Guide complet sur la gestion opérationnelle de votre restaurant : inventaire, marges, profits et menu

La gestion des stocks est souvent un processus laborieux et chronophage pour les restaurateurs.

Pourtant, la clé de la réussite d’un restaurant repose souvent sur une maîtrise solide de la gestion des stocks.

Des marges bénéficiaires à la tarification des fournisseurs en passant par le coût des marchandises vendues (COGS), l’optimisation de votre système de gestion des stocks peut sembler une tâche ardue, mais elle est cruciale si vous voulez accroître l’efficacité de votre gestion des stocks, prendre le contrôle de vos marges et dégager des bénéfices.

Découvrez comment optimiser votre gestion des stocks dans votre restaurant avec les éléments suivants :

Optimiser la gestion de la chaîne d’approvisionnement 

Améliorer la fiabilité et réduction des coûts de votre stock

Contrôler votre coût des marchandises vendues (COGS)

Développer les ventes croisées et additionnelles

Optimisez la chaîne d’approvisionnement de votre restaurant

Une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement est un rouage crucial dans le fonctionnement interne de votre établissement et constitue une première étape clé dans un processus de gestion des stocks de bout en bout réussi. En prenant des mesures pour optimiser votre chaîne d’approvisionnement, vous pourrez vous procurer les meilleurs ingrédients au meilleur prix tout en entretenant d’excellentes relations avec vos fournisseurs.

La gestion des fournisseurs en toute simplicité

Il est encore courant que de nombreux restaurants consignent et enregistrent les prix et les coordonnées des fournisseurs sur une feuille de calcul imprimée, un tableau Excel ou un tableur. Cela peut entraîner des erreurs humaines qui coûtent cher à votre établissement.

Au lieu de cela, les propriétaires d’établissements se tournent de plus en plus vers des solutions technologiques pour gérer leurs fournisseurs, leurs commandes et leurs stocks.

Par exemple, l’outil intégré de gestion des fournisseurs et des commandes de Lightspeed vous permet de créer des profils dans le système de caisse pour chacun de vos fournisseurs. Il est facile d’ajouter le nom, le numéro de téléphone, l’adresse email et le nom du contact du fournisseur et d’attribuer des articles, des prix et des ingrédients à chaque fournisseur. 

Le fait d’avoir vos fournisseurs (et ce que vous leur achetez) sauvegardés dans un système centralisé, ainsi que vos niveaux d’inventaire, rend non seulement les commandes rapides et faciles, mais vous permet, à vous et à votre équipe, de gérer les fournisseurs avec facilité.

Cette visibilité globale vous permet également de :

• toujours savoir ce qu’il faut commander, chez qui et quand (pour ne jamais commander trop ou trop peu) ;
• visualiser les commandes entrantes, marquer le stock comme reçu et enregistrer les écarts ;
• de joindre des factures et des photos aux commandes reçues pour une traçabilité complète ;
• passer rapidement en revue les commandes passées, identifier les problèmes et repérer les tendances, telles que les écarts de commande, au fil du temps.

Gestion simplifiée des bons de commande 

Pour que votre chaîne d’approvisionnement fonctionne comme sur des roulettes, il est essentiel d’optimiser votre processus de commande. 

De nombreux restaurateurs se trouvent dans cette situation : l’équipe est débordée, une feuille de commande disparaît, ou un élément est accidentellement effacé du tableau, et personne ne se souvient des quantités d’un ingrédient particulier à commander.

Avec l’aide de la technologie, il est facile d’éviter ces scénarios. Par exemple, Lightspeed Restaurant veille à ce que vous ayez toujours la bonne quantité de stock disponible, grâce à des niveaux de stock en temps réel et à des règles sophistiquées.

Lorsque le stock doit être réapprovisionné, vous pouvez :

• Créer un bon de commande manuel en sélectionnant les articles dont vous avez besoin auprès des fournisseurs et générer un bon de commande ;
• Définir des rappels par e-mail pour l’achat de certains articles : par exemple, tous les 1er et 2e mercredis du mois, vous pouvez choisir de recevoir un rappel par e-mail pour commander de nouvelles bouteilles de vin ;
• Définir des commandes récurrentes. Ces commandes seront envoyées automatiquement à une heure précise pour des quantités de stock prédéterminées ;
• Visualiser en temps réel les stocks disponibles par rapport aux niveaux de référence et les commandes par rapport aux niveaux de référence ;
• Synchroniser toutes les commandes reçues directement avec votre logiciel de comptabilité – pas de double traitement des données pour une comptabilité précise.

Le fait d’avoir une image claire de vos niveaux de stock à tout moment vous assure de ne jamais commander en trop ou en moins. Cela permet non seulement d’éviter les gaspillages inutiles, mais aussi de déterminer la fréquence à laquelle vous avez réellement besoin d’une livraison particulière.

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques à adopter en matière de gestion d’approvisionnement, consultez notre guide complet sur la gestion optimale de la chaîne d’approvisionnement dans un restaurant.

Inventaires : améliorer la précision pour réduire les coûts

Les inventaires peuvent être fastidieux et chronophages, mais c’est un mal nécessaire qui est essentiel au fonctionnement et à la santé financière de votre établissement. Et, avec des inventaires réguliers et précis, il est beaucoup plus facile de gérer votre stock et de réduire les coûts inutiles. Il est donc crucial de s’assurer que vous disposiez d’une vision claire de votre stock disponible par rapport à ce qui est vendu et aux commandes à venir pour minimiser les coûts, réduire les gaspillages inutiles et augmenter vos marges.

Rationalisez les inventaires avec un logiciel de gestion des stocks

Lorsqu’il s’agit de réaliser des inventaires, là encore, une gestion manuelle peut entraîner des erreurs.Il est donc essentiel de mettre en place un processus de gestion des stocks solide pour garantir que vos inventaires soient toujours exacts.

Alors que de nombreux établissements utilisent une feuille de calcul pour suivre l’inventaire, plusieurs solutions technologiques peuvent le faire pour vous.

Un système de caisse comme Lightspeed permet aux établissements de fonctionner plus efficacement en mettant en évidence le stock disponible par rapport à ce qui a été vendu. Lorsque les stocks commencent à s’épuiser, vous pouvez programmer des rappels pour vous en informer ou créer des commandes récurrentes qui généreront un bon de commande pour réapprovisionner les stocks.

L’intégration d’un système de gestion des stocks à votre logiciel de caisse vous permet de tout contrôler à partir d’un système centralisé. Grâce à cette visibilité, les établissements peuvent gagner du temps en vérifiant manuellement leurs stocks, en réduisant les dépenses et en minimisant le gaspillage.

Des inventaires plus intelligents pour plus de fiabilité

En matière d’inventaire, la consistance est essentielle, et il est crucial de déterminer un calendrier régulier pour vos prises d’inventaire afin de vous assurer que vos chiffres s’alignent et de minimiser les perturbations de votre activité.

Des inventaires hebdomadaires détaillés vous permettront de détecter rapidement toute perte ou anomalie, afin d’ajuster les commandes en conséquence et de minimiser le gaspillage. Les inventaires quotidiens ciblés vous permettent de vérifier quelques articles essentiels, tels que les ingrédients périssables et les meilleures ventes, de sorte que vous ne serez jamais pris de court en cas d’affluence ou d’aliments périssables.

Traditionnellement, les prises d’inventaire sont comptées et enregistrées sur une feuille de papier, et bien que cette méthode soit courante, les feuilles peuvent être perdues et la précision compromise. Pour garantir la précision, Lightspeed peut être utilisé sur un smartphone ou une tablette pour enregistrer les niveaux de stock directement dans la plateforme. 

La fonctionnalité Lightspeed Inventory vous permet d’auditer et de mettre à jour efficacement les niveaux de stock afin que vous puissiez comprendre rapidement les écarts entre votre stock enregistré et le stock réel – et les coûts associés. 

Cette fonctionnalité permet aux restaurateurs de :

• gérer et enregistrer la progression de plusieurs comptages de stocks sur un seul appareil ;
• afficher une barre de progression facile à lire qui vous permet de déterminer la quantité de stock qu’il reste à compter :
• revoir votre inventaire, voir les écarts et mettre à jour les niveaux de stock ;
• étiqueter et nommer vos comptages de stock ;
• affecter le stock à différents endroits pour plus de clarté, comme le réfrigérateur du bar, la réserve ou le congélateur.

Avec les inventaires intégrés à votre logiciel de caisse, il est facile de réduire les coûts en ne commandant que ce dont vous avez besoin. De plus, vous aurez une meilleure visibilité sur les produits qui doivent être réapprovisionnés et ceux qui sont en surstockage, ainsi que sur les anomalies dans vos niveaux de stock, ce qui vous permettra de savoir si des produits sont manquants ou gaspillés.

Lightspeed Restaurant a permis à Éloi Spinnler, chef du restaurant bistronomique Orgueil (labellisé deux macarons Écotable) d’éviter un inventaire manuel fastidieux : “Le fait de pouvoir comptabiliser à chaque vente qu’il y a une bouteille qui est sortie du stock, c’est plus une vérification à faire en fin de mois et non pas un comptage de bouteilles une par une.” 

Suivre et répertorier les pertes pour réduire les coûts

Pour réduire le risque de divergences lors de l’inventaire, il est essentiel de mettre en place un système efficace de suivi des pertes dans le cadre de votre processus de gestion des stocks.

Afin de bien comprendre votre stock, il est important de répertorier tout gaspillage ou perte créé dans votre établissement, qu’il s’agisse d’une erreur, d’un déversement accidentel ou d’un renvoi par le client. Bien que cela puisse sembler extrême, c’est le meilleur moyen de dresser un tableau précis de vos niveaux de stock. Il est donc essentiel que votre personnel prenne l’habitude de répertorier les pertes pour que vos chiffres restent exacts.

Lightspeed dispose d’une fonctionnalité pratique de gestion des perte qui vous permet de connaître précisément votre gaspillage et de savoir combien il vous coûte. Comment ?

• en répertoriant facilement les pertes, en indiquant qui les a saisies et pourquoi ;
• l’inventaire est automatiquement mis à jour dans le système de caisse lorsque les pertes sont répertoriées ;
• en exécutant des rapports pour repérer les tendances au fil du temps.

Une gestion efficace des stocks ne se limite pas à savoir ce que vous avez en main. Lorsque vous connaissez précisément ce que vous avez gaspillé, vous pouvez attribuer des coûts à ces pertes et en comprendre l’impact. Lorsque vous savez pourquoi vous avez gaspillé, vous pouvez prendre des mesures pour éviter que cela ne se reproduise, ce qui vous permet de réaliser des économies sur le long terme.

Découvrez dans cet article « Comment gérer le stock alimentaire de votre restaurant » des conseils plus détaillés pour suivre votre stock sans failles. 

Contrôle des marges : comment calculer le coût de revient pour augmenter les marges bénéficiaires

Une fois que vous avez mis au point votre chaîne d’approvisionnement et votre gestion des stocks, l’étape suivante consiste à maîtriser vos coûts de production et vos marges afin de vous assurer que votre processus de gestion des stocks soit rentable.

Calculer le COGS

En dehors du loyer et des salaires, le coût des marchandises vendues (COGS) est le coût le plus élevé pour un établissement dans le secteur de la restauration, et c’est donc l’un des éléments les plus importants à mesurer.

En analysant le coût des marchandises vendues, vous aurez une idée précise du coût de vos stocks sur une période donnée. Cette information vous aidera à comprendre dans quelle mesure les articles de votre menu sont rentables et si vous devez procéder à des ajustements de prix.

Pour calculer le coût global de production pour une période donnée, disons de septembre à décembre, vous devez prendre en compte trois valeurs :

• Le stock initial : le montant total du stock dont vous disposez au début du mois de septembre ;
• Stock acheté : tout le stock acheté entre septembre et décembre ; 
• Stock final : le montant total du stock dont vous disposez à la fin du mois de décembre ;

Faisons quelques calculs. 

Supposons que votre stock au début du mois de septembre valait 4 000 euros et que, pendant cette période, vous avez dépensé 14 000 euros en stock. À la fin du mois de décembre, votre stock valait 8 000 euros.

Pour calculer vos coûts de production pour cette période, il suffit d’ajouter votre stock initial à votre stock acheté, puis de soustraire votre stock final de ce total. Par exemple :

(4,000 + 14,000) – 8,000 = 10,000 euros

Une fois que vous avez calculé vos coûts des marchandises vendues (COGS), ce qu’il vous reste est votre bénéfice brut. En règle générale, plus votre coût d’achat est bas, plus votre bénéfice brut est élevé. Vous devez donc chercher à réduire le plus possible vos coûts d’exploitation (sans nuire à la qualité) afin de maximiser vos marges bénéficiaires.

Pour plus de détails, découvrez dans notre guide complet comment calculer (et maîtriser) le coût des marchandises vendues (COGS) dans votre restaurant.

L’ingénierie des menus et la psychologie de la conception des menus 

L’ingénierie et la conception des menus est un art raffiné qui peut contribuer à stimuler les ventes de vos plats à forte marge. 

L’ingénierie des menus évalue la tarification d’un menu à l’aide des données relatives aux ventes et aux coûts des marchandises vendues (COGS) afin de déterminer les plats à mettre en avant et leur prix. Muni de ces données, vous devriez être en mesure de classer chacun des éléments de votre menu en quatre catégories pour vous aider à élaborer vos futurs menus.

• Les vaches à lait : articles de menu à faible rentabilité mais à fort volume de ventes ;
• Les stars : cet article a une marge de profit élevée et un grand nombre de transactions. C’est le plat à promouvoir pour augmenter les ventes et les bénéfices ;
• Les poids morts : ces plats sont peu rentables et se vendent rarement. Envisagez de supprimer ces plats de votre menu ou de les modifier pour en augmenter l’attrait ;
• Les dilemmes : ces plats ont une marge bénéficiaire élevée mais des ventes faibles. Ils ont le potentiel pour devenir une star, mais il faudra peut-être les modifier ou les promouvoir.

Alors que l‘ingénierie du menu détermine quels plats doivent ou ne doivent pas figurer sur votre menu, la présentation du menu détermine la place que doivent occuper vos plats les plus rentables. La conception d’un menu fait appel à beaucoup de psychologie et la façon dont vous le présentez peut avoir un impact sur ce qu’un client commande ou ne commande pas. 

Voici nos trois conseils pour une présentation de menu qui augmente les profits :

• Supprimez l’affichage de vos prix en euros – en supprimant le symbole en euro de vos prix, vous incitez le client à dépenser plus que prévu ;
• Le triangle d’or : la position d’un article sur votre menu est importante. Lorsqu’une personne reçoit un menu, son regard suit généralement un schéma spécifique : elle regarde d’abord au milieu, puis dans le coin supérieur droit, et enfin en haut à gauche, ce qui crée le triangle d’or. C’est là que vous voulez placer vos plats avec les marges bénéficiaires les plus élevées ;
• Plat-leurre – ce plat est placé en haut du menu et son prix est plus élevé que celui des autres plats. L’objectif est de faire en sorte que tous les autres plats paraissent plus avantageux en comparaison, ce qui incitera le client à les commander.

Découvrez notre article détaillé sur comment créer un menu rentable dans votre restaurant.

Exploiter les données pour maximiser les marges

Vous avez peut-être une bonne idée des plats qui se vendent bien et des marges bénéficiaires les plus importantes, mais il est essentiel d’étayer vos hypothèses par des données. Lorsqu’il s’agit de prendre des décisions qui auront un impact sur vos résultats, la connaissance est le pouvoir, et il est crucial de disposer d’une source d’information fiable pour guider vos choix.

Prendre des décisions avisées sur vos stocks (plutôt que de faire des suppositions) est facile lorsque votre système de caisse et de gestion des stocks est combiné dans la même plateforme. Lightspeed, par exemple, dispose de puissantes capacités de reporting qui offrent aux propriétaires d’établissements une visibilité complète sur leurs marges, leurs coûts d’exploitation, leurs stocks et les performances de leurs menus.

Des rapports visuels et rapides à générer vous assurent :

• De disposer d’une visibilité complète des bénéfices bruts potentiels lorsque vous élaborez des recettes avec un calculateur de coût ;
• De comprendre le meilleur prix et le plus rentable pour les articles du menu grâce aux prix suggérés ;
• De savoir ce qui entre, ce qui sort, ce qui est gaspillé et qui l’a gaspillé ;
• De savoir ce qui se vend bien et ce qui ne se vend pas, grâce à des informations détaillées sur les produits ;
• D’examiner en détail les performances de chaque produit et comparez les performances de différents produits dans le temps ;
• De repérer les serveurs les plus performants et identifier les opportunités de formation ; 
• De suivre la fréquence à laquelle les clients reviennent, le ticket moyen par tête et les plats les plus commandés.

Pour aller plus loin, découvrez les 6 indicateurs que les restaurants à succès suivent au quotidien.

La vente suggestive : la clé de la vente incitative et de la vente croisée

L’étape finale d’un processus de gestion des stocks bien huilé consiste à vendre les plats de votre menu (de préférence les plus rentables) à vos clients. Et la meilleure façon d’y parvenir est la vente suggestive.

La vente incitative et la vente croisée sont souvent considérées comme un art obscur, en particulier par ceux qui sont en première ligne. Cependant, lorsqu’elles sont réalisées de manière subtile et réfléchie, les ventes incitatives et croisées réussies peuvent avoir un impact significatif sur vos résultats financiers et améliorer l’expérience de vos clients. 

Vente incitative et vente croisée

La vente incitative consiste à vendre davantage d’un même produit moyennant un léger supplément. Lorsqu’elle est bien faite, elle peut augmenter considérablement vos marges bénéficiaires. En un mot, vous vous adressez à l’estomac du client. Si un client paie 10 euros pour un repas de taille moyenne et qu’on lui propose un grand repas pour 2 euros de plus, il est probable qu’il acceptera. 

En revanche, la vente croisée demande un peu plus de finesse. 

Avec la vente croisée, vous cherchez à amener le client à commander quelque chose qu’il ne pensait pas commander. Un excellent exemple de cela est l’association de vins avec certains plats. Le plat est parfait sans le vin, mais les deux sont mis en valeur l’un avec l’autre – et votre dépense par tête augmente.

Améliorez votre vente suggestive

Si vous avez du mal à tirer profit de votre stratégie actuelle de vente suggestive, suivez ces quelques conseils pour stimuler vos ventes :

• Agrandissez votre carte de boissons. Il est souvent plus facile de vendre davantage des boissons que de plats. Investissez dans une gamme de grands verres et encouragez votre personnel à toujours demander aux clients s’ils préfèrent un grand verre plutôt qu’un petit ;
• Formez votre personnel à votre menu. Si votre équipe en salle connaît bien l’ensemble de votre menu (boissons comprises), il lui sera beaucoup plus facile de faire de véritables recommandations de vente croisée ;
• Conseillez à votre personnel les plats à forte rentabilité. Il est essentiel que votre équipe connaisse les plats et les boissons qui génèrent le plus de bénéfices afin de pouvoir faire des recommandations en conséquence ;
• Encouragez la conversation. Encouragez votre équipe à discuter avec les clients du menu et de leurs préférences et aversions culinaires. Ainsi, ils seront mieux placés pour faire de véritables suggestions de vente incitative et de vente croisée.

Pour aller plus loin, découvrez 8 façons d’augmenter le panier moyen de vos clients dans votre restaurant.

Gérez vos stocks et vos coûts de revient avec Lightspeed

Une gestion des stocks inefficace a un impact sur vos flux de travail, vos coûts de production, votre personnel, vos clients et vos marges bénéficiaires. 

Il est donc essentiel de définir vos processus et de veiller à ce que votre équipe soit en phase. Les bons outils vous permettront de réduire vos coûts et de maximiser vos marges grâce à un processus de gestion des stocks efficace.

Une plateforme de caisse comme Lightspeed vous permet d’aller au-delà de la réception des commandes et du comptage des stocks pour gérer votre inventaire. Lightspeed simplifie le suivi des ingrédients au fur et à mesure de leur production et de leur vente. Vous pouvez ainsi savoir exactement combien chaque plat vous coûte et quelle est la marge pour chacun d’entre eux, afin de vous assurer de toujours dégager un bénéfice. Contactez-nous pour découvrir comment Lightspeed peut vous aider à faire passer la gestion de votre restaurant au niveau supérieur.