Les causes les plus courantes des ruptures de stocks chez les détaillants

Quel est le pire cauchemar des détaillants et boutiques ? 

Pour beaucoup, les ruptures de stocks figurent presque toujours dans cette liste, et ce pour une bonne raison.

Non seulement elles entraînent des pertes de ventes pour les détaillants, mais les ruptures de stock se traduisent également par une érosion de la confiance accordée aux détaillants et une fidélité remise en cause. 

Quoi de plus logique que la déception engendrée par le fait de ne pouvoir acheter leur produit ou service recherché ? 

Heureusement, il existe un certain nombre de solutions à vos problèmes de rupture de stock. De nombreuses causes de rupture de stock peuvent être évitées en prenant des mesures pour mieux comprendre votre activité et vos produits, et en affinant les processus de travail de votre magasin.

Découvrez ci-dessous les 6 causes les plus courantes de rupture de stocks et des stratégies pour les éviter.

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Les 6 causes les plus courantes des ruptures de stocks des détaillants

1. Des données inexactes

Il est très facile de rencontrer des inexactitudes dans la gestion des stocks. Entre les écarts d’expédition, les produits égarés, les retours et les marchandises volées, les détaillants constatent que les numéros d’inventaire qu’ils ont sur papier (ou sur écran) ne correspondent souvent pas à ce qu’ils ont dans leurs magasins.

Ces divergences peuvent amener les commerçants à penser à tort qu’ils ont un article en stock alors que ce n’est pas le cas, et ils finissent par commander à nouveau les mauvais produits ou les mauvaises quantités.

Comment pouvez-vous résoudre ce problème ? Pensez à ce qui suit :

• Adoptez un système d’inventaire moderne

La première étape pour éviter les écarts consiste à mettre en place un système d’inventaire électronique (idéalement basé sur le cloud).  Le suivi des produits à l’aide d’un stylo et de papier n’est pas seulement chronophage, il peut aussi entraîner des erreurs.

Il est préférable d’utiliser un système de caisse ou d’inventaire qui modifie automatiquement les niveaux d’inventaire au fur et à mesure que vous enregistrez les ventes, afin que vous n’ayez pas à vous soucier de la mise à jour manuelle de votre base de données. Ces solutions sont également avantageuses si vous avez plusieurs sites, car elles vous permettent de gérer plusieurs magasins à partir d’un seul endroit.

Vous n’êtes pas prêt pour une solution complète de gestion de la vente au détail ? Envisagez de créer un système de gestion des stocks dans Excel. C’est facile, basique et cela peut vous fournir les données dont vous avez besoin pour repérer les inexactitudes et imprécisions de votre inventaire.

• Intégrez vos plateformes de vente 

Si vous vendez sur plusieurs canaux, veillez à connecter toutes vos plateformes de vente au détail. Cela signifie généralement l’intégration de votre système de caisse à votre site e-commerce.

Cela permet de s’assurer que tous vos catalogues sont synchronisés et que les niveaux de stock sont mis à jour chaque fois que vous effectuez une vente. Cela vous permet d’éviter de vendre en ligne un article qui n’est pas physiquement disponible dans vos magasins ou votre entrepôt.

• Restez organisé et vigilant

Les systèmes d’inventaire modernes ont leurs limites. Si une solution astucieuse permet de synchroniser vos bases de données, elle ne peut pas dissuader les voleurs à l’étalage ni empêcher les fournisseurs de livrer les mauvaises quantités.

C’est là que votre diligence et vos compétences organisationnelles entrent en jeu. Trouvez l’origine de vos écarts d’inventaire. S’agit-il d’un problème avec vos fournisseurs ? S’agit-il d’un vol ? Quoi qu’il en soit, trouvez les raisons pour lesquelles les chiffres ne concordent pas et prenez les mesures nécessaires pour y mettre fin.

S’il s’agit d’écarts avec les fournisseurs, par exemple, vous voudrez peut-être modifier la façon dont les livraisons sont traitées dans votre magasin. Peut-être devrez-vous reprogrammer les expéditions pour vous assurer que les livraisons ne se font pas toutes en même temps, ou envisagez d’assigner une personne chargée de vérifier les bordereaux d’expédition.

Si vous êtes confronté à des vols, améliorez votre système de sécurité ou  réorganisez votre magasin pour que les employés et gérants puissent surveiller plus facilement les clients.

• Envisagez la RFID (identification par radiofréquence)

D’autres détaillants adoptent une approche plus technologique lorsqu’il s’agit de maintenir la précision des stocks. Ils sont nombreux à utiliser la RFID, une technologie qui permet de stocker et de suivre les informations sur les produits à l’aide d’une puce intégrée à l’étiquette ou à l’emballage d’un article.

La RFID permet aux commerçants de surveiller et de rechercher des marchandises à l’aide d‘un scanner portable, ce qui leur permet de savoir plus rapidement et plus facilement où se trouve chaque article. 

La technologie RFID est la meilleure solution pour remédier aux inexactitudes des données d’inventaire, en particulier pour les détaillants de vêtements et de chaussures.

•  Effectuez des comptages réguliers des stocks

Vous ne pouvez pas avoir des chiffres précis si vous ne les suivez pas et ne les mettez pas à jour.

Si les systèmes d’inventaire modernes permettent de contrôler efficacement vos niveaux de stock, vous devez néanmoins maîtriser la quantité d’inventaire physique dont vous disposez.

C’est là qu’intervient le comptage manuel des stocks physiques. Réservez du temps pour compter vos produits et vous assurer que ce que vous avez sur papier correspond à ce qui se trouve réellement en magasin ou dans votre arrière-boutique.

Les détaillants ont généralement deux options lorsqu’il s’agit d’inventaires : l’inventaire complet ou le comptage cyclique :

• Dans le cas d’un inventaire complet, vous devrez consacrer plusieurs heures au comptage de chaque article présent dans votre magasin. Vous pouvez choisir de le faire après la fermeture de votre magasin ou, si cela ne suffit pas, d’interrompre vos activités pendant une demi-journée environ. (Veillez à prévenir vos clients à l’avance !)
• Si vous n’avez pas envie de fermer votre magasin, le comptage cyclique ou périodique peut être une meilleure solution. Cette méthode consiste à compter et à vérifier quotidiennement une petite sélection d’articles jusqu’à ce que vous soyez en mesure d’effectuer un comptage cyclique de l’ensemble de votre catalogue. Elle vous permet de rester au fait du niveau de vos stocks sans avoir à fermer votre magasin.

Que vous décidiez d’effectuer des inventaires complets ou que vous préfériez vous en tenir au comptage cyclique, essayez de recenser toute votre marchandise une fois par mois, ou au moins une fois par trimestre.

En effet, pour éviter les ruptures de stock, vous devez disposer d’informations en temps quasi réel sur ce que vous avez (ou n’avez pas) en stock : plus compliqué si vous dressez un inventaire physique de vos produits seulement une ou ou deux fois par an ! 

 2. Absence de réapprovisionnement en temps voulu

Ce problème est assez simple : les produits disparaissent des rayons plus vite que vous ne pouvez les réapprovisionner, ce qui vous amène à vendre des articles très demandés. 

Comment l’éviter ? Voici quelques pistes :

•  Identifiez les tendances ou schémas de rupture de stock 

Essayez d’identifier les tendances de rupture de stock dans votre magasin. Une étude de P&G a révélé que les ruptures de stock ont tendance à former des schémas répétitifs et à apparaître à des jours précis : les détaillants peuvent ainsi les repérer en analysant régulièrement leurs stocks et en prenant note des jours et des heures de la semaine où ils rencontrent habituellement des ruptures de stock.

En examinant leurs données, le détaillant peut programmer la livraison et le réapprovisionnement des produits aux moments opportuns pour éviter les ruptures de stock.

• Identifiez la prévision de la demande

Comme le terme l’indique, ce processus consiste à anticiper la demande afin de déterminer quels produits commander et à quel moment.

Vous pouvez essayer de prévoir la demande vous-même en faisant appel à votre jugement et en tenant compte de la rotation des stocks, des ventes, des données de vente historiques et d’autres éléments tels que les promotions, la saisonnalité, la situation économique, etc. L’analyse de ces chiffres devrait vous donner un aperçu de la façon dont les produits vont se performer.

Prêtez également attention aux tendances de consommation: y a-t-il de nouveaux produits vers lesquels les gens gravitent ou des styles qui font un retour en force ? Prenez-en note, puis approvisionnez-vous en conséquence.

• Définissez des points de réapprovisionnement

Une fois que vous avez un meilleur aperçu de vos tendances de rupture de stock et de la quantité de produits que vous devriez avoir à tout moment, créez des points de réapprovisionnement pour vous assurer que vous pouvez commander la bonne quantité de marchandises lorsque cela est nécessaire. 

Pour de meilleurs résultats, utilisez une solution de gestion de caisse ou des stocks qui vous permet de définir des points de réapprovisionnement, afin d’être averti lorsque les stocks s’épuisent.

Par exemple, un logiciel de caisse comme Lightspeed Retail vous donne la possibilité de personnaliser des seuils de réapprovisionnement automatique de stock pour l’article ou les produits de votre choix. 

Les points de réapprovisionnement automatique sont essentiellement un outil qui vous permet de définir la quantité la plus faible d’un article donné que vous souhaitez avoir en stock à tout moment. 

Une fois que vos niveaux d’inventaire atteignent ce montant, vous en êtes avisé afin de pouvoir commander davantage et éviter d’être à court d’inventaires !

3. Une mauvaise gestion des personnes, des processus et de la technologie

Vous pouvez disposer d’outils robustes et de plans d’inventaire solides, mais si vous n’avez pas les bons employés pour les mettre en œuvre, vous serez toujours confronté à des problèmes de rupture de stock.

Par exemple, vous pouvez avoir un stock suffisant dans l’arrière-boutique, mais si votre personnel ne réapprovisionne pas les rayons, les clients peuvent penser que vous n’avez pas la marchandise disponible.Votre système d’inventaire pourrait vous offrir des informations intéressantes, mais si vos employés ne savent pas comment interpréter les données, ils ne pourront pas en faire bon usage.

Anticipez de tels problèmes en investissant dans trois domaines clés : le personnel, les processus et la technologie.

•  Le personnel 

Investissez dans une meilleure formation de votre personnel. Veillez à ce qu’ils sachent non seulement comment utiliser votre système, mais aussi quelles sont les données et les informations à prendre en compte. Si possible, confiez la formation à un fournisseur, à un partenaire technologique ou à un consultant afin de vous assurer qu’ils reçoivent une formation adéquate.

Notez également qu’investir dans votre personnel ne consiste pas seulement à le former. Vous devez également investir dans leur bien-être. Des employés heureux travaillent plus dur, sont plus motivés et produisent de meilleurs résultats, c’est pourquoi les détaillants doivent continuer à trouver des moyens de les responsabiliser.

• Processus fiable et méthodique

Concevez un flux d’activités détaillant le processus d’inventaire dans votre magasin, puis désignez des personnes chargées de chaque étape. 

Qui est chargé de recevoir les articles ? Qui est censé approvisionner vos rayons ? À quel moment le personnel doit-il commander à nouveau des produits, et qui est chargé de le faire ?

Mettez tout sur papier. Cela vous aidera, vous et votre personnel, à comprendre le processus et à le mettre en œuvre correctement.

• Technologie adéquate

Armez-vous (et votre équipe) d’outils qui faciliteront les tâches liées à l’inventaire.

• Planogrammes – De nombreux détaillants utilisent des planogrammes pour créer des représentations visuelles de la façon dont les produits devraient être disposés dans leur magasin. Les planogrammes sont utiles à des fins de merchandising et peuvent aider les détaillants à réaliser des présentations attrayantes. Ils constituent également un excellent outil pour contrôler l’inventaire des rayons. En donnant à votre personnel un planogramme auquel se référer, il peut facilement déterminer s’il doit réapprovisionner les rayons du magasin et si tous les produits sont au bon endroit.
• Outils de comptage des stocks – Utilisez-vous encore un stylo et du papier pour compter physiquement votre marchandise ? Faites-vous une faveur (et à votre personnel) et passez plutôt à un outil plus moderne, si possible intégré à votre système de caisse.
• Analyse en magasin – Vous pouvez également envisager des outils plus sophistiqués tels que les solutions d’analyse en magasin qui vous permettent de mesurer le trafic piétonnier. En plus de vous permettre de mieux connaître vos clients, ces outils peuvent également vous aider à mieux gérer le personnel de vos magasins.En sachant quelles sont les heures de pointe, vous pouvez organiser les horaires du personnel en conséquence, et vous n’aurez pas à vous inquiéter de ne pas avoir assez de personnes pour réapprovisionner les rayons ou aider les clients.

4. Mauvaise communication ou relations avec vos fournisseurs

Si vous ne traitez pas avec vos fournisseurs ou ne communiquez pas efficacement avec eux, vous risquez de manquer des commandes ou de les retarder, ce qui peut ensuite entraîner des ruptures de stock.

Comment éviter tout cela ? Pour commencer, travaillez sur votre communication. Mettez toutes les commandes et les délais sur papier, puis veillez à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Vous devez également être rapide et informer vos fournisseurs de tout problème le plus tôt possible.

Par exemple, si un produit se vend plus vite que prévu, n’attendez pas que le stock soit bas pour agir. Prenez contact avec vos fournisseurs dès que possible, puis planifiez votre prochaine commande.

Il est également utile de tirer parti des plateformes de fournisseurs qui facilitent la communication entre vous et vos vendeurs. Un bon exemple de cela est Orderchamp, une plateforme d’achats qui met en relation détaillants indépendants et marques-fournisseurs et permet à ses membres de bénéficier de conditions d’achat et de remises exclusives. 

Enfin, envisagez de partager les données et les prévisions avec vos fournisseurs, afin que vous puissiez tous deux vous mettre d’accord sur les commandes de produits et les calendriers.

Si vous travaillez avec une plateforme de caisse comme Lightspeed, vous pouvez exporter les produits de la place de marché Order Champ directement dans votre logiciel de caisse.

5. Un fonds de roulement insuffisant

Certains commerces connaissent des ruptures de stock en raison du manque de fonds pour acheter de nouveaux stocks. Si c’est votre cas, vous devez trouver des moyens d’améliorer le flux de trésorerie. La situation financière de chaque entreprise est différente, mais voici quelques mesures que vous pouvez essayer pour libérer un peu de fonds de roulement :

• Liquidez le stock excédentaire : Vous avez un stock excédentaire ? Essayez d’écouler ce stock dès que vous le pouvez. Mettez-les en vente ou regroupez-les avec des produits plus performants pour les faire disparaître des rayons. Si cela ne fonctionne pas, voyez si vous pouvez les vendre à des sociétés de liquidation.
• Recouvrez les factures impayées : Vous avez des clients qui vous doivent de l’argent ?  Rappelez-leur les factures impayées.
• Augmentez vos ventes : une autre façon d’améliorer le flux de trésorerie ? Vendre davantage. Réfléchissez aux moyens d’augmenter les ventes et les revenus de votre magasin. S’agit-il d’améliorer votre offre de produits ? De rendre vos promotions plus alléchantes ? Que pouvez-vous faire pour inciter vos clients existants à acheter davantage ?

6. Difficultés liées à la chaîne d’approvisionnement

Entre les mesures de confinement, la capacité limitée des usines et l’encombrement des ports, le secteur de la vente au détail a été confronté à une multitude de problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement. Tous ces éléments peuvent entraîner des retards dans vos expéditions, ce qui se traduit par une diminution du nombre de produits en rayon.

Il n’y a pas de moyen facile de combattre ces problèmes majeurs liés à la chaîne d’approvisionnement, mais il existe certaines mesures que vous pouvez prendre pour minimiser les pertes et les retards. Considérez les points suivants :

• Approvisionnement au niveau régional ou national : évaluez les articles de votre catalogue et demandez-vous si vous pouvez les commander auprès de fournisseurs de votre région. Vous pouvez également envisager de vous approvisionner en produits alternatifs. Identifiez vos best-sellers et demandez-vous là encore si vous ne pouvez pas vous procurer les mêmes articles auprès d’un fournisseur local ou d’en dénicher un qui puisse offrir une alternative similaire.
• Investissez dans une meilleure expédition et distribution : Vous devrez peut-être aussi investir dans de meilleures capacités de chaîne d’approvisionnement. En fonction de votre activité, cela pourrait signifier l’embauche de plus de personnes dans vos centres de distribution afin de garantir que les marchandises sont acheminées efficacement d’un point à l’autre. Un partenariat avec les bons tiers – tels que les fournisseurs de logiciels de chaîne d’approvisionnement et les fournisseurs de flotte de camions – peut également vous aider à suivre et à acheminer les marchandises, ce qui permet d’éviter les retards et les ruptures de stock.

Prenez en main la gestion de votre inventaire avant de faire face à une rupture de stock 

En analysant les causes probables de rupture des stocks et en y remédiant, votre commerce gardera une longueur d’avance sur vos concurrents et évitera de voir partir vos clients.

Des outils technologiques adéquats peuvent vous aider à assurer un suivi automatisé de vos stocks et, le cas échéant, vous informer des points de réapprovisionnement, à l’image de la plateforme de caisse Lightspeed.

Si vous souhaitez gérer vos stocks en toute tranquillité et de manière automatisée, une solution comme Lightspeed peut vous être utile. Contactez nos experts pour en savoir plus.