Le matériel de caisse indispensable pour détaillants (et comment vous le procurer)

Ouvrir votre commerce de détail ou passer à un nouveau système de caisse signifie généralement se mettre en recherche de matériel de caisse — et vous savez probablement à quel point le processus peut être frustrant.

De quelles imprimantes thermiques avez-vous besoin ? Vous faut-il un support pour tablette ou pas ? Qu’en est-il de la mise à niveau d’un ancien système d’encaissement — pouvez-vous conserver votre matériel ? Et où pouvez-vous trouver tout le matériel dont vous avez besoin ?

L’achat de matériel de caisse pour votre boutique ou commerce ne devrait pas constituer un tel casse-tête. 

Découvrez dans cet article :

• Comment choisir le matériel de caisse dont vous avez besoin
• Ce que vous devez examiner dans une configuration matérielle de caisse
• Comment acheter votre matériel de caisse

De quel matériel de caisse ai-je besoin ?

Il n’y a pas de réponse toute faite à cette question. 

Votre matériel de caisse dépendra de votre logiciel de caisse. Certains systèmes vous obligent à utiliser du matériel propriétaire, tandis que d’autres peuvent tourner sur une tablette. Le lecteur de cartes que vous choisirez dépendra de votre processeur de paiement, et vous aurez besoin d’imprimantes compatibles avec votre système de caisse.

Au minimum, chaque système devra permettre d’enregistrer et de payer les ventes, d’imprimer les reçus et de stocker l’argent liquide. Pour le reste, les caractéristiques de votre matériel de caisse vente dépendront de votre type de système : basé sur le cloud, traditionnel ou caisse enregistreuse.

Caisse enregistreuse, traditionnelle ou basée sur le cloud ?

Une caisse enregistreuse traditionnelle est le strict minimum indispensable pour votre établissement. Elle n’est connectée à aucun système d’inventaire, ne peut pas s’intégrer à des processeurs de paiement, ne suit pas les données de vente en vue de générer des rapports, et n’a aucun moyen de suivre les heures d’arrivée et de départ de votre personnel. 

C’est l’option la moins chère, mais il lui manque des fonctionnalités essentielles pour gérer de manière optimale votre commerce. Par exemple, l’absence de système d’inventaire intégré signifie que vous n’avez aucun moyen de suivre facilement la diminution de vos stocks.

Un système de caisse traditionnel plus basique est déjà une évolution par rapport à une caisse enregistreuse. Il peut avoir un système d’inventaire intégré, une gestion du personnel, des paiements intégrés et la possibilité d’établir des rapports. Si vous optez pour cette solution, vous aurez besoin d’un ordinateur de caisse existant et d’un serveur sur site, en plus de tout le reste, comme les lecteurs de code-barres et les imprimantes de reçus. 

Les systèmes de caisse basés sur le cloud représentent un autre pas en avant. Comme les anciens systèmes de caisse, ils disposent souvent de capacités de gestion des stocks et du personnel, de paiements intégrés et de capacités de production de rapports. 

Mais contrairement aux anciens systèmes d’encaissement, vous n’avez pas besoin d’investir dans un serveur sur site, ce qui représente du matériel en moins à budgétiser. Et comme les systèmes basés sur le cloud peuvent tourner sur des tablettes (ou, si vous préférez, sur des ordinateurs portables ou de bureau), vous pourriez être en mesure de continuer à utiliser certains matériels que vous possédez déjà. 

Un système de caisse basé sur le cloud pour votre établissement vous donnera un meilleur contrôle — vous pourrez vous connecter à votre magasin où que vous soyez — tout en vous libérant de la maintenance coûteuse d’une caisse enregistreuse traditionnelle (sans oublier qu’il vous évitera de travailler à tâtons sans données). 

Comment choisir le bon système de caisse pour son commerce ?

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Que dois-je vérifier dans une configuration matérielle de caisse basée sur le cloud ?

L’assemblage d’un matériel de caisse basé sur le cloud ne doit pas constituer un casse-tête pour votre commerce.

Voici ce dont vous aurez besoin. 

iPad ou tablette

Cet appareil est le centre de votre organisation. Il permet de tout gérer : commandes, paiements en espèces, traitement des cartes de crédit, gestion des stocks, suivi du personnel, payroll, achats et une multitude d’autres fonctions. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une connexion wifi.

Même la configuration matérielle d’un logiciel de caisse plus basique nécessitera une tablette, ou un matériel équivalent.  Certains logiciels de caisse basés sur le cloud (Lightspeed, par exemple) peuvent effectuer des ventes via un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable si vous le préférez, mais l’utilisation d’une tablette signifie que votre logiciel de caisse est portable.

Votre logiciel de caisse peut être facilement transporté et utilisé partout où vous disposez d’une connexion, ce qui signifie qu’avec le matériel de paiement adéquat, vous pouvez accepter les paiements de commandes partout en magasin.

N’oubliez pas qu’une tablette aura besoin d’un support pour rester stable lorsqu’elle est apposée à votre comptoir de caisse. Vérifiez si votre fournisseur de caisse pour tablettes vend des supports adaptés aux tablettes.

Imprimantes

À moins que tout dans votre magasin ne soit pré-étiqueté, vous aurez besoin de deux types d’imprimantes : l’une pour les reçus et l’autre pour les étiquettes.

Les imprimantes de reçus sont les imprimantes à papier thermique d’usage quotidien que possèdent (presque) tous les magasins. Alors que les reçus sans papier ont le vent en poupe — une étude a révélé qu’au moins 54 % des clients âgés de 18 à 44 ans les préfèrent — ils n’ont pas encore totalement remplaçé les reçus papier.

Les imprimantes d’étiquettes impriment des étiquettes avec des prix et des codes à barres dans de multiples formats, depuis les grands rectangles jusqu’aux étiquettes de bijoux. 

Une configuration matérielle de caisse basée dans le cloud ne nécessite pas nécessairement des imprimantes connectées par wifi. Vous pouvez également vous connecter à des imprimantes par le biais de câbles USB ou via Bluetooth, ou raccorder une imprimante à votre routeur avec un câble Ethernet et y accéder par le biais de votre réseau. Choisissez la méthode qui convient à votre magasin : il faut simplement que l’imprimante soit compatible avec votre logiciel de caisse. 

Scanner de code-barres

Vous pouvez gérer un magasin sans scanner de code-barres, mais à quoi bon ? Les scanners réduisent le temps que vous passez à gérer vos stocks et à conclure vos ventes. Si vous n’en avez pas, vous et votre personnel êtes contraints de saisir manuellement chaque article dans les ventes et le comptage cyclique.

En fonction de la marque et du modèle, vous aurez la possibilité de raccorder votre scanner à votre système par USB ou Bluetooth. 

Au moment de choisir un modèle, assurez-vous que votre choix est compatible avec votre système de caisse et qu’il n’entre pas en conflit avec la façon dont les autres matériels sont connectés à votre système. Si votre imprimante est de type USB-to-lightning, il peut être plus facile de se procurer un scanner Bluetooth que de trouver le bon dongle pour permettre aux deux appareils de se connecter à votre iPad.

Tiroir-caisse

Même à l’ère des moyens de paiement électroniques, les tiroirs-caisses restent importants. 

Vous n’êtes pas limité à un lockbox manuel dans une configuration de caisse basée sur le cloud. Votre tiroir-caisse doit être connecté à votre logiciel de caisse de façon à s’ouvrir automatiquement en cas de besoin, ce qui est à la fois sûr et pratique. 

Terminal de paiement

Enfin, vous devez trouver un moyen pour vos clients qui n’utilisent pas de liquide pour payer. 

Le terminal que vous choisirez dépendra de votre processeur de paiement. Vous voudrez avoir la possibilité de connecter votre terminal à votre système de caisse basé sur le cloud par Ethernet ou wifi. 

Les terminaux alimentés par batterie semblent pratiques, mais s’ils ne sont pas chargés, cela peut poser problème. Que faire si un client veut payer, mais que le lecteur de carte est à plat ? Un terminal de paiement branché en permanence vous permet d’éviter tout problème de batterie. 

Si le terminal recommandé par votre processeur de paiement n’est pas alimenté par batterie, vous pouvez ajouter un lecteur de carte sans fil à votre matériel de caisse pour effectuer des paiements loin du comptoir. 

Comment acheter du matériel de caisse pour votre commerce ou boutique

Passons en revue votre liste d’achats. Pour optimiser le fonctionnement de votre système de caisse basé sur le cloud, il vous faudra au minimum les éléments suivants :

• Une tablette
• Un support pour tablette
• Une imprimante de reçus
• Un tiroir-caisse
• Un terminal de paiement

Pensez également à vous procurer ces équipements suivants si vous disposez d’un budget moins serré :

• Une imprimante d’étiquettes
• Un scanner de code-barres
• Un lecteur de cartes sans fil

Vous aurez également besoin des câbles qui ne sont pas fournis avec votre équipement et du papier pour votre imprimante de reçus.

À première vue, cette liste peut sembler longue, mais n’oubliez pas que vous assemblez votre propre système à partir des éléments compatibles qui vous conviennent le mieux. Si vous disposez déjà d’un iPad et d’un scanner Bluetooth, vous pourrez probablement les utiliser et combler les trous.

Pour acheter votre matériel de caisse, contactez votre fournisseur de caisse. S’il ne vend pas de matériel de marque, il sera au moins en mesure de vous fournir une liste d’appareils compatibles. Il se pourrait même qu’il vende des packs de matériel pour vous aider. 

Assurez-vous d’obtenir des réponses aux questions suivantes afin de disposer de la configuration matérielle la plus adaptée à votre commerce :

1. Quelles tablettes sont compatibles avec votre logiciel de caisse ? Fournissez-vous un support pour cette tablette ?
2. Quelles imprimantes de reçus et d’étiquettes sont compatibles avec la tablette que vous m’avez recommandée ? Comment me conseillez-vous de les connecter à la tablette ?
3. Vendez-vous du papier pour les reçus ? Où pourrai-je en commander lorsque je n’en aurai plus ?
4. Y a-t-il des lecteurs de code-barres particuliers que vous recommandez ? Pourrai-je connecter facilement le lecteur de code-barres et les imprimantes que vous avez recommandés à la tablette ?
5. Quel tiroir-caisse me conseillez-vous ? Comment le tiroir-caisse se connecte-t-il à l’imprimante de reçus que vous m’avez recommandée ?
6. Pouvez-vous me recommander un terminal de paiement ? Si ce n’est pas le cas, pouvez-vous me dire qui je dois contacter et de quelles informations ils auront besoin ?
7. Y a-t-il des câbles supplémentaires dont j’aurai besoin pour connecter les appareils que vous m’avez recommandés ?

Installez la configuration matérielle de caisse adéquate pour votre magasin

La configuration matérielle de votre logiciel de caisse est une des clés de voûte du succès de votre commerce. Cela vaut la peine de prendre le temps de poser des questions, d’étudier vos options et d’explorer la manière dont vous souhaitez connecter chaque appareil à votre logiciel de caisse.

Pour aider les détaillants à prendre la bonne décision en fonction de leurs besoins, Lightspeed propose deux offres groupées de matériel de caisse : l’une axée sur la connectivité sans fil à un iPad, et l’autre pour démarrer avec un ordinateur de bureau.

Si vous souhaitez discuter de ce qui convient le mieux à votre boutique ou commerce, contactez-nous !