La check-list complète pour ouvrir un bar en 2022

Ouvrir un bar est un rêve pour de nombreuses personnes, surtout si l’on considère la vie passionnante qu’il peut procurer. L’idée d’un lieu de divertissement alimenté par l’alcool est certainement séduisante, mais pour être honnête, la réalité n’est généralement pas aussi glamour.

S’il est vrai qu’il est passionnant d’exploiter un bar, s’assurer qu’il génère des profits réguliers demande beaucoup de savoir-faire et de patience. Cette check-list vous aidera à préparer un lancement réussi de votre bar et vous mettra sur la voie du succès. 

Découvrez comment :

• Rédiger un business plan
• Choisir un nom et un emplacement pour votre bar
• Évaluer vos besoins en matière d’inventaire, de technologie et de recrutement
• Estimer vos frais d’exploitation

Rédiger un business plan pour son bar

Dans les premières étapes de la préparation de votre ouverture, il est important d’identifier vos objectifs précis, tant en termes d’ouverture que de vision à long terme. La rédaction d’un business plan est un élément important de cette phase. En écrivant noir sur blanc ce que vous voulez accomplir, vous commencerez tout naturellement à vous fixer des objectifs et à créer des plans d’action et des listes de choses à faire pour vous aider à les atteindre.

Nous savons que rédiger votre propre business plan peut sembler intimidant, alors pour vous aider à démarrer, nous avons dressé une liste de quelques conseils pour y parvenir. 

Définissez votre activité

Les bars sont de toutes formes et de toutes tailles, des bars sportifs méga-populaires aux petits bars de quartier intimes. Certains servent de la nourriture, d’autres non. Certains autorisent les mineurs pendant la journée et s’adressent aux familles. D’autres ont une politique différente.

Avant de choisir un espace, vous devez savoir quel type de bar vous souhaitez ouvrir. Réfléchissez bien à votre vision globale, car quelques détails inopportuns peuvent faire la différence entre le succès et l’échec.

Au-delà de vos préférences personnelles, prenez le temps d’analyser la concurrence pour vous assurer que vous comprenez votre marché et les acteurs qui le composent. La dernière chose que vous voulez faire est d’ouvrir un bar à cocktails artisanaux pour découvrir qu’il y en a un autre deux rues plus loin. Recherchez les lacunes du marché que vous pouvez combler. N’essayez pas de rivaliser dans un espace déjà encombré. 

Créer une feuille de route financière

Bien entendu, les coûts de démarrage et le capital sont toujours des facteurs à prendre en compte dans toute nouvelle entreprise. En raison de la quantité de stocks et des licences requises, les bars peuvent nécessiter un investissement initial important, surtout s’ils servent de la nourriture. Pour déterminer votre situation financière globale, vous devez tenir compte de quatre points :

• vos dépenses prévues ;
• votre tolérance personnelle au risque ;
• vos sources de financement ; 
• vos propres liquidités disponibles.

Certains entrepreneurs pensent que les gros risques sont synonymes de grosses récompenses, tandis que d’autres sont plus prudents lorsqu’il s’agit d’investir des sommes conséquentes. Décidez de quel côté vous vous situez avant de déterminer le montant à dépenser. En outre, vous devez décider du montant du capital que vous pouvez investir personnellement et de celui que vous devrez acquérir auprès d’autres établissements.

Par exemple, emprunter peut paraître une bonne idée aujourd’hui, mais cela implique qu’il y aura beaucoup d’argent à débourser si votre projet ne fonctionne pas. Gardez également à l’esprit le montant que vous êtes réellement en mesure d’emprunter. Les prêts ne sont pas illimités et un mauvais dossier de crédit ou un manque de liquidités peut vous limiter fortement au niveau du montant que vous pouvez emprunter. Vous pouvez également envisager de chercher un investisseur privé, mais cela s’accompagne de risques ou d’avantages supplémentaires.

Quelle que soit la façon dont vous obtenez le financement, soyez prêt à investir entre 150 000 et 300 000 euros pour faire décoller votre bar. 

Rédigez votre business plan

Avec un ou plusieurs objectifs commerciaux en place et une feuille de route financière solide, il est temps de commencer à rédiger votre business plan proprement dit.

Un business plan solide va au-delà de la conceptualisation. Vous devrez déterminer par écrit ce que vous voulez et comment vous allez y parvenir. Il s’agit d’un élément clé pour obtenir un financement, séduire les investisseurs et démontrer la qualité de votre idée. Cette étape peut également vous aider à visualiser fermement vos objectifs et vos plans, et vous fournir une feuille de route pour vos premières semaines ou mois d’activité.

Un business plan comporte généralement les sections suivantes :

• Synthèse. Il s’agit d’un aperçu de haut niveau de votre business modèle, des services offerts et de votre objectif global.
• Description de l’entreprise. Il s’agit d’une explication détaillée de la structure juridique, de la nature de votre entreprise, des services spécifiques offerts, des projections de croissance de l’entreprise et de ses objectifs commerciaux à court et à long terme.
• Analyse du marché. Cette analyse explique comment votre entreprise s’inscrit dans le cadre de l’économie locale ou régionale.
• Analyse de la concurrence. Cette analyse décrit comment vous comptez rester compétitif et comment votre entreprise va se démarquer des autres bars de la région.
• Opérations et gestion. Cette section couvre toutes les considérations opérationnelles et logistiques de votre entreprise, y compris les personnes qui feront partie de l’équipe de direction, le nombre d’employés que vous embaucherez et leurs fonctions.
• Résumé financier. Ce résumé comprend les projections pour la première année et pour l’avenir, les coûts estimés et les plans d’extension.

Il est important de soigner ce résumé. Un business plan bien exécuté peut améliorer vos chances de réussite. 

Affiner les principes de base

Maintenant que vous savez quel type de bar vous voulez et que vous avez mis en place un business plan pour son fonctionnement, vous avez encore beaucoup à faire avant de pouvoir ouvrir vos portes. 

Choisir le bon emplacement

Comme on dit dans l’immobilier : « il y a trois choses qui comptent : l’emplacement, l’emplacement et l’emplacement. » L’emplacement de votre bar aura un effet important sur sa clientèle, les prix que vous pourrez pratiquer, la décoration, les fournisseurs avec lesquels vous pourrez travailler et même le personnel que vous devrez embaucher.

Par exemple, si vous placez votre bar à quelques pas d’un campus universitaire, vous attirerez probablement un public plus jeune et le potentiel de tricheries régulières sur l’âge. Si vous ouvrez un bar à proximité de restaurants gastronomiques, vous verrez probablement affluer une clientèle plus aisée à la recherche de cocktails de qualité et d’une expérience plus haut de gamme. Et si vous installez votre bar en banlieue, loin des autres quartiers commerçants ou des restaurants, vous risquez de ne pas avoir beaucoup de clients.

Gardez tout cela à l’esprit lorsque vous évaluez votre implantation. 

• Trafic piétonnier. En raison des préoccupations liées à l’alcool au volant, de nombreux clients des bars préfèrent les lieux proches de leur domicile, accessibles à pied ou par les transports publics.
• Quartier. Si vous ouvrez un bar populaire dans un quartier de restaurants haut de gamme, votre look et votre ambiance risquent de détoner avec les environs si vous ne planifiez pas soigneusement les détails.
• Parkings à proximité. La plupart des clients des bars n’ont aucune envie de payer pour se garer.

La concurrence doit également jouer un rôle dans votre analyse d’implantation. Dans un quartier qui compte déjà cinq bars sportifs, un sixième ne survivra pas longtemps.

Cependant, vous devez essayer de rester à proximité d’autres bars afin que les clients qui font la tournée des bars vous trouvent facilement. Cet exercice d’équilibre peut s’avérer délicat, mais les propriétaires de bars qui parviennent à choisir le bon endroit verront leurs bénéfices augmenter dès le départ et auront de meilleures chances de réussite à long terme.

Vous devez également tenir compte de la taille. Un grand bar peut sembler plus intéressant — après tout, cela signifie plus de place pour plus de clients payants. De plus, avec un bar plus grand, vous pourriez avoir de la place pour un restaurant. Servir de la nourriture peut être un moyen astucieux d’augmenter le ticket moyen de vos clients.

Mais vos coûts de location et d’exploitation seront également plus élevés. Cherchez à dénicher un lieu suffisamment grand pour vos besoins, mais sans exploser votre budget. Il peut être judicieux de jouer la sécurité et de commencer petit, surtout si vous décidez de vous lancer dans la gestion d’un bar pour la première fois. Lorsque vous avez trouvé une formule qui vous convient, commencez à planifier votre expansion. 

Obtenir les bonnes licences

Ouvrir un bar ou un restaurant ne se résume pas à choisir un emplacement, acheter de l’alcool et ouvrir ses portes. En raison de la nature des boissons alcoolisées dans certains pays, la vente et la distribution sont très réglementées. Avant d’ouvrir votre bar, vous devrez obtenir toutes les licences nécessaires.

En tant que propriétaire de bar, une licence autorisant la vente d’alcool est la priorité numéro un. Sans cette autorisation, votre bar n’intéressera probablement personne. 

Par conséquent, avant de vous lancer dans votre projet, faites vos devoirs et assurez-vous que la disponibilité des licences dans votre région ne risque pas de bouleverser vos plans. L’obtention d’une licence peut également être coûteuse (à titre d’exemple, aux USA, certains États demandent environ 10 000 $ pour la licence initiale).

Sachez aussi qu’une licence autorisant la vente d’alcool n’est pas la seule licence dont vous aurez besoin. Les autres permis et licences dont vous devez en faire la demande sont les suivantes :

• Licence d’exploitation
• Numéro d’identification d’employeur ou numéro d’entreprise à des fins fiscales
• Certificat d’occupation
• Licence restaurant
• Licence de musique
• Permis d’enseigne

Réglementations et normes diverses

Outre les licences ci-dessus, les gérants de bars doivent se conformer avec plusieurs normes et réglementations, dont : 

• Les normes d’hygiène et de sécurité :  accessibilité du local aux personnes à mobilité réduite, toilettes adaptées, système de ventilation maintenu, issue de secours, port d’une tenue professionnelle, etc. 
• Bruits : là encore, le gouvernement impose des nuisances sonores à ne pas dépasser sous peine de se voir infliger une amende ou une potentielle fermeture administrative en cas de non-respect.
• Terrasses :  une demande d’autorisation d’ouverture de bar auprès de la mairie est nécessaire.

Vérifiez auprès des autorités locales pour connaître toutes les licences et tous les permis dont vous aurez besoin, ainsi que la manière de les obtenir.

Nom et logo des marques

Le nom et le logo que vous choisissez pour votre bar définissent qui vous êtes ; il est donc important de les protéger. A défaut, n’importe qui pourra utiliser ou abuser de votre propriété intellectuelle, et c’est un casse-tête dont vous vous passerez volontiers.

Si votre nom est trop générique ou s’il coïncide avec le nom déjà déposé d’une autre entreprise, vous pouvez en changer pour éviter toute infraction potentielle. Un dépôt de marque trop similaire à une entreprise existante peut être contesté, alors veillez à vous démarquer. 

Sécuriser l’essentiel

Vous avez un business plan, un emplacement et toutes les licences dont vous avez besoin pour aller de l’avant. Votre bar est une marque déposée et vous êtes fin prêt à recevoir vos premiers clients. Que faire maintenant ?

Obligations d’inventaire initial

En planifiant les étapes nécessaires à la réussite de votre projet, il est essentiel de vous assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin, notamment les éléments suivants. 

• L’équipement du bar y compris les alcools de qualité supérieure, les robinets et les fûts de bière, les verres, les mixeurs, les garnitures, les pailles, les shakers, les serviettes, les verres à shot et les jiggers
• La vaisselle et le matériel de service comme les verres, l’argenterie, les assiettes, les serviettes et les nappes
• Le mobilier, tel que tables, chaises, cabines et tabourets de bar
• Les appareils de cuisson, comme les grils, les plaques de cuisson, les fours, les cuisinières, les cuiseurs à vapeur et les friteuses
• L’équipement de cuisine comme les réfrigérateurs et les congélateurs, les lampes chauffantes, les appareils de condensation, les machines à café, les machines à glace, les fontaines à soda et les lave-vaisselle
• Les espaces de travail, comme les comptoirs, les espaces de stockage, les glacières et les tables de préparation
• Les ustensiles de cuisine, tels que spatules, couteaux, planches à découper, récipients, louches, gants et pinces
• Les fournitures diverses, telles que balais, serpillières et produits de nettoyage

Si vous décidez de servir de la nourriture en plus des boissons, l’équipement de cuisine est un domaine dans lequel vous ne pouvez pas lésiner, alors assurez-vous de décider exactement ce dont vous avez besoin avant votre grande ouverture.

De plus, tous ces articles sont souvent coûteux : ne perdez pas ce détail de vue. Une cuisine lambda professionnelle représente plus de 100 000 euros d’équipement. Explorer le marché de l’occasion vous permettra d’économiser un peu d’argent. Vous pourrez souvent trouver des équipements de marques de qualité bien moins chers que les produits neufs, surtout si vous êtes prêt à vous déplacer un peu. 

 Un système de caisse flexible 

En plus des équipements physiques dont vous aurez besoin pour votre bar, il vous faut également un moyen d’enregistrer les commandes, de gérer les comptes des clients et de traiter les paiements vite et bien. Un système de caisse sur tablette comme Lightspeed peut vous aider à atteindre ces objectifs avec rapidité et facilité, en mettant la flexibilité et la fonctionnalité à portée de main.

Lightspeed est parfait pour les bars et les restaurants. Il offre de puissantes capacités de gestion des stocks, des options de menu personnalisables, une gestion facile des chèques, des fonctions d’onglet ouvert et des outils de gestion du personnel pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. En outre, Lightspeed fournit également des rapports détaillés complets qui vous donnent notamment un aperçu des tendances des ventes, de la rotation des stocks, du personnel pour vous aider à optimiser votre activité. 

Embaucher la bonne équipe

Quelle que soit votre compétence, il est probable que vous ne gérerez pas votre bar tout seul. Il y a tout bonnement trop à faire, et la gestion d’un bar prospère implique des nuits tardives et des levers matinaux. Si vous essayez de faire tout vous-même, soit la qualité de votre travail en souffrira, soit vous vous épuiserez et perdrez la passion qui vous a poussé à vous lancer dans cette activité. La solution consiste à engager une équipe qualifiée pour vous aider.

Voici quelques-uns des postes que vous aurez besoin d’embaucher.

Barmans

Bien que vous souhaitiez remplir le rôle de barman principal, une soirée de week-end chargée nécessitera plus d’un barman. De plus, il peut y avoir des soirs de semaine où vous serez occupé ailleurs qu’au bar. Une équipe de barmans qualifiés sera alors d’une valeur inestimable. 

Serveurs

En fonction de la taille de votre bar, vous pouvez proposer un service à table ou un espace extérieur pour s’asseoir. L’idéal est que ces zones soient prises en charge par un serveur spécifique. 

Personnel de cuisine

Si vous voulez servir de la nourriture, vous aurez besoin de quelqu’un pour la cuisiner. C’est là qu’interviennent le chef, les cuisiniers de ligne et de préparation, les plongeurs et les autres employés de cuisine. Vous pouvez également avoir besoin de serveurs pour distribuer les repas aux clients. Une autre solution consiste à ne proposer qu’un service au comptoir ou à demander aux clients de venir chercher leur nourriture au bar. 

Personnel d’entreprise 

Comme nous l’avons évoqué tout au long de cet article, gérer un bar signifie bien plus que préparer des boissons. Pour vous aider dans des tâches spécialisées telles que la comptabilité et la délivrance de licences, vous pouvez travailler avec un comptable et un avocat. Le soutien marketing est un autre rôle que vous pourriez vouloir remplir, surtout si vous avez un plan de marketing solide qui couvre plusieurs canaux comme les médias sociaux, les emails, les événements etc.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez travailler avec ces professionnels sur la base d’une rémunération forfaitaire ou par projet, en fonction de votre marché et de vos besoins. Il n’est pas nécessaire de les engager à temps plein. 

Personnel de nettoyage

Le maintien de l’hygiène dans votre établissement est un élément important de la satisfaction de vos clients (personne n’a envie de fréquenter un bar à la propreté douteuse) et de la conformité légale. Si vous manquez de temps (ou si vous détestez le nettoyage), il peut être plus facile et plus efficace de faire appel à une équipe de nettoyage de bar dans le cadre de vos procédures de fermeture.

Calcul des coûts d’exploitation

Mixer un excellent cocktail peut faire des merveilles pour asseoir votre réputation, mais si vous ne vous concentrez pas sur les opérations du quotidien, vous ne resterez pas longtemps en activité. Outre l’élaboration d’un plan d’acquisition d’équipements, vous devrez également prévoir des dépenses telles que : 

• Loyer et charges d’exploitations
• Paie et avantages sociaux, le cas échéant
• Approvisionnement et gestion des stocks
• Frais de marketing

Ce ne sont pas des domaines que vous pouvez contourner. Vos employés doivent être payés et vous devez commercialiser votre entreprise si vous voulez démarrer du bon pied.

Bien que certaines de ces tâches, comme le paiement d’un loyer et le recours à des fournisseurs, nécessitent un certain effort manuel ; un système de caisse flexible peut vous soulager de ce fardeau en vous offrant des outils qui facilitent considérablement ces processus. Lightspeed peut vous aider à gérer les stocks, à suivre les quantités, les tendances des ventes et même les marges pour vous faire gagner du temps et de l’argent.

De plus, les outils de marketing sont à portée de main, avec la possibilité de constituer une liste d’adresses électroniques, de créer des reçus personnalisés et même de suivre les visites des habitués. Votre logiciel de caisse peut également se charger de la gestion de votre personnel, avec un suivi du temps et des mesures qui peuvent vous aider à mettre en évidence les meilleurs éléments et à mieux comprendre votre budget. 

Un bon système de caisse vous permet de simplifier les tâches de gestion opérationnelle nécessaires, libérant ainsi plus de temps pour investir dans le succès de votre établissement. Au lieu de vous attaquer vous-même aux tâches fastidieuses, vous pouvez laisser la technologie faire le plus dur pendant que vous vous concentrez sur le développement de votre bar.

Ouvrir un bar : ne négligez aucun aspect

La gestion et l’exploitation d’un bar prospère peuvent demander beaucoup de temps et d’efforts, mais cela en vaut la peine lorsque tout se met en place. Grâce à cette check-list, vous serez fin prêt à ouvrir vos portes, à accueillir vos clients et les servir.

Prêt à ouvrir votre bar ? Parlez à l’un de nos experts pour découvrir comment Lightspeed Restaurant peut contribuer à lancer votre bar vers la voie du succès.