Pourquoi vous devez vous méfier des systèmes de caisse « gratuits »

Dans votre quête du système de caisse idéal pour votre restaurant, vous avez peut-être été exposé à des publicités et d’autres contenus marketing vous vantant un « système de caisse gratuit ».

Mais est-ce que « gratuit » signifie réellement qu’il ne vous coûtera rien ?  

Quand quelque chose semble trop beau pour être vrai, c’est que c’est probablement le cas. Si certains composants d’un système de caisse peuvent être gratuits, la vérité est que vous devrez très probablement payer pour l’utiliser dans son intégralité.

Dans cet article, nous allons démystifier le mythe des systèmes de caisse « gratuits » pour restaurateurs et expliquer les différents coûts associés à l’achat d’un logiciel de caisse pour votre restaurant. 

• Système de caisse ou logiciel de caisse : quelles différences ? 
• Les système de caisse qui se proclament gratuits le sont-ils vraiment ? 
• Comment les systèmes de caisse gratuits gagnent de l’argent
• Traitement des cartes de crédit avec des systèmes de caisse gratuits
• Matériel lié au système de caisse
• Conditions générales
• Combien coûtent les systèmes de caisse ? 

Système de caisse ou logiciel de caisse : quelles différences ?

Bien que les termes « système de caisse » et « logiciel de caisse » soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils désignent en réalité des choses légèrement différentes. Le logiciel de caisse correspond uniquement au programme ou à l’application de caisse que vous installez sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone.

Le système de caisse, quant à lui, englobe l’ensemble du système, c’est-à-dire le logiciel ainsi que les composants, modules supplémentaires et matériels nécessaires à son fonctionnement. 

Certaines entreprises commercialisent des logiciels de caisse gratuits, tandis que d’autres utilisent le terme de système de caisse. Quoi qu’il en soit, ils ne sont pas aussi gratuits que leur stratégie marketing le laisse entendre.  

Les systèmes de caisse qui se proclament gratuits le sont-ils vraiment ? 

Bien que les prestataires de caisse puissent commercialiser leurs systèmes ou leurs logiciels gratuitement, il existe généralement des composants obligatoires dont l’utilisation s’avèrera payante. Par exemple, le logiciel gratuit proposé peut être très limité, en ce sens que vous ne pouvez traiter qu’un certain nombre de transactions ou gérer une certaine quantité de stocks. Dans ce cas, vous devrez mettre la main à la poche pour mettre votre logiciel à niveau afin de pouvoir l’utiliser pour votre établissement.

Comment les systèmes de caisse gratuits gagnent de l’argent

Les sociétés éditrices de logiciel de caisse tirent profit de plusieurs sources de revenus distinctes. Si le logiciel de caisse est gratuit, il est fort probable que l’entreprise qui le développe génère des revenus par d’autres moyens. Si certaines entreprises imposent des limites à la version gratuite de leur logiciel pour vous inciter à passer à une version payante, elles gagnent également de l’argent grâce au traitement des paiements, au matériel ou aux frais. 

• Traitement des paiements.  Le fournisseur de caisse ou la société de traitement des paiements facturera des frais chaque fois que votre restaurant traitera une transaction par carte de crédit. Les systèmes de caisse gratuits ont généralement des frais de traitement plus élevés, car ceux-ci sont généralement les principaux générateurs de revenus. 
• Matériel. Pour installer votre système de caisse, vous devrez probablement acheter une partie ou la totalité du matériel nécessaire.
• Autres conditions générales. Ce point inclut le fait de vous facturer des éléments comme la formation et l’assistance à la clientèle.

Traitement des cartes de crédit avec les systèmes de caisse gratuits

Même si votre logiciel ou votre matériel de caisse est gratuit, le traitement des cartes de crédit ne le sera jamais car les taux de traitement d’échange sont fixés par les principales sociétés de cartes de crédit et ne sont pas négociables.

Les prestataires de caisse facturent des frais pour chaque transaction par carte de crédit que vous traitez avec leur système. Par ailleurs, si le fournisseur de caisse ne vous facture pas les transactions par carte, il peut vous renvoyer vers une société externe de traitement des paiements et percevoir une commission pour cette opération. Si votre logiciel de caisse est gratuit, des frais de traitement plus élevés compenseront la différence.

Matériel accompagnant les systèmes de caisse gratuits

Quel que soit le type d’établissement que vous possédez, vous devrez vous procurer du matériel compatible avec votre logiciel de caisse. Certaines entreprises offrent gratuitement un lecteur de carte de crédit ou même une tablette, mais vous aurez besoin des éléments suivants pour faire fonctionner une caisse moderne dans votre établissement : 

• Une tablette (Android ou iPad)
• Un support pour tablette 
• Imprimante en cuisine
• Un lecteur de cartes de crédit
• Une imprimante de reçus
• Un tiroir-caisse 

Autres conditions générales

Outre les limites du logiciel, le traitement des cartes de crédit et le matériel, il est important de lire les petits caractères en bas de tout contrat relatif à un système de caisse. D’autres coûts supplémentaires sont à surveiller : 

• Formation. Le prestataire de caisse fournit-il une formation et des ressources gratuites pour vous aider à vous familiariser avec son système ? 
• Installation. Pouvez-vous installer le système vous-même ? Sinon, l’entreprise offre-t-il une installation gratuite ? 
• Assistance à la clientèle. Le service clientèle est-il inclus gratuitement ou faut-il payer des frais supplémentaires pour contacter le service clientèle ?
• Le droit d’augmenter les prix des logiciels. Cherchez toute formulation évoquant des hausses de prix. Pourrez-vous conserver la gratuité indéfiniment, ou votre fournisseur pourra-t-il augmenter le tarif à sa guise ?

Combien coûte un système de caisse ? 

Le coût total d’un système de caisse dépend des besoins de votre établissement et sera influencé par divers facteurs. 

• Taille de l’établissement. Si vous avez plus d’un emplacement, vous aurez besoin de plusieurs caisses. Vous devrez peut-être payer des licences de logiciels supplémentaires et vous aurez besoin de matériel supplémentaire pour chaque caisse.
• Caractéristiques et intégrations. Chaque logiciel de caille est livré avec certaines fonctionnalités et intégrations. Plus vous avez besoin de fonctionnalités, plus le coût total sera élevé. 
• La force de chaque fonctionnalité. Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées comme l’analyse de données, la gestion des stocks ou un l’intégration d’un système de réservation, le coût total de votre système peut être plus élevé.

Comment choisir le bon système de caisse pour votre établissement ?

S’il est important de vérifier que votre système de caisse répond à tous vos besoins, il est judicieux de s’assurer que vous pouvez facilement y ajouter des fonctionnalités à l’avenir.

Les besoins de votre restaurant pouvant évoluer au fil du temps, une solution de caisse capable d’évoluer de manière transparente avec votre établissement vous fera probablement économiser de l’argent (et vous épargnera des soucis) sur le long terme. 

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