Gérer son restaurant à distance : 5 astuces pour éviter les accrocs

Lorsqu’on est gérant ou propriétaire d’un restaurant, superviser les opérations de son établissement depuis son restaurant était la règle de fonctionnement jusque dans les années 2000. Formation des équipes, gestion des stocks ou encore gestion du planning du personnel ne pouvaient s’établir en dehors des murs de votre établissement.

Aujourd’hui, que vous gériez plusieurs établissements ou que vous assuriez le développement de votre restaurant en passant la majorité de votre temps en dehors des murs de votre établissement, il est possible avec la bonne technologie, de gérer votre restaurant à distance tout en assurant le bon déroulement des opérations.

Découvrez dans cet article : 

• Les avantages de gérer son restaurant à distance
• 5 astuces à suivre pour gérer son restaurant à distance et éviter les faux pas 

Quels sont les avantages de gérer votre restaurant à distance ? 

Avec le développement d’outils technologiques modernes et fonctionnels, les restaurateurs disposent d’une panoplie d’avantages pour gérer leur restaurant à distance, dont notamment : 

1. Des rapports opérationnels accessibles depuis n’importe où, tout le temps 

Que vous soyez en déplacement pour rencontrer des partenaires ou pour collecter des fonds, votre emploi du temps ne vous permet pas toujours d’être présent sur site pour suivre les performances de votre établissement au quotidien, d’autant plus si vous gérez un réseau de plusieurs restaurants.

Avec les logiciels de cloud qui sont apparus depuis plusieurs années, les restaurateurs ont désormais accès à des rapports d’information détaillés depuis l’endroit où ils souhaitent, à tout moment.

Plus besoin de se rendre sur site pour décortiquer des rapports de performance : un gain de temps que vous pouvez allouer pour développer d’autres pans d’activité de votre restaurant !

De plus, la majorité des logiciels de caisse sur le cloud permettent de programmer l’envoi de ces rapports aux heures qui vous conviennent le mieux : là encore utile pour éviter qu’ils ne se perdent dans vos notifications email ou SMS.

Ainsi, qu’il s’agisse de garder un oeil sur vos plats les plus populaires de votre menu ou de suivre les performances de vente de vos employés, un logiciel de caisse sur le cloud permet de synthétiser et d’envoyer ces informations en rapports exploitables pour les restaurateurs.

 2. Gestion opérationnelle de votre restaurant 

Vous ne pouvez vous rendre physiquement dans votre restaurant mais souhaitez ajouter un menu supplémentaire ? 

 Là encore, l’avantage d’un logiciel sur le cloud est qu’il permet aux restaurateurs d’ajuster leur menu en temps réel depuis chez eux et où qu’ils soient  : une simple connexion Internet et l’accès au back-office de leur logiciel de caisse sont suffisants.

Toutes les tâches opérationnelles d’un restaurant peuvent être ainsi effectuées à distance: gestion du planning du personnel, modification des menus, attribution et gestion du plan de salle, gestion réservations ou encore intégrations pour la livraison.

Plus besoin de gérer ces tâches dans les locaux de votre établissement et le chaos que peuvent représenter les périodes de rushs en restauration : vous pouvez ainsi gérer et prendre des décisions à tête reposée dans le lieu que vous souhaitez.

3. Gestion restaurants multi-sites : efficacité et gain de temps au rendez-vous 

Pour les restaurateurs à la tête de plusieurs restaurants, la gestion peut devenir un vrai casse-tête chronophage et source d’erreurs.

Un logiciel de gestion sur le cloud à distance permet de piloter son réseau de restauration efficacement à partir d’un seul tableau de bord, limitant le temps passé à jongler entre ses différents établissements et donc réduisant les risques d’erreurs.

Les restaurateurs peuvent facilement personnaliser la création et le changement de menu pour chaque lieu ou centraliser leurs campagnes marketing de fidélisation client depuis une seule plateforme.

L’enseigne Franks Hot Dogs l’a bien compris : les deux fondateurs, Jonathan Sellam et Benjamin Attal, à la tête d’une dizaine de corners, se sont appuyés sur Lightspeed Restaurant pour configurer et suivre à distance, l’ensemble de leurs points de vente. Ils ont ainsi pu modifier leurs menus à distance depuis un dashboard centralisé et suivre les rapports d’activité de leurs différents établissements.

5 astuces à mettre en place pour gérer son restaurant à distance sans accrocs 

Les outils technologiques sur le cloud ont pour objectif d’aider les restaurateurs à gérer leur activité de manière plus intelligente, à travers 5 tactiques clés :

1. Accéder aux données clés pour prendre des décisions éclairées 

Pour obtenir des données exploitables, les restaurateurs doivent d’abord s’assurer de disposer d’un logiciel de caisse avec les infrastructures adéquates.

Le temps des serveurs installés sur site est révolu et coûteux : assurez-vous que votre logiciel de caisse puisse fournir des données paramétrées sur le cloud, facilement accessibles depuis n’importe quel emplacement.

La deuxième étape consiste à pouvoir naviguer dans cette masse de données et en tirer des enseignements clairs et actionnables pour son restaurant. Là encore, les logiciels de caisse qui offrent à leurs clients des rapports clairs avec des points d’actions et axes d’améliorations clairement identifiées peuvent vous permettront de tirer votre épingle du jeu et d’éviter de perdre du temps à déchiffrer des rapports multiples et parfois obscurs.

Enfin, ces rapports de performances basées sur les données de votre restaurant doivent être personnalisables en fonction de vos besoins et de vos indicateurs clés de performance que vous souhaitez suivre : chiffre d’affaires journalier, ventes moyennes par personnel, taux de rotation des tables, etc. 

Pour des résultats optimaux, les logiciels de caisse sur le cloud doivent travailler en symbiose avec leurs partenaires d’intégration. Ces intégrations permettent de relier les différentes composantes du restaurant, offrant ainsi une vue d’ensemble pour les analyses et les plans d’action à mener.

Un logiciel de caisse sur le cloud comme Lightspeed Restaurant permet aux restaurateurs de disposer d’une vue d’ensemble de leurs performances et de rapports configurables selon leurs besoins : les restaurateurs peuvent choisir la fréquence des rapports de ventes (journaliers, hebdomadaires ou mensuels) ou garder un oeil avisé sur les plats les plus et les moins vendus grâce à des rapports sur les produits.

2. S’entourer des bons outils technologiques 

Gérer son restaurant à distance implique de pouvoir s’entourer d’outils accessibles depuis n’importe où et à n’importe quel moment : 

• Logiciel de caisse : l’outil indispensable pour piloter les tâches quotidiennes dans son restaurant. Comme mentionné, le logiciel de caisse doit être accessible depuis une seule interface et les restaurateurs doivent pouvoir gérer leur activité sans accrocs : plan de salle, modification du menu, planning du personnel, etc.
• Ecran d’affichage cuisine : les restaurateurs disposent de données telles que le temps de préparation de chaque commande ou la durée d’ouverture des tickets, ce qui leur permettent d’évaluer le rythme de travail en cuisine à distance.
• Commandes en ligne : les outils de commande en ligne ont le vent en poupe depuis l’apparition de la Covid et s’inscrivent dans une tendance plus large de consommation des repas à domicile. Pouvoir suivre à distance les statistiques clés telles que les commandes reçues via les plateformes de livraison tierces ou l’outil de commande en ligne permet de mesurer son efficacité et les ajustements éventuels (prix, menus, horaires, planification du personnel, etc).
• Gestion des stocks : la gestion de son inventaire et la relation fournisseurs est primordiale pour maintenir ses marges et éviter les surplus ou sous-stockages générateurs de coûts pour les restaurateurs. Là encore, un outil de gestion des stocks accessible à distance permet un gain de temps dans le quotidien des gérants : plus nécessaire de se rendre chez le fournisseur directement pour un simple réapprovisionnement de commandes !
• Outil de réservation en ligne : ce dernier évite une présence sur place en permettant la prise de réservation en ligne à distance. En intégrant un outil de réservation en ligne au logiciel de caisse, les restaurateurs se déchargent de tout suivi : les tables sont automatiquement ouvertes dans le plan de salle et le logiciel de réservation assure un suivi automatique de la réservation. 

En s’équipant d’une plateforme de caisse tout-un, les restaurateurs disposent d’une vue à 360 degrés de leur activité et connectent leurs différentes sources de données dans une seule plateforme, le tout géré à distance.

3. Déléguer et former le personnel sur place 

Gérer son restaurant à distance signifie ne pas être impliqué sur les moindres faits et gestes de votre activité au quotidien. Le personnel de restaurant qui gère votre activité au quotidien (personnel de salle, cuisiniers, directeur des opérations, etc) est le garant du bon fonctionnement de votre établissement.

Ils doivent donc être formés sur les outils technologiques en place pour que les gérants puissent disposer de données fiables sur les tenants et aboutissants sur place.

Gérer son restaurant à distance implique également de déléguer et ne pas suivre son personnel au quotidien : une bonne organisation de service est primordiale, surtout en période de pointe, et implique des processus bien en place si vous n’êtes pas présent sur place.

Pour booster la prise d’autonomie, formez vos employés sur la prise de décision et la résolution de problèmes en votre absence et établissez des protocoles de gestion des incidents pour gérer les situations d’urgence.

4. Atténuer les risques

Si vous êtes la tête d’un réseau de plusieurs restaurants ou si vous venez de lancer votre établissement, la gestion à distance implique également de garder un œil sur la conformité des réglementations en vigueur, le respect des règles de sécurité ou encore les risques de vol.

Pour ce qui est des normes et réglementations en vigueur, déléguer cette tâche à un personnel sur place et l’affichage dans le lieu de repos/vestiaire peuvent contribuer à un maintien en bonne et due forme.

Pour ce qui est de la gestion des tiroirs-caisses ou la gestion du service, assurez-vous que l’accès est limité et autorisé aux seules personnes habilitées. 

Un logiciel sur le cloud comme Lightspeed Restaurant permet d’autoriser l’accès aux fonctionnalités clés (plan de salle, ouverture d’une table, paiement, etc) aux seuls personnels enregistrés dans le système de caisse.

Autre mesure : suivez de près l’inventaire des produits en établissant des rapports quotidiens et en les comparant aux ventes pour faire remonter des écarts éventuels. 

Là encore, un logiciel de gestion des stocks vous permet de détecter si les recettes ne semblent pas correspondre à la fréquentation de votre restaurant ou si vous constatez des pénuries de stock sur un service en particulier : utile pour agir en conséquence.

5. Intégration logiciel de caisse X gestion de stocks : une combinaison idéale

Comme abordé plus haut, la gestion des stocks est primordiale dans l’activité quotidienne d’un restaurant, d’autant plus si vous gérez à distance votre établissement.

Pour optimiser la gestion et le suivi de votre inventaire à distance, l’intégration de votre logiciel d’inventaire dans votre logiciel de caisse permet de relier vos chiffres de vente et vos besoins en temps réel au logiciel de gestion des stocks.

Les restaurateurs travaillant avec une solution comme Lightspeed Inventory peuvent affiner leur gestion des stocks de manière précise : les chiffres de vente quotidien sont enregistrés sur Lightspeed et  les données comparées avec les coûts opérationnels, le coût réel des aliments ou encore la marge brute. Les restaurateurs disposent d’un tableau de bord leur permettant de visualiser où des ajustements peuvent être effectués pour limiter leurs coûts ou augmenter leurs marges !

Autre bénéfice : avec la fonctionnalité de réapprovisionnement automatique, les propriétaires n’ont plus besoin d’être sur site pour gérer leur approvisionnement en stock – les demandes d’approvisionnement sont automatiquement générées en fonction d’un seuil prédéterminé par le gérant ! 

Gérer son restaurant à distance : les bonnes pratiques à garder en tête 

Pour gérer un restaurant à distance sans accros, il est important d’ :

• Établir une communication claire et efficace avec les employés sur place.
• Utiliser des outils technologiques pour surveiller les opérations, la gestion des stocks et les ventes en temps réel.
• Former les employés sur la prise de décision et la résolution de problèmes en votre absence.
• Établir des protocoles de gestion des incidents pour gérer les situations d’urgence.

Gérer son restaurant à distance : équipez-vous des outils technologiques adéquats !

Les plateformes de commerce tout-en-un qui regroupent système d’encaissement, gestion des stocks, planification du personnel et qui sont modulables avec des intégrations personnalisées selon les besoins des restaurateurs sont idéal pour gérer son restaurant à distance.

Assurez-vous qu’un logiciel de caisse tout-en-un soit intuitif et facilement configurable pour éviter de perdre du temps à distance et pouvoir accéder aux informations clés, en tout lieu et à tout moment.

Si vous souhaitez savoir comment un logiciel sur le cloud comme Lightspeed Restaurant peut vous aider à piloter votre restaurant à distance, contactez nos experts dès maintenant.