Gestion des paiements dans la restauration : le guide complet pour survivre en 2022

Maintenir une trésorerie récurrente est l’élément vital de toute entreprise, c’est pourquoi le traitement des paiements  est un élément clé de la réussite d’un établissement dans la restauration.

Tous les restaurants souhaitent que les clients puissent régler l’addition aussi facilement que possible.

Il est tout aussi important que votre personnel n’éprouve aucune frustration ou point de blocage lorsqu’il assiste les clients dans la gestion du règlement de l’addition.

Votre personnel de salle n’a pas envie de courir entre les tables et le logiciel de caisse ou d’avoir à saisir de nombreuses informations manuelles pour régler l’addition, surtout lorsque la caisse et le service en salle sont sous l’eau. Pourtant, cela reste le cas pour de nombreux restaurants. 

Dans cet article, nous allons passer en revue les principaux éléments que les restaurateurs doivent connaître à propos du traitement des paiements, tout en orientant les restaurateurs qui sont déjà familiarisés avec le concept vers des conseils et des explications plus détaillées.

Découvrez :

• En quoi consiste le traitement des paiements dans les restaurants : un aperçu rapide
• Trois modèles courants de traitement des paiements
• Les éléments sur lesquels s’attarder chez un processeur de paiement pour restaurants
• Éléments incitant à la prudence lorsque vous comparez les processeurs de paiement
• Comment connecter votre processeur de paiement à votre logiciel de caisse

Traitement des paiements des restaurants : un aperçu rapide

Le traitement des paiements dans les restaurants n’a probablement que peu, voire pas du tout, été abordé lors de votre formation ou de votre apprentissage dans le monde de la restauration. 

Et, on vous l’accorde, ce n’est probablement pas un sujet aussi passionnant que de concevoir un nouveau menu, dénicher des ingrédients de choix pour un nouveau plat spécial, ou l’expérimentation de nouvelles expériences culinaires comme la mise en place de la livraison ou de la vente à emporter.

Mais réfléchissez-y. 

Comment pouvez-vous avoir un restaurant reconnu et rentable sans comprendre le mécanisme du traitement des paiements ?

Parce qu’il s’agit de trouver le moyen le plus simple d‘accepter et de gérer les paiements et d’alimenter au quotidien votre trésorerie.

Ces dernières années ont été marquées par des changements rapides, en partie dus à la pandémie avec une prise de commande et un paiement à la table devenant de plus en plus courants en Europe.

Pendant de nombreuses années, la méthode traditionnelle de règlement des transactions des restaurants n’a pas changé et consistait à apporter les cartes de crédit des clients, à l’abri des regards, au comptoir. Les serveurs remettaient ensuite l’addition au client, dans un processus de va-et-vient entre la table et le logiciel de caisse.

Ces systèmes de caisse traditionnels sur site avaient tous les logiciels et les données stockées sur un serveur local, ce qui signifiait que les restaurants devaient acheter des licences de logiciels. En général, les propriétaires de restaurants devaient également assurer eux-mêmes la maintenance et la mise à jour manuelle de ce logiciel. 

Récemment, d’autres alternatives sont apparues, facilitant le règlement des paiements de manière plus fluide et sans contact :

• Les systèmes de caisse mobiles, sous la forme de smartphones, de tablettes ou d’autres appareils en réseau qui agissent comme un terminal, avec un lecteur de cartes attaché. 
• Les systèmes de caisse basés sur le cloud, comme Lightspeed, où les données sont stockées sur les serveurs Internet de votre fournisseur de caisse, de sorte que vous pouvez y accéder depuis n’importe quel ordinateur de bureau ou appareil, sans qu’il soit nécessaire de maintenir et de mettre à jour votre logiciel.

Les trois  modèles courants de tarification du traitement des paiements en 2022

De plus en plus de restaurants se tournent vers les logiciels de caisse mobiles et les systèmes de caisse sur le cloud que nous venons de mentionner, mais quel que soit le système que vous choisissez, il est important de vous familiariser avec un large éventail de prix pour le traitement des paiements. Savoir comment les différents processeurs de paiement facturent les restaurants comme le vôtre peut vous faire économiser des milliers d’euros en coûts initiaux ou récurrents.

1. Tarification forfaitaire

Lightspeed Payments, par exemple, utilise un modèle de tarification prévisible et forfaitaire. Chaque fois qu’une personne utilise sa carte de crédit pour effectuer un paiement, vous payez des frais de 1.5 % + 0,10 € pour les transactions avec présence de la carte (CP), ou de 1,9% + 0,25 € pour les transactions sans présence de la carte (CNP). 

Lightspeed Payments s’intègre directement au logiciel de caisse Lightspeed Restaurant, éliminant ainsi bon nombre de frais cachés souvent associés aux fournisseurs de paiements externes. Les restaurateurs bénéficient de paiements sécurisés et fluides à des taux compétitifs, sans frais d’installation ou de résiliation anticipés. 

Il n’est pas nécessaire de traiter un minimum mensuel de transactions pour profiter des avantages de Lightspeed Payments : chaque transaction est intégrée !

Découvrez Lightspeed Payments en vidéo pour en savoir plus :

2. Tarification Interchange

Les processeurs de paiement qui proposent la tarification Interchange Plus ajoutent une majoration fixe à vos frais. Soyez prudent lorsque vous choisissez votre processeur de paiement proposant une tarification via ce système, car vous devrez payer les frais imprévisibles d’Interchange Plus ainsi que la majoration fixe annoncée. Les frais d’interchange  varient notamment en fonction d’un marché à l’autre et des types de cartes utilisées.

3. Tarification par paliers

Soyez prudent avec cette option. La tarification par paliers classe vos transactions selon qu’elles sont qualifiées, semi-qualifiées ou non qualifiées. Il est préférable d’estimer vos coûts pour ce modèle en supposant que la plupart de vos transactions seront poussées vers les niveaux intermédiaires et non qualifiés, plus chers.

Les éléments sur lesquels vous devez vous attarder avant de vous engager avec un processeur de paiement pour votre restaurant

Laissant de côté la question des prix pour un instant, essayez de garder les considérations suivantes à l’esprit lorsque vous cherchez le bon processeur de paiement pour votre restaurant. 

Rappel : Un terminal de paiement est un matériel qui vous permet de traiter les paiements par carte de débit, carte de crédit et services de paiement sans contact ou mobile. 

Les délais moyens de versement du processeur de paiement

La rapidité avec laquelle vous serez en mesure d’être payé est l’une des considérations les plus importantes. Demandez donc à un processeur de paiement potentiel combien de temps il lui faut pour verser le montant des transactions sur votre compte.

Deux jours ouvrables sont à peu près suffisants. Un délai plus long devrait vous faire réfléchir. Gardez à l’esprit que les processeurs qui promettent des délais de versement plus courts vous factureront également des frais pour être plus rapides. 

L’approche du processeur de paiement en matière de rétrofacturation

Pensez aussi aux rétrofacturations. 

Une rétrofacturation apparaît quand un client conteste des frais facturés par votre établissement et demande à l’émetteur de la carte de les annuler.

Oui, c’est un vrai casse-tête, surtout si vous êtes un petit restaurant qui utilise encore un logiciel de caisse traditionnel et qui n’a pas les moyens de faire face aux rétrofacturations. Il est incroyablement frustrant de devoir supporter les coûts des rétrofacturations de clients qui prétendent n’avoir jamais mangé dans votre restaurant ou que leur carte a été utilisée par quelqu’un d’autre.

Lorsque vous recherchez des processeurs de paiement et que vous discutez avec leurs représentants, demandez-leur comment ils procèdent pour les rétrofacturations. Ils doivent être en mesure d’établir un processus clair de résolution des rétrofacturations.

Les fonctionnalités de sécurité du processeur de paiement

Le processus de paiement doit être aussi simple que possible pour vos clients, mais il doit également être aussi sécurisé que possible.

En plus d’offrir une expérience agréable à vos clients dès la minute où ils entrent dans votre restaurant ou passent un ordre de livraison, les restaurants doivent prendre des mesures pour sécuriser les transactions de paiement.

Le Conseil des normes de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (PCI SSC) définit les obligations minimales en matière de conformité PCI. Les principaux processeurs de paiement comme Lightspeed s’en chargent pour vous, heureusement. 

Le saviez-vous ? Avec un logiciel de caisse basé sur le cloud comme Lightspeed, vos données de paiements de vos clients ne sont pas stockées sur un serveur, évitant le piratage ou le vol de données.

Tous les paiements enregistrées via le logiciel de caisse Lightspeed Restaurant et le terminal de paiement sont sécurisés.

L’assistance clientèle du processeur de paiement

Assurez-vous que vous pouvez obtenir l’aide dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Les principaux fournisseurs de services de paiement accordent une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. N’oubliez pas de demander si le support client est facturé ou gratuit.

Une solution comme Lightspeed Payments dispose d’un support 24h/24, 7 jours sur 7 avec un chargé de compte dédié qui se charge d’examiner et de consacrer toute son attention au client qui lui est dédié.

Les besoins matériels uniques de votre restaurant 

Le matériel de traitement des paiements s’est considérablement amélioré ces dernières années, avec l’ajout croissant de ces terminaux mobiles de point de vente dont nous avons parlé plus haut, ainsi que des terminaux de paiement par carte qui peuvent être très utiles pour accepter les paiements des clients dans des situations telles que les pop-ups ou les festivals gastronomiques.  

Exemple de terminal de paiement par carte mobile

Assurez-vous que le terminal que vous installez est compatible avec votre processeur de paiement. Pour des raisons de sécurité, vous devriez commander le matériel directement auprès de votre processeur si vous le pouvez. Les paiements sans contact sont de plus en plus populaires à l’ère de la pandémie et le matériel Lightspeed peut vous aider à accepter les paiements d’Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay et les cartes de crédit ou de débit avec l’option sans contact.

Matériel de paiement : les restaurants doivent-ils louer ou acheter ? 

Une dernière chose sur le plan matériel : achetez votre matériel directement, si vous le pouvez. Certains fournisseurs de services de paiement proposent une option de location et, même si cela peut vous faire économiser de l’argent au départ, l’achat sera beaucoup plus rentable à long terme. 

Les besoins opérationnels de votre restaurant

Vous connaissez votre restaurant mieux que quiconque, alors réfléchissez bien au type d’avantages que vous trouveriez le plus utile auprès d’un processeur de paiement. Le choix d’un processeur de paiement ne concerne pas seulement les paiements. Pensez à la façon dont le logiciel se synchronisera avec les autres besoins clés de votre établissement. 

Par exemple, essayez de savoir si le processeur de paiement s’accorde avec les besoins suivants :

• La gestion des commandes, avec la possibilité de synchroniser votre processeur de paiement et votre logiciel de caisse avec le système d’affichage en cuisine (KDS).
• Rapports et analyses des ventes, avec la possibilité de comprendre les performances de votre restaurant à différents moments de la journée, de la semaine et de l’année. 
• Gestion des stocks, afin de fournir une vue d’ensemble de tous les articles que vous vendez dans votre restaurant. Si vous vendez des marchandises ou produits dérivés, vous voudrez probablement un processeur qui vous aidera également à gérer et à enregistrer facilement les retours ou les échanges.

Cliquez ici pour découvrir les 7 questions que vous devez poser aux processeurs de paiement potentiels avant de vous engager. 

Éléments incitant à la prudence lorsque vous comparez les processeurs de paiement

Faites également attention aux signaux négatifs lorsque vous choisissez un processeur de paiement. Évitez les processeurs qui :

• ont des contrats inflexibles
• Ont des structures de prix opaques
• vous poussent à louer du matériel 

Intégration du processeur de paiement à votre logiciel de caisse

Les restaurants peuvent choisir un processeur de paiement qui s’intègre ou non à leur logiciel de caisse. Ce choix dépend de la manière dont vous souhaitez accepter les paiements et du type d’expérience de paiement que vous souhaitez offrir à vos clients.

• Le traitement intégré des paiements signifie que vous pouvez choisir le mode de paiement que votre client souhaite utiliser et que cette information et le montant seront automatiquement synchronisés avec votre terminal. Lorsqu’un client paie, l’information est directement transmise à votre logiciel de caisse pour compléter le paiement du repas.
• Le traitement des paiements non intégrés implique un petit nombre d’étapes manuelles supplémentaires. Vous devez saisir manuellement le montant, puis devez récupérer le terminal et les reçus imprimés. Enfin, vous devez signaler manuellement l’addition comme payée et clôturer la vente dans votre logiciel de caisse. 

Le traitement et la gestion des paiements a un impact multidimensionnel : votre personnel de cuisine, vos clients et in fine vos revenus

Le traitement et la gestion des paiements a un impact multidimensionnel : votre personnel de cuisine, vos clients et in fine vos revenus.

Nous nous sommes tous retrouvés dans cette situation au restaurant. Un bon repas, un service impeccable, une atmosphère agréable. Des desserts délicieux. Mais à l’heure de partir, le paiement devient un véritable casse-tête fastidieux et compliqué pour toutes les personnes concernées. Trouver le bon processeur de paiement peut vous aider à éviter ces situations, en faisant gagner du temps à vos serveurs et à vos clients tout en minimisant les risques d’erreur de montant.

Avec Lightspeed Payments, vous bénéficiez de paiements intégrés, rattachés au logiciel de caisse, avec des prix simples, sans frais cachés et une expérience de paiement sécurisée. Discutez avec l’un de nos experts pour voir comment la solution de paiement et de caisse Lightspeed peut vous être utile.