Le guide ultime sur la comptabilité des restaurants

Gérer la comptabilité de son restaurant est une tâche chronophage : de la conformité fiscale à la paie, en passant par la réconciliation et les rapports, les éléments à prendre en compte sont multiples.

Pourtant, une comptabilité précise et opportune est cruciale pour assurer le succès et la croissance de votre restaurant.Afin de vous aider à rationaliser vos finances, nous avons élaboré le guide ultime de la comptabilité des restaurants ; celui-ci aborde tous les sujets, des marges bénéficiaires aux logiciels de comptabilité en passant par les rapports comptables, en vue de vous permettre de prendre vos finances en main.

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Qu’est-ce que la comptabilité des restaurants ?

La comptabilité des restaurants est le terme général utilisé pour désigner les différents processus associés à la gestion des documents financiers et des transactions des restaurants. Elle englobe tout, du suivi des recettes et des dépenses à la gestion des coûts d’exploitation en passant par la gestion des salaires.

L’objectif principal de la comptabilité des restaurants est d’assurer une gestion précise et efficace des transactions financières, ce qui permettra aux propriétaires de prendre des décisions en connaissance de cause et de respecter la législation en vigueur.

Quelle est la différence entre la tenue des livres et la comptabilité ?

Les termes « tenue des livres » et « comptabilité » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien qu’ils soient étroitement liés, il existe certaines différences entre les deux.

En résumé, la tenue des comptes est le processus d’enregistrement et d’organisation des transactions financières, tandis que la comptabilité consiste à analyser et à interpréter les données financières afin de fournir des informations et des orientations pour faciliter la prise de décision.

La tenue des comptes permet de suivre et d’organiser les transactions financières d’une entreprise, telles que les ventes, les achats, les paiements et les recettes. Ces transactions sont enregistrées dans des journaux et des grands livres puis résumées dans des états financiers. Ici, les comptables sont essentiellement chargés de veiller à l’exactitude des données financières, de tenir des registres et de produire des rapports.

La comptabilité, quant à elle, est un terme plus large qui englobe la tenue des comptes et d’autres activités financières, telles que l’analyse et l’interprétation des données financières dans le but de fournir des informations et de repérer les tendances afin d’aider les propriétaires d’entreprises à prendre des décisions financières.

Les comptables utilisent les états financiers produits par les aides-comptables pour préparer les déclarations d’impôts, établir des budgets et fournir des conseils financiers. Ils aident également les entreprises à se conformer aux réglementations financières, telles que les lois fiscales, et à gérer les risques potentiels.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion de la comptabilité dans les restaurants ?

La gestion de la comptabilité des restaurants est un élément essentiel de la gestion d’un établissement et présente divers avantages.

• Amélioration de la gestion financière : gardez une trace de vos transactions financières et gérez mieux vos finances pour prendre des décisions commerciales plus éclairées.
• Meilleure gestion des flux de trésorerie : suivez vos flux de trésorerie, ce qui facilite la prévision des besoins financiers futurs et la gestion des dépenses.
• Amélioration de la rentabilité : une comptabilité financière précise permet d’identifier facilement les secteurs de votre activité qui génèrent le plus de bénéfices et ceux qui n’en génèrent pas. Vous pouvez alors procéder aux ajustements nécessaires pour améliorer votre rentabilité.
• Conformité fiscale : la tenue de registres financiers précis vous permet de respecter les exigences légales et fiscales et d’éviter les pénalités et les amendes potentielles.
• Accès facile aux informations financières : un système comptable bien géré permet d’accéder facilement aux données et aux rapports financiers, ce qui permet d’éclairer les décisions et de contrôler la santé financière de votre entreprise.

Quelle méthode de comptabilité utiliser pour son restaurant ?

Les restaurants peuvent utiliser deux méthodes comptables principales : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice.

Qu’est-ce que la méthode de comptabilité de caisse ?

La méthode de la comptabilité de caisse consiste à n’enregistrer les recettes et les dépenses que lorsqu’une transaction réelle a lieu. Cela signifie que les revenus sont enregistrés une fois que le paiement est effectué, et que les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont payées.

Cette méthode est couramment utilisée par les petites entreprises, y compris les restaurants, car elle est relativement simple et facile à mettre en œuvre. La méthode de la comptabilité de caisse donne une image précise des flux de trésorerie d’un restaurant et est particulièrement utile pour les établissements dont le volume des ventes est faible ou dont les flux de trésorerie sont irréguliers. Toutefois, elle ne représente pas toujours fidèlement votre situation financière, car elle ne tient pas compte des dettes ou des factures en suspens.

Qu’est-ce que la méthode de la comptabilité d’exercice ?

La méthode de la comptabilité d’exercice consiste à enregistrer les produits et les charges lorsqu’ils sont gagnés ou lorsqu’elles sont dues, indépendamment du moment où la transaction réelle a lieu. Cela signifie que les recettes sont comptabilisées lorsque la vente est réalisée, même si le client doit encore payer, et que les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont échues, même si les factures n’ont pas encore été payées.

Bien que la méthode de la comptabilité d’exercice puisse être plus complexe et prendre plus de temps, elle donne une image plus précise de la santé financière d’un restaurant car elle prend en compte les obligations et les recettes actuelles et futures.

En fin de compte, la méthode comptable que vous choisirez dépendra de la taille, de la structure et des objectifs financiers de votre restaurant. En cas de doute, consultez un comptable ou un professionnel de la finance pour déterminer la méthode la mieux adaptée aux besoins de votre établissement.

Quelle est la marge bénéficiaire moyenne d’un restaurant ?

Avant de nous plonger dans les marges bénéficiaires des restaurants, il est important de noter que ces chiffres peuvent varier en fonction de facteurs tels que le type de cuisine, l’emplacement, la taille et l’efficacité globale du fonctionnement d’un restaurant.

On estime que la marge bénéficiaire moyenne d’un restaurant à service complet est de l’ordre de 3 à 5 %. Toutefois, cette marge passe à 6-9 % pour les restaurants à service rapide.

Quelle que soit la manière dont on l’envisage, les restaurants fonctionnent avec des marges bénéficiaires très réduites, ce qui souligne à quel point il est crucial de garder le contrôle de votre comptabilité.

Plusieurs facteurs peuvent avoir un impact sur la marge bénéficiaire d’un restaurant, et tous doivent être suivis de près par le biais de vos processus comptables.

• Coût des aliments et des boissons : le coût des ingrédients et des boissons utilisés pour créer les plats du menu. Des coûts élevés sur ces postes peuvent peser sur vos marges bénéficiaires, tandis que des coûts plus faibles peuvent les augmenter.
• Coûts de main-d’œuvre : salaires et avantages sociaux des employés, y compris les pensions de retraite et les salaires. Des coûts de main-d’œuvre élevés peuvent diminuer les bénéfices, alors que des coûts plus faibles peuvent les augmenter.
• Frais généraux : loyer, charges, assurance et autres coûts fixes. Ici encore, des frais généraux plus élevés peuvent réduire vos marges, et des frais moins élevés sont susceptibles de les augmenter.
• Volume des ventes : le nombre de clients servis et le montant moyen qu’ils dépensent. Un volume de ventes plus élevé peut accroître les marges bénéficiaires, tandis qu’un volume de ventes plus faible peut les réduire.
• Prix des menus : des prix trop élevés peuvent dissuader les clients de commander, tandis que des prix trop bas peuvent réduire les marges bénéficiaires.
• Concurrence : une forte concurrence sur le marché peut réduire les marges bénéficiaires, tandis qu’une faible concurrence peut les augmenter.

Comment fixer des objectifs en matière de comptabilité des restaurants ?

Comme pour tout ce qui concerne votre entreprise, il est essentiel de fixer des objectifs mesurables et réalisables afin de rester sur la bonne voie et de s’améliorer continuellement pour atteindre une croissance durable.

Bien que les objectifs spécifiques varient d’un restaurant à l’autre, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour fixer des objectifs de comptabilité pour votre établissement.

1. Identifier les domaines sur lesquels vous souhaitez vous concentrer

Examinez vos rapports financiers et identifiez les points à améliorer. Il peut s’agir d’une meilleure gestion des dépenses, d’une augmentation des recettes, d’une réduction des coûts de main-d’œuvre ou d’une optimisation de la tarification des menus.

2. Fixer des objectifs spécifiques

Une fois que vous aurez identifié les domaines sur lesquels vous concentrer, vous devrez fixer des objectifs spécifiques et mesurables, également connus sous le nom d’objectifs SMART.

Vos objectifs peuvent concerner n’importe quel domaine d’activité de votre restaurant. Par exemple, vous pouvez vouloir réduire votre pourcentage de coûts alimentaires de 2 %, diminuer vos coûts de main-d’œuvre de 3 % ou augmenter la valeur moyenne de vos commandes de 5 euros.

3. Créer un plan et attribuer les responsabilités

Une fois que vous avez défini vos objectifs, l’étape suivante consiste à élaborer un plan pour les atteindre. Il peut s’agir de mettre en œuvre de nouveaux processus ou de nouvelles procédures (par exemple, veiller à ce que le personnel de cuisine enregistre avec précision les déchets alimentaires) ou d’apporter des changements concrets (par exemple, modifier les prix de vos menus ou optimiser la liste de votre personnel).

Vous devrez ensuite confier la responsabilité de chaque objectif à un membre de votre équipe et vous assurer qu’il dispose des ressources et du soutien nécessaires pour l’atteindre.

4. Suivre les progrès et célébrer les réussites

Il est essentiel d’examiner régulièrement vos rapports financiers pour suivre l’évolution de vos initiatives et vous assurer qu’elles contribuent positivement à la réalisation de vos objectifs. Si quelque chose ne fonctionne pas, apportez les ajustements nécessaires à votre plan pour rester sur la bonne voie.

Lorsque vous atteignez vos objectifs, célébrez votre succès et utilisez-le comme motivation pour continuer à améliorer les performances financières de votre restaurant.

Rapports de comptabilité des restaurants et indicateurs clés de performance à mesurer

Pour vous aider à maintenir la comptabilité de votre restaurant sur la bonne voie et faciliter le suivi de vos chiffres, il existe quatre rapports essentiels que vous devez régulièrement mettre à jour pour vous assurer de gérer et analyser vos finances avec précision.

Plan comptable

Votre plan comptable constitue la base de vos rapports financiers et permet d’organiser et de classer les différentes dépenses, recettes, actifs et autres transactions financières associées à votre restaurant.

Il est souvent utilisé comme source de véracité pour les finances d’un restaurant et permet d’alimenter d’autres documents financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie.

Bilans

Un bilan énumère vos actifs, vos passifs (dettes) et vos capitaux propres à un moment X, offrant ainsi une vue d’ensemble de la santé financière de votre restaurant. Il donne un aperçu de votre situation financière actuelle et vous permet de planifier votre trésorerie à court et à long terme.

Imaginez votre bilan comme une balance, avec vos actifs d’un côté et vos passifs de l’autre. Le bilan a pour but de comprendre où vous vous situez sur la balance : perdez-vous de l’argent, faites-vous des bénéfices ou êtes-vous en équilibre ?

Compte de résultat

Le compte de résultat permet de suivre l’évolution des recettes, du coût des marchandises vendues (COGS) et des dépenses de votre restaurant au fil du temps, afin de déterminer si vous réalisez des bénéfices ou si vous subissez des pertes.

Il est essentiel de suivre et d’actualiser régulièrement votre compte de résultat, chaque mois, chaque trimestre et chaque année. Cela vous permettra de mettre en évidence les performances de votre restaurant et de voir si de nouvelles initiatives ont eu un impact positif ou négatif sur vos finances.

Tableau des flux de trésorerie

Le tableau des flux de trésorerie retrace toutes les entrées et sorties d’argent de votre restaurant au cours d’une période donnée. Il indique dans quelle mesure votre établissement génère des liquidités pour financer vos dépenses.

En suivant le montant des entrées et sorties d’argent de votre restaurant, vous pouvez observer les cycles de paiement ou les tendances saisonnières et vous préparer à des périodes où vous pourriez avoir besoin de fonds supplémentaires.

Indicateurs clés de performance à mesurer

Outre les rapports et le suivi des recettes et des dépenses, il existe plusieurs autres indicateurs clés de performance (ICP) à surveiller pour s’assurer que votre restaurant est sur la bonne voie pour rester rentable.

• Coût des marchandises vendues (CMV) : le coût total de tous les ingrédients que vous utilisez pour préparer vos plats, jusqu’aux garnitures, condiments et assaisonnements. En moyenne, environ un tiers de vos recettes brutes sert à payer le coût des marchandises vendues.
• Prix de revient : la somme de vos coûts totaux de vente de nourriture, de boissons et de produits, plus les coûts de main-d’œuvre de vos employés. Vos coûts principaux doivent se situer entre 55 % et 60 %.
• Coût alimentaire : il indique la part de votre chiffre d’affaires global consacrée aux ingrédients et aux denrées alimentaires. Le pourcentage du coût des aliments doit se situer entre 28 et 35 % du chiffre d’affaires.
• Bénéfice brut et bénéfice net : le revenu généré par la vente de vos biens et services constitue votre bénéfice brut. Le bénéfice net est le montant restant de votre bénéfice brut après déduction des frais d’exploitation tels que les salaires et les impôts, le loyer, les charges, les ingrédients et les frais de location d’équipement.

En suivant chacun de ces chiffres clés, vous pouvez dresser un tableau clair des performances de votre établissement et comprendre quels sont les domaines qui fonctionnent bien et ceux qui ont besoin d’être améliorés.

Devriez-vous externaliser la comptabilité de votre restaurant ?

L’externalisation de la comptabilité de votre restaurant peut être une option stratégique pour de nombreux établissements, en particulier si vous ne disposez pas de l’expertise ou des ressources internes nécessaires pour gérer correctement vos finances. Elle peut également vous permettre, à vous et à votre équipe, de consacrer plus de temps et de ressources à d’autres activités commerciales.

Travailler avec un comptable peut également permettre à votre restaurant de se conformer aux exigences réglementaires, telles que la fiscalité, et de minimiser les erreurs afin d’améliorer l’exactitude de vos rapports financiers.

Comme pour toute décision commerciale, il est essentiel de peser le pour et le contre, car l’externalisation peut être coûteuse. Si vous êtes en mesure de gérer une partie de votre comptabilité en interne, vous n’aurez peut-être besoin de faire appel à un comptable qu’une ou deux fois par an, au moment de la déclaration d’impôts, par exemple, pour vous assurer que votre déclaration d’impôts et vos rapports d’activité soient en ordre.

Comment optimiser la comptabilité de votre restaurant ?

Si vous souhaitez gérer l’essentiel de la comptabilité de votre restaurant en interne, il existe de nombreuses façons d’optimiser ce processus afin de gagner du temps et de garantir l’exactitude des données.

L’un des meilleurs moyens d’optimiser la comptabilité de votre restaurant est d’utiliser un logiciel de comptabilité pour restaurant et de veiller à ce qu’il s’intègre à votre logiciel de caisse.

Les systèmes de caisse connectent chaque point de votre entreprise — de l’inventaire aux ventes — et s’intègrent à divers autres systèmes, tels que les plateformes comptables et les logiciels de gestion du personnel. Cela signifie qu’il est facile de rassembler toutes vos données financières sur vos coûts de revient, vos ventes, vos stocks, vos comptes fournisseurs, vos coûts de main-d’œuvre, etc. pour vous aider à gérer votre comptabilité.

Logiciels comptables spécialisés

Les logiciels de comptabilité pour restaurants sont spécialement conçus pour aider les restaurants à gérer leurs transactions financières. Les applications comprennent généralement des fonctions telles que le suivi des ventes et des dépenses ainsi que les rapports financiers, ce qui permet aux restaurants de garder la maîtrise de leur comptabilité.

Bien que chaque système comptable soit différent, tous ont souvent en commun une série de caractéristiques et d’avantages similaires qui sont conçus pour rationaliser votre comptabilité.

• Automatiser les tâches manuelles de comptabilité et de gestion financière, telles que la facturation, les paiements et la paie.
• Améliorez la gestion de votre trésorerie en obtenant une visibilité en temps réel des performances financières de votre restaurant, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées.
• Le suivi des ventes vous permet de savoir quels sont les produits qui se vendent bien et ceux qui ne se vendent pas, ce qui vous permet d’adapter votre menu et votre stratégie de prix en conséquence, et d’augmenter ainsi vos revenus et votre rentabilité.
• La gestion des salaires permet de suivre les heures de travail des employés, les salaires et les impôts, garantissant ainsi que votre restaurant respecte la législation du travail.
• La gestion multisites vous permet de gérer tous vos sites à partir d’une plateforme centrale, ce qui vous donne une vue d’ensemble claire de votre activité.
• Les rapports financiers, tels que les comptes de résultat et les bilans, peuvent fournir une image claire de la santé financière de votre restaurant, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées.

Comptabilité des restaurants : maîtriser ses finances

Au début, la comptabilité d’un restaurant peut sembler être une perspective peu engageante et chronophage. Toutefois, si vous consacrez un peu de temps à la recherche et à la planification de la meilleure façon de la mettre en place et de la gérer, le processus deviendra beaucoup plus facile à organiser.

Une comptabilité bien gérée dans votre restaurant et réalisée en temps utile est essentielle pour vous assurer de maitriser votre rentabilité et d’investir dans la croissance de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’un logiciel de comptabilité ou de l’embauche d’un comptable, il existe de nombreuses façons de faciliter la gestion de vos finances, et le fait d’établir correctement la comptabilité de votre restaurant dès le départ contribuera à sa réussite sur le long terme.

Pour découvrir comment un logiciel de caisse tout-en-un peut vous aider à faciliter votre comptabilité, contactez nos experts dès maintenant.