plutôt que d’effectuer régulièrement des comptages complets (en comptant les niveaux de stock pour chaque produit que vous détenez), envisagez de faire des comptages cycliques (en comptant les niveaux de stock d’un produit ou de catégories spécifiques) plus fréquemment. 

Comme les inventaires complets prennent un temps considérable, la plupart des commerçants ne les font qu’une ou deux fois par an.

Avec les comptages cycliques, vous comptez beaucoup moins de stocks à la fois, donc il devient possible de les compter plus souvent. 

En effectuant régulièrement des inventaires cycliques, les commerçants peuvent prendre le temps de suivre en permanence les niveaux de stock et de trouver la cause première des pertes et des écarts, qu’il s’agisse de vols, d’erreurs de comptage ou d’autres problèmes, tant qu’il est encore possible de le faire. 

• Rapprochements  croisés de vos stocks

Après avoir effectué quelques comptages de stocks, il est utile d’examiner ces rapports côte à côte et d’essayer de repérer des tendances. 

Par exemple, y a-t-il un produit ou une catégorie où les pertes sont constantes? Cela pourrait être un indice de voleurs à l’étalage qui convoitent cet article et le volent régulièrement. La seule façon d’en être sûr est d’examiner les images de sécurité. 

En examinant les résultats de rapprochement les uns à côté des autres, les commerçants peuvent déceler des tendances et trouver des solutions pour minimiser les pertes. 

Gardez le contrôle de votre niveau d’inventaire 

Il est essentiel d’effectuer des inventaires précis et en temps utile pour traiter de manière proactive la cause des pertes et des écarts dans votre magasin de détail.

En vérifiant les stocks avec régularité, les commerçants peuvent optimiser la prévention des pertes tout en s’assurant qu’ils disposent d’un stock suffisant pour répondre à la demande des consommateurs. 

Vous cherchez à maîtriser vos stocks ? Lightspeed dispose de fonctionnalités intégrées de gestion des stocks qui aident les commerçants à maintenir leurs stocks en ordre.

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