Paroles d’experts : utiliser l’intelligence artificielle pour mieux gérer ses stocks et ses commandes fournisseurs

Tout restaurateur le sait : la gestion des stocks est chronophage, sujette à erreurs (tant au niveau des bons de commandes que sur la quantité) et coûteuse lorsque mal gérée (surplus -ou sous investissement stocks).

Partant de ce constat, les restaurateurs doivent faire au défi suivant : comment anticiper leurs cycles d’achats pour répondre à la demande, sans rogner sur leurs marges tout en gagnant du temps ? 

L’une des solutions (magiques) consiste à automatiser la gestion de sa chaîne d’approvisionnement qui allie gain de temps pour les restaurateurs, préservation des marges et pertes réduites des matières premières.

Notre témoin du jour va plus loin : Inpulse est une plateforme d’intelligence artificielle qui automatise et simplifie la gestion des stocks et commandes fournisseurs pour les restaurants. Florian Tellitocci, son Head of Sales, nous rappelle l’importance de bien gérer ses stocks au quotidien, comment maintenir ses marges sans augmenter ses prix de vente et les avantages pour les restaurateurs de travailler avec une solution de gestion automatisée des stocks.

Quelle est l’importance de la gestion des stocks dans l’activité quotidienne d’un restaurant ? 

Lorsque je discute avec des restaurateurs, ils me disent tous la même chose : le nerf de la guerre, c’est le food cost. Et pour maîtriser ce coût matière, il faut d’abord bien choisir ses fournisseurs et ensuite bien gérer ses commandes fournisseurs et son stock de matières premières.

Savoir quoi commander, commander au bon moment pour éviter les ruptures de stocks et ne pas trop commander pour éviter de jeter : elle est la difficile équation à laquelle les restaurateurs doivent répondre pour maintenir leur rentabilité.

L’impact direct est assez simple à mesurer : si on commande trop, le taux de perte augmente, on perd de la marge, et c’est d’autant plus problématique sur des matières premières onéreuses comme le poisson, la viande ou les avocats… Et si on ne commande pas suffisamment, on manque des ventes car les clients ne sont pas tous prêts à choisir une alternative sur la carte. 

De plus, les ruptures sont prises en compte par les algorithmes des plateformes de livraison et viennent impacter négativement le classement des restaurants.

Savoir quoi commander, commander au bon moment pour éviter les ruptures de stocks et ne pas trop commander pour éviter de jeter : elle est la difficile équation à laquelle les restaurateurs doivent répondre pour maintenir leur rentabilité. – Florian Tellitocci, Head of Sales, Inpulse

En utilisant l’intelligence artificielle pour prévoir ses ventes et commander juste ce qu’il faut, on optimise son coût matière. Les restaurateurs peuvent déléguer plus facilement cette tâche de gestion opérationnelle chronophage et complexe à des personnes moins expérimentées. Il n’est plus nécessaire d’avoir connu des années d’expérience dans un restaurant pour bien prévoir les besoins en matière première, c’est pour répondre à cette problématique qu’Inpulse a été créé.

Face à la flambée du coût de certaines matières premières, il peut être tentant de compenser par une hausse des prix des menus ou plats : existe-il des méthodes alternatives pour limiter l’impact inflationniste sur les consommateurs ?  

C’est vraiment une période compliquée pour les restaurateurs effectivement : l’inflation est telle qu’il est essentiel pour eux de trouver de nouveaux leviers pour maintenir leur marge. 

Augmenter ses prix à la carte est une des voies mais elle est limitée car à terme elle peut impacter la fréquentation et accroître la concurrence déjà rude sur ce secteur. 

De nombreux restaurateurs ne sont pas encore digitalisés et n’ont pas de vision précise de là où ils perdent de la marge.

Voici quelques exemples de perte de marge que nos clients relèvent après quelques semaines d’utilisation d’Inpulse :

• Le non-respect des fiches recettes

En calculant automatiquement le coût matière de chaque fiche recette, les restaurateurs peuvent suivre leur marge en temps réel quelles que soient les fluctuations des prix fournisseurs. Ils peuvent aussi vérifier si la consommation réelle est en accord avec ces fiches recettes, identifier s’il y a surdosage et mettre en place des formations pour que les cuisiniers puissent standardiser les plats.

• Des pertes non déclarées

L’accès à l’historique de toutes les données de vente et de stocks permet de comparer, dans le temps, l’évolution des pertes et d’émettre des pistes d’améliorations. Y-a-t-il des anomalies dans les remontées de stock dues à de la casse inhabituelle, de la fraude, une mauvaise gestion des dates limites de consommation ?

• Du surstock 

Pour les produits aux DLC longues, il y a un enjeu à surstocker. Il s’agit là d’immobilisations financières inutiles qui engendrent des problématiques d’espace de stockage limité.

En automatisant la prévision de son activité et les commandes fournisseurs avec Inpulse, on évite des erreurs qui peuvent coûter cher. 

Quelles méthodes préconisez-vous pour adapter sa gestion des stocks au jour le jour  ? 

Deux points me paraissent primordiaux pour bien gérer les stocks de son restaurant :

• Se fier à la data plutôt qu’à l’intuition 

Les restaurateurs que je rencontre ont parfois créé des excels complexes pour prévoir leur activité et ainsi anticiper leurs stocks mais ils voient rapidement les limites. D’une part, ces excels sont difficiles à maintenir et lorsqu’on doit le transmettre à d’autres personnes, cela devient rapidement une usine à gaz. 

Chez Inpulse, nous utilisons l’IA pour prévoir les ventes par produit en fonction des facteurs qui impactent l’activité d’un restaurant comme la météo, les évènements calendaires (vacances scolaires, Saint Valentin…), les évènements sportifs et les promotions.

• Centraliser les données sur un seul outil

Qui n’a pas perdu sa feuille d’inventaire, oublier qu’il avait déjà passé commande par téléphone au fournisseur la semaine précédente ? C’est pour éviter toutes les erreurs potentielles dans le processus d’approvisionnement qu’il est clé de se doter d’un outil digital expert. 

Avec Inpulse, les restaurateurs peuvent déléguer plus facilement cette tâche de gestion des stocks chronophage et complexe à des personnes moins expérimentées. Il n’est plus nécessaire d’avoir connu des années d’expérience dans un restaurant pour bien prévoir les besoins en matière première. – Florian Tellitocci, Head of Sales, Inpulse

Les erreurs se glissent aussi parfois lors du processus de facturation. Avec la crise ukrainienne et l’inflation, les livraisons partielles ou de produits de substitution se multiplient, et avec elles les erreurs de facturation. Un outil centralisé facilite la vérification des bons de commande et des produits effectivement livrés.

Avec votre expérience, quels sont les éléments/tâches quotidiennes chronophages et peu efficientes dans la gestion des commandes fournisseurs ? 

Si on se place du point de vue d’un directeur de restaurant, il y a plusieurs tâches chronophages et sans valeur ajoutée que l’automatisation fait disparaître.

Chez Inpulse, en plus de recommander les quantités à commander, le bon de commande est généré automatiquement et envoyé par email ou par EDI. C’est le cas aussi des demandes d’avoir qui peuvent être créées lors du contrôle à réception et envoyées directement avec une photo de l’anomalie de livraison ou du produit défectueux.

Voici le témoignage d’un directeur de restaurant qui utilise Inpulse au quotidien, Guilhem, manager du Côté Sushi La Boetie : « Grâce à Inpulse, on a quasiment plus de ruptures de stocks, les seules ruptures de stock sont dues aux fournisseurs. C’est très facile de passer les commandes, j’ai des recommandations par rapport à mes stocks, je gagne environ 1h par jour. ».

Julien, manager de Bricktop Pizza Canal Saint Martin apporte un autre témoignage sur le gain de temps induit par Inpulse :  « La prise en main a été simple et assez intuitive. Inpulse me permet de gagner du temps sur ma prise de commande et d’être serein sur mes stocks pour la semaine suivante. Je gagne environ 1h par jour. »

Si on se place du point de vue du siège, d’un directeur des opérations ou un directeur des achats, on peut enfin avoir des données centralisées et en temps réel grâce à l’IA : niveau de stock, coût matière, marge brute et l’analyse des écarts entre la consommation réelle et théorique. 

Voici le témoignage d’Amandine Six, directrice des opérations chez OFC : « Inpulse m’a permis d’avoir un suivi en temps réel depuis le siège, je peux monitorer à distance, je gagne un jour par semaine en moyenne, je ne pourrais pas m’en passer aujourd’hui. »

Quels sont les avantages pour les restaurateurs de travailler avec une solution de gestion automatisée des stocks comme Inpulse ? Qu’est ce qui vous différencie des concurrents ? 

L’avantage principal est de pouvoir maîtriser son coût matière. C’est rendu possible grâce à l’IA qui permet des prévisions de vente et des recommandations de commandes fiables, et par la centralisation des données de performance accessibles en temps réel.

Chez Inpulse, nous souhaitons révolutionner la gestion de stocks et les commandes fournisseurs pour tous les acteurs de la restauration. Dans un secteur où chaque minute compte, nous mettons la data au cœur de leur business pour qu’ils puissent rapidement prendre les bonnes décisions. 

Notre solution s’adapte à tous types d’établissements. Nous sommes experts sur les verticales : Fast Food, restauration à table, boulangerie/patisserie, aark Kitchen et corners thématiques. Nous faisons évoluer la plateforme en fonction des besoins de nos clients : c’est dans notre ADN d’être à l’écoute. Nous travaillons avec Columbus Café, Côté Sushi, OFC, Blend Hamburger, Gruppomimo, Franks Hot Dog, Wasabi Corner, Laura Todd pour citer quelques exemples.

 « Grâce à Inpulse, on a quasiment plus de ruptures de stocks, les seules ruptures de stock sont dues aux fournisseurs. C’est très facile de passer les commandes, j’ai des recommandations par rapport à mes stocks, je gagne environ 1h par jour. » – Guilhem, manager du Côté Sushi La Boétie.

Quels avantages plus spécifiques à intégrer son logiciel de suivi des stocks à son logiciel de caisse ? 

L’intégration avec le logiciel de caisse permet de récupérer les données de ventes passées et quotidiennes. La récupération de ces données est primordiale car elle permet deux choses : 

• D’une part, d’affiner les algorithmes d’IA pour générer les prévisions de CA et par produit, 
• D’autre part, de tenir à jour l’état des stocks théoriques en décrémentant les quantités vendues. 

Grâce à l’intégration Inpulse x Lightspeed, les restaurateurs ont donc accès à une solution prédictive unique sur le marché, intégrée à leur système de caisse. Cette intégration signifie également que toute modification de prix ou de produit saisie dans Lightspeed est automatiquement synchronisée dans Inpulse : pas de double saisie !

Pouvez-vous nous donner un exemple d’un client que vous avez accompagné dans sa stratégie de gestion des achats/stocks : quels étaient ses principaux challenges ? Comment y avez-vous remédié ? Quels résultats ? 

Nous avons accompagné Franks Hot Dog qui avait 3 enjeux dans le cadre leur expansion :

• Optimiser la gestion et les achats de matières premières ;
• Remonter les données terrain au siège ;
• Transmission des best practices aux nouveaux managers.

« Tout est intégré dans un seul même logiciel, cela nous permet de gagner un temps fou et de surveiller nos stocks. C’est un outil qui a énormément facilité notre process d’inventaires, de commandes et donc de gestion des achats.» Jonathan Sellam, co-fondateur de Franks Hot Dog.

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Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Lightspeed et Inpulse peuvent vous faire gagner des points de marge sur le coût matière première et éviter les pertes inutiles ? Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus.