Mettre en place un planning horaire rotatif lorsqu’on est restaurateur : les bonnes pratiques à adopter

Il existe de nombreux types d’entreprises, de nombreux types d’emplois et de nombreux types de stratégies de gestion de planification du personnel pour répondre au bon fonctionnement de la vie d’un commerce : le traditionnel horaire 9h-17h, semaine de 35h, n’est pas toujours adapté aux besoins des clients qui fréquentent ces commerces.

Les propriétaires et exploitants de commerces qui gèrent des établissements ouverts en dehors des heures normales de travail (comme les restaurants, les bars et certaines boutiques) doivent à la fois trouver un moyen de satisfaire les besoins de leurs clients tout en préservant la vie personnelle de leurs employés.

Quelle stratégie mettre en place pour réussir à concilier ces deux besoins ? 

De nombreux gérants d’établissement se retrouvent à devoir choisir entre deux options différentes : un planning horaire fixe et un planning horaire rotatif. Mais comment décider lequel est le mieux adapté à votre personnel et à vos besoins ?

Dans cet article, nous allons vous présenter :

• Ce qu’est un planning horaire rotatif
• Comment fonctionne un planning horaire rotatif
• Les 3 types de plannings horaires rotatifs les plus couramment utilisés
• Les avantages d’un planning horaire rotatif
• Comment établir un planning horaire rotatif
• Les différences majeures entre un planning fixe et planning horaire rotatif

Qu’est-ce qu’un planning horaire rotatif ?

Un planning horaire rotatif implique que certains de vos employés sont affectés à une certaine tranche horaire de travail, par exemple de nuit, puis alternent par exemple la semaine suivante avec les équipes travaillant de jour. Dans certains cas, il peut également y avoir une troisième rotation.

Comment fonctionne un planning horaire rotatif ?

Prenons un exemple pour vous aider à mieux comprendre la logistique d’un horaire rotatif. Vous travaillez au restaurant, et les employés doivent être présents de 8 h à minuit.

Le responsable répartira probablement les heures de travail en deux équipes de huit heures, l’une allant de 8 heures à 16 heures et l’autre commençant à 16 heures et se terminant à minuit.

Si le gestionnaire de restaurant privilégie un planning horaire fixe, vous ferez partie d’une équipe travaillant soit de jour, soit de nuit, et vous aurez les mêmes heures à chaque service.

Cela peut avoir du sens pour des emplois de bureau ou des emplois de main-d’œuvre dont la rémunération ne varie pas en fonction des heures de travail : or, dans un restaurant ou un bar, par exemple, l’équipe de nuit recevra très probablement davantage de pourboires que l’équipe de jour, du fait d’une clientèle plus nombreuse. 

Il faut donc veiller à appliquer une rotation du personnel fréquente, pour éviter que les mêmes membres d’une équipe travaillent chaque semaine sur le service du jour.

C’est là qu’entre en jeu la mise en place d’horaires rotatifs. 

La mise en place d’un planning horaire rotatif dans votre restaurant ou bar permet une situation plus équitable en assurant une rotation du personnel entre le service de jour et celui de nuit. En fonction de la structure des pourboires de votre restaurant, chaque membre de votre personnel bénéficie d’une chance équitable de recevoir de bons pourboires. 

Les 3 types de plannings horaires rotatifs

Si les managers peuvent certainement garder une rotation simple du personnel, il existe de nombreuses autres façons de décomposer les quarts de travail (ou plages horaires) en horaires rotatifs, et chacune est adaptée à différents styles de fonctionnement. 

Voici un aperçu de ces trois options : 

• Quart de travail « Dupont »
• Quart de travail « Pitman »
• Quart de travail 2-2, 3-2, 2-3

Quart de travail « Dupont »

La méthode Dupont est une stratégie de planification des employés utilisée par les entreprises qui ont besoin d’une continuité de service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Elle prévoit des quarts de travail rotatifs de 12 heures et répartit les employés en quatre équipes qui se succèdent selon un cycle en huit parties qui se déroule comme suit : 

• Quatre services de nuit
• Trois jours de repos
• Trois services de jour
• Un jour de repos
• Trois services de nuit
• Trois jours de repos
• Quatre services de jour
• Sept jours de congé

Le principal avantage de cette méthode est que les employés bénéficient d’une semaine de vacances par mois. Cependant, ils doivent travailler 72 heures en une semaine et ne bénéficient que d’une pause de 24 heures au milieu du mois. Ils peuvent également avoir du mal à se réadapter à la vie professionnelle après avoir eu sept jours de repos consécutifs. 

C’est une méthode de gestion horaire du personnel rarement utilisée dans le milieu de la restauration (seule grandes chaînes de restauration rapide, notamment, l’utilisent lorsqu’elles opèrent 24h sur 24).

Quart de travail « Pitman »

La méthode de planification du personnel Pitman implique « un week-end de repos sur deux » et consiste à faire tourner quatre équipes travaillant par roulement de 12 heures. Les équipes fonctionnent selon un cycle de deux semaines qui se présente comme suit : 

• Équipe 1 : deux services de jours, deux jours de congé, trois services de jour, deux jours de congé, deux services de jours, trois jours de congé.
• Équipe 2 : deux services de nuit, deux jours de congé, trois services de nuit, deux jours de congé, deux services de nuit, trois jours de congé.
• Équipe 3 : deux jours de repos, deux équipes de jour, trois jours de repos, deux équipes de nuit, deux jours de repos, trois équipes de nuit.
• Équipe 4 : deux jours de repos, deux équipes de nuit, trois jours de repos, deux équipes de jour, deux jours de repos, trois équipes de jour.

Dans ce système, les employés travaillent environ 42 heures par semaine et bénéficient d’un week-end sur deux de libre. Ils ne travaillent jamais plus de trois jours d’affilée. Cependant, ils doivent toujours travailler par quarts ou roulement de 12 heures, ce qui peut devenir éprouvant.

Quart de travail 2-2, 3-2, 2-3

Cette méthode de gestion horaire de personnel est une version alternative de la méthode Pitman et repose également sur quatre équipes, deux quarts de 12 heures et un cycle de quatre semaines. 

Les employés travaillent exclusivement de jour ou de nuit pendant deux semaines, puis passent à l’équipe opposée pendant les deux semaines suivantes. Le planning des équipes est le suivant :

• Deux équipes de jour
• Deux jours de repos
• Service de trois jours
• Deux jours de repos
• Deux jours de travail
• Trois jours de repos
• Deux services de nuit
• Deux jours de repos
• Trois services de nuit
• Deux jours de repos
• Deux services de nuit
• Trois jours de repos

Tout comme la méthode Pitman, les employés bénéficient de trois jours de repos un week-end sur deux et ne travaillent jamais plus de trois jours d’affilée. Cependant, cet horaire oblige les employés à travailler jusqu’à 62 heures en une semaine, et le passage d’une équipe de jour à une équipe de nuit peut perturber leur sommeil.

Les avantages d’un planning horaire rotatif pour votre restaurant 

Comme nous l’avons déjà mentionné, les horaires rotatifs sont très avantageux pour les employés de restaurant qui risquent de ne pas recevoir autant de pourboires s’ils sont toujours affectés au service de « jour », susceptible de connaître une activité moins chargée que le service de « nuit ».

Il existe également de nombreuses autres raisons pour lesquelles un planning d’horaires rotatifs est efficace.

Une expérience cruciale

Si vous avez des employés qui ne travaillent que dans le service aux heures creuses ou moins chargées, cela peut être compliqué de passer à l’équipe de nuit, sans avoir expérimenté au préalable les conditions de travail plus denses.

Un horaire rotatif permet ainsi à vos employés de gagner en expérience en alternant les heures de rush du service et les heures plus creuses, augmentant les capacités d’adaptation de votre personnel.

Un horaire rotatif donne à tous les employés une chance de comprendre les fluctuations d’activité de votre établissement. Lorsque les employés sont à la fois formés et ont acquis une expérience des différences d’activité entre chaque service, vous pourrez alors compter sur eux 24 heures sur 24.

Flexibilité des horaires de travail 

Lorsqu’un employé doit s’absenter, vous devez trouver quelqu’un d’autre pour le remplacer. Si vous avez des employés qui sont à l’aise pour travailler à chaque service ou quart de travail, vous aurez un groupe prêt et disposé à prendre leur place. La flexibilité de l’horaire permet également de donner aux employés la liberté d’aménager leurs horaires selon leurs projets ou choix de vie.

Par exemple, si vous adoptez une gestion horaire fixe (9h à 18h, par exemple), un employé qui a besoin de prendre un jour de congé pour se rendre à un rendez-vous ou à un événement familial ne pourra pas venir travailler.

En revanche, si vous adoptez un planning de travail plus souple, l’employé pourra s’organiser en fonction de ses horaires et n’aura pas à s’absenter du travail. C’est un avantage pour les employés et pour les exploitants de l’établissement.

Comment établir un planning horaire rotatif dans votre établissement

La solution la plus simple pour votre établissement serait très probablement la première que nous avons mentionnée : deux équipes passant de l’équipe de jour à l’équipe de nuit toutes les deux semaines.

Cependant, cette solution de planification du personnel ne tient pas compte du nombre de jours de travail par semaine de vos employés et ne prévoit pas de stratégie pour le week-end. Il serait donc préférable de configurer une stratégie de planification à l’aide de l’une des autres méthodes.

Pour vous apprendre à le faire, nous allons vous expliquer, étape par étape, la planification des horaires de votre personnel avec la méthode Pitman.

1. Répartissez vos employés en équipes
2. Affectez chaque équipe à un quart de travail (ou service)

1. Répartissez vos employés en équipes

Chaque équipe doit être composée d’employés capables de remplir toutes les fonctions dont vous avez besoin par quart de travail (ou service) : serveurs, préparateurs de repas, cuisiniers et barmen. Attribuez des labels aux équipes pour que vous puissiez savoir qui est qui. Par exemple, nous allons les étiqueter 1, 2, 3 et 4.

2.  Affectez chaque équipe à un service

La méthode Pitman fonctionne sur la base d’une rotation de deux semaines, de sorte que chaque équipe travaillera pendant deux semaines avant de passer au service suivant.

Nous vous avons déjà montré comment fonctionne le planning Pitman, mais voici comment vous allez configurer les rotations des équipes :

Équipe 1

• Première semaine : Deux services de jour, deux jours de repos, trois services de jours.
• Deuxième semaine : Deux jours de repos, deux services de jours, trois jours de repos
• Troisième semaine : Deux services de nuit, deux jours de repos, deux services de nuit
• Semaine 4 : Deux jours de repos, deux services de nuit, trois jours de repos.

Équipe 2

• Première semaine : Deux jours de repos, deux services de jours, trois jours de repos.
• Deuxième semaine : Deux services de nuit, deux jours de repos, deux services de nuit
• Troisième semaine : Deux jours de repos, deux services de nuit, trois jours de repos.
•  Semaine 4 : Deux services de jour, deux jours de repos, trois services de jour

Équipe 3

•  Première semaine : Deux services de nuit, deux jours de repos, deux services de nuit
• Deuxième semaine : Deux jours de repos, deux services de nuit, trois jours de repos
• Troisième semaine : Deux services de jour, deux jours de repos, trois services de jour.
• Semaine 4 : Deux jours de repos, deux services de jour, trois jours de repos.

Équipe 4

• Première semaine : Deux jours de repos, deux services de nuit, trois jours de repos.
• Deuxième semaine : Deux services de jour, deux jours de repos, trois services de jour
• Troisième semaine : Deux jours de repos, deux services de jour, trois jours de repos.
• Quatrième semaine : Deux services de nuit, deux jours de repos, deux services de nuit.

Chaque équipe a le même schéma de rotation, mais il est décalé de façon à ce que chaque service soit assuré. Pour faciliter les choses, vous pouvez utiliser un logiciel de planification des employés, tel que l’application gratuite Scheduling App de Homebase, pour copier facilement le planning des équipes de la semaine précédente et intervertir les noms afin de n’avoir à configurer la rotation qu’une seule fois.

Les différents types d’horaires de travail : Horaires fixes ou rotatifs

Il se peut qu’une gestion du personnel par horaire rotatif ne vous convienne pas, et ce n’est pas grave : vous pouvez toujours opter pour une planification par horaires fixes.

Qu’est-ce qu’un planning horaire fixe ?

Un planning horaire fixe se compose d’une équipe d’employés qui travaille le jour, d’une autre équipe qui travaille la nuit et d’une troisième équipe qui se tient à disposition pour s’insérer dans la rotation d’un service dont l’entreprise pourrait avoir besoin. Les employés ne sont pas placés sur un cycle et le planning ne change pas.

Les avantages d’un planning horaire fixe

De nombreux employés disent préférer un planning horaire fixe en raison de la prévisibilité de leur emploi du temps. La stabilité de leur planning leur permet de planifier plus facilement des événements, des rendez-vous, etc. et ils peuvent facilement occuper un second emploi ou aller à l’université. Utile si vous souhaitez recruter des étudiants pour votre établissement durant la haute saison.

Un planning horaire fixe permet également aux employés de dormir à peu près à la même heure chaque jour, ce qui leur permet de maintenir un rythme de sommeil sain. 

Quel type de planning horaire convient le mieux pour vos employés de restaurant ? 

L’aspect le plus important dans le choix d’un type d’horaires le mieux adapté à votre entreprise est de communiquer avec les membres de votre personnel et de déterminer quel(s) planning (s) horaire(s) leur conviennent le mieux. 

Que vos employés soient motivés par la flexibilité et l’équité de d’un planning flexible avec des heures rotatives ou qu’ils préfèrent la stabilité d’un planning horaire fixe, votre établissement se portera mieux si votre équipe est épanouie. 

Quelle que soit la solution qui vous convient le mieux, à vous et à vos employés, la deuxième étape de votre stratégie d’élaboration des horaires consiste à trouver le meilleur logiciel de planification des employés pour vous aider à atteindre vos objectifs de développement. 

Un logiciel de planification des employés connecté en temps à votre système de caisse permet par exemple de prévoir vos besoins futurs en personnel par rapport aux revenus escomptés, et d’ajuster en conséquence le planning horaire de votre personnel pour améliorer vos marges. Contactez l’un de nos experts pour en savoir davantage.