Fiche de réapprovisionnement d’inventaire périodique automatique : ce que c’est et comment l'utiliser (+ template gratuit)

Les restaurants consacrent entre 25 et 40 % de leurs recettes à la gestion de leur inventaire alimentaire, ce qui fait du coût des ingrédients la plus grande dépense d’exploitation des restaurants. 

Pour gérer son restaurant avec succès, maintenir des niveaux de stock appropriés est primordial. Or, pas toujours facile de gérer le réapprovisionnement des ingrédients lorsqu’on doit gérer d’autres tâches  administratives et opérationnelles au quotidien dans son établissement.

Les restaurateurs peuvent justement s’appuyer sur une fiche de réapprovisionnement périodique automatique (RPA) pour s’assurer de disposer d’un stock minimum à portée main et à tout moment.

Vous n’êtes pas familier avec ces feuilles de calcul ?  On vous explique justement dans cet article ce qu’est une fiche de réapprovisionnement période automatique, pourquoi c’est utile et comment l’utiliser dans votre restaurant (En bonus, nous vous partageons un template gratuit que vous pouvez copier).

Fiche de réapprovisionnement période automatique : qu’est-ce que c’est ? 

Comment en créer une

Comment vous en servir dans vos opérations quotidiennes

Template gratuit 

Quelles alternatives aux fiches de réapprovisionnement périodiques automatiques ?  

Qu’est-ce qu’une feuille (ou fiche) de réapprovisionnement périodique automatique d’inventaire ?

Le réapprovisionnement périodique automatique d’inventaire est une méthode de gestion des stocks alimentaires d’un restaurant qui consiste à disposer d’une quantité minimale de ces stocks à tout moment, pour faire face à la demande mais sans un excédent qui sera perdu ou gaspillé par la suite.

Une fiche de réapprovisionnement périodique automatique d’inventaire est donc une feuille de calcul qui vous aide à fixer ces minimums et à déterminer la quantité de stock nécessaire à commander auprès de vos fournisseurs. Cette feuille de calcul peut être conservée sous forme numérique ou sur papier. Nous verrons plus loin les avantages et les inconvénients de ces deux options. 

Comment créer une fiche de réapprovisionnement périodique automatique d’inventaire ?

La création d’une fiche de réapprovisionnement périodique automatique d’inventaire est simple si vous comprenez ce que contient chaque colonne. Pour créer une fiche de réapprovisionnement périodique automatique, vous devez créer un tableau avec les six colonnes suivantes :

• Article : Placez ici le nom de l’article d’inventaire brut ou du produit alimentaire que vous devez commander. Il peut être utile de noter également le volume de ce produit, surtout s’il est vendu en vrac.
  • Exemple : 1 kg de frites surgelées , brocoli cru,  10 litres de vins
•  Niveau de réapprovisionnement périodique automatique :  C’est ici que vous notez la quantité minimale de cet article que vous voulez avoir en stock chaque fois que vous réapprovisionnez l’inventaire de votre restaurant ou bar. Cette colonne peut représenter une simple quantité, un poids ou un volume.
  • Exemple : 100, 15 kgs, 100 kgs.
• Niveau de stock actuel : Dans cette colonne, indiquez la quantité de cet article que vous avez actuellement en stock.
• Stock d’urgence : Parfois, vous souhaitez disposer d’un stock supplémentaire, juste au cas où. Envisagez d’ajouter un stock d’urgence à votre niveau de référence en cas de pénurie ou d’interruption de la chaîne d’approvisionnement ou pour les articles difficiles à trouver. Cette colonne est facultative.
• Réapprovisionnement périodique automatique (PRA) à usage spécial : si votre restaurant accueille des événements privés, lance des pop-ups ou offre un service de traiteur, vous pouvez avoir besoin de commander un stock supplémentaire pour ces occasions que vous ne prendriez pas en compte dans votre niveau de stock quotidien. Utilisez la colonne PRA à usage spécial pour vous assurer que vous avez les provisions dont vous avez besoin pour ces occasions spéciales.
• Montant de la commande : En remplissant les autres colonnes de votre fiche de réapprovisionnement périodique automatique et en effectuant quelques calculs (nous y reviendrons), vous obtiendrez un montant de commande qui détermine la quantité de chaque article que vous devez commander pour maintenir votre niveau d’inventaire.

Si tout cela vous semble confus, ne paniquez pas. Continuez à lire pour accéder à notre template gratuit de fiche de réapprovisionnement périodique automatique d’inventaire. Mais avant toute chose, nous allons vous montrer comment mettre ces chiffres en pratique. 

Comment utiliser une fiche de réapprovisionnement périodique automatique d’inventaire ? 

Utilisez votre fiche de réapprovisionnement périodique automatique  lorsqu’il est temps de passer une commande d’inventaire pour un restaurant ou un bar. Voici ce que vous devez faire :

1. Tout d’abord, assurez-vous d’avoir répertorié tous les articles de votre inventaire dans la colonne « article ». Vous pouvez classer votre inventaire par ordre alphabétique, par fournisseur ou par section de votre menu ou de votre cuisine. Choisissez la configuration qui vous fera gagner le plus de temps.
2. Ensuite, choisissez un niveau de réapprovisionnement automatique pour chaque article. La meilleure façon de le faire est d’utiliser les données des rapports de votre système de caisse. Analysez la quantité d’inventaire que vous écoulez chaque semaine et divisez-la par le nombre de livraisons que vous recevez chaque semaine. Par exemple, si vous épuisez 20 kgs de brocoli chaque semaine et recevez deux livraisons par semaine, vous devriez commander 10 kgs de brocoli à chaque livraison.
3. Ensuite, vous devrez déterminer le niveau actuel de vos stocks. Vous pouvez le faire en comptant les stocks manuellement ou en consultant les rapports de votre logiciel de caisse. Lorsque vous avez ces chiffres, soustrayez-les de la colonne des niveaux des réapprovisionnement automatique. Disons que la quantité de réapprovisionnement automatique de brocoli est fixée à 10 kgs : il vous reste actuellement 3 kgs de brocoli. Soustrayez 3 kgs des 10kgs et vous obtiendrez 7 kgs. Si vous n’avez pas besoin de maintenir un stock d’urgence ou un stock à usage spécial, c’est la quantité que vous devez commander pour maintenir votre niveau de référence. Si vous prévoyez de conserver des provisions pour les urgences et/ou les événements spéciaux, poursuivez votre lecture.
4. Nous allons maintenant remplir la colonne des stocks d’urgence. Utilisez-la pour ajouter un stock de réserve pour les produits qui sont difficiles à trouver ou dont les prix sont volatils. Par exemple, une pénurie d’avocats a rendu cet ingrédient difficile à obtenir. Si votre restaurant a recours aux avocats, il est judicieux d’en commander davantage pour être sûr de pouvoir répondre à la demande des clients. Une fois que vous avez déterminé votre niveau de réapprovisionnement automatique d’urgence, ajoutez ce montant au total des autres colonnes.
5. Si vous organisez des événements dans votre restaurant, vous devrez commander des stocks en plus de ceux dont vous avez besoin au quotidien. Après avoir évalué les ingrédients – et la quantité de chacun d’entre eux – dont vous aurez besoin pour les événements spéciaux, ajoutez ces chiffres à la colonne « utilisation spéciale ». Ensuite, ajoutez ce chiffre au total des colonnes précédentes de votre feuille de réapprovisionnement d’inventaire automatique . Ce chiffre indique la quantité de chaque article que vous devez commander.

Voici un bref aperçu de la formule permettant de passer commande des stocks d’un restaurant à l’aide de votre fiche de réapprovisionnement périodique automatique :

Montant de la commande = niveau de réapprovisionnement périodique automatique  – niveau d’inventaire actuel + approvisionnement d’urgence + approvisionnement pour usage spécial.

Et voici un rappel de la façon de déterminer les niveaux d’inventaire à  réapprovisionnement périodique automatique :

Niveau de réapprovisionnement périodique automatique = Quantité d’inventaire consommée chaque semaine / Nombre de livraisons d’inventaire par semaine.

Vous êtes maintenant prêt à créer votre propre fiche d’inventaire RPA et à l’utiliser pour vous assurer de disposer d’un bon niveau de stock à tout moment. 

Template fiche de réapprovisionnement périodique automatique (RPA)

Comme promis, voici un modèle de feuille d’inventaire RPA avec toutes les colonnes que nous avons décrites. Nous avons même rempli quelques lignes types pour vous guider. 

Fiches d’inventaire de RPA numériques ou manuelles

Copiez et collez notre fiche d’inventaire de RPA, faites une capture d’écran ou créez la vôtre sur une feuille de papier ou via Excel/Google Sheets. 

Vous vous demandez s’il est préférable de créer une fiche d’inventaire papier ou plutôt numérique ? Les deux méthodes présentent des avantages. 

Une feuille d’inventaire numérique peut être partagée plus facilement avec votre équipe et peut être mise à jour par plusieurs membres de l’équipe à la fois, ce qui vous aidera à répartir les tâches de gestion des stocks dans votre restaurant indépendant, votre hôtel-restaurant ou votre bar. Cependant, votre équipe devra disposer du bon équipement pour que l’utilisation d’une feuille numérique en vaille la peine. Les ordinateurs de bureau sont trop encombrants, tandis que les petits écrans des smartphones rendent la mise à jour des feuilles de calcul délicate. Une tablette est votre meilleur choix si vous optez pour un suivi numérique de l’inventaire.

Une feuille d’inventaire par papier est facile à remplir une fois votre template en main, mais elle peut facilement être égarée et ne peut pas être mise à jour par plusieurs personnes à la fois. 

Quelles alternatives à la feuille d’inventaire de réapprovisionnement périodique automatique ?

Si les fiches d’inventaire RPA digitales ou papier sont une bonne solution pour les restaurateurs, elles ne sont pas l’outil le plus efficace pour maintenir les niveaux de stock.

Un système de caisse doté de fonctionnalités avancées de gestion des stocks, comme Lightspeed, suit automatiquement le niveau de vos stocks et vous indique la quantité que vous devez commander, ce qui vous évite d’avoir à vérifier manuellement les stocks et à déterminer les montants des commandes.

Avec un système de caisse pour restaurant basé sur le cloud qui fonctionne sur des iPads, vous pouvez abandonner les feuilles de calcul et connaître à tout moment, et de n’importe où, combien il vous reste de stocks dans votre restaurant ou votre bar. 

Avec Lightspeed, vous pouvez réduire le gaspillage et contrôler les coûts en ne commandant que ce dont vous avez besoin. Vous serez en mesure d’obtenir des informations détaillées en suivant chaque ingrédient et toute fluctuation de prix pour calculer les coûts et les marges des ingrédients. 

Lightspeed vous permet également de recevoir des alertes de rupture de stock et d’automatiser les commandes récurrentes auprès de vos fournisseurs, ce qui vous permet de gagner du temps et d’avoir la certitude que vous atteindrez toujours les niveaux de stock requis. 

Fiche de réapprovisionnement inventaire automatique  : un outil indispensable pour mieux gérer vos stocks alimentaires 

Les feuilles ou fiches d’inventaire RPA aident les restaurateurs à s’assurer qu’ils disposent d’un niveau minimum de stock pour répondre à la demande des clients. Ces feuilles de calcul déterminent la quantité de stock que les restaurateurs doivent commander aux fournisseurs à chaque livraison. 

Un logiciel de caisse doté de fonctionnalités avancées de gestion des stocks, comme Lightspeed, est une alternative plus efficace à l’utilisation d’une feuille d’inventaire classique en vous permettant d’automatiser vos commandes de réapprovisionnement ! Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous dès maintenant ou visionnez une démo.