Détaillants : comment savoir s’il est temps de changer de système de caisse ?

Moderniser la technologie que vous utilisez ne va pas toujours de soi. L’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre commerce ou boutique, c’est de l’équiper avec les outils dont il a besoin pour se développer et prospérer.  

C’est particulièrement vrai pour les systèmes de caisse. Ils constituent un élément essentiel de votre activité, et s’ils ne sont pas très performants, cela peut impacter votre succès commercial. 

Si votre système de caisse actuel ne répond pas entièrement à vos demandes et à vos besoins, alors il est peut-être temps d’aller voir ailleurs.

Découvrez les principaux signes indiquant qu’il est temps de changer de système de système de caisse pour votre commerce de détail. 

• Quelle est la différence entre un système traditionnel et un système de caisse basé sur le cloud ? 
• Quand faut-il changer de système de caisse ?  
• Comment changer de système de caisse ? 

Système de caisse traditionnel ou sur le cloud : quelles différences pour votre commerce ?

Avant de vous demander s’il est temps de changer de système de caisse, il est important de faire la distinction entre les systèmes de caisse existants traditionnels et les systèmes basés dans le nuage informatique — le « cloud ». 

Les systèmes traditionnels (« legacy ») sont généralement plus anciens (plus de 5 ans) et sont bien souvent installés localement. Cela signifie que vos données ne sont pas accessibles lorsque vous n’êtes pas physiquement présent dans votre magasin, puisque les serveurs ne peuvent être démarrés que localement. Le matériel de caisse traditionnel est généralement massif et encombrant, et sa maintenance (ainsi que celle du logiciel) peut être coûteuse.

Plus anciens et plus complexes à implémenter, les systèmes de caisse traditionnels nécessitent souvent une assistance technique sur place pour la maintenance et les mises à jour. L’entretien d’un tel système peut être très coûteux et chronophage.

Contrairement aux systèmes traditionnels, les systèmes de caisse en nuage stockent les données dans le « cloud », c’est-à-dire ailleurs que sur des serveurs locaux, ce qui vous permet de suivre les performances de votre commerce où que vous soyez dès lors que vous disposez d’une connexion Internet. 

Le logiciel est également assez facile à mettre à jour, puisqu’il suffit de vous connecter à à votre backend pour disposer de la dernière version et les mises à jour s’effectuent automatiquement.

Quand est-il temps de changer de système de caisse pour votre commerce ou boutique ? 

Entre un système qui commence à faire des siennes et un système qui entrave la croissance de votre commerce, il n’y a qu’un pas. Si vous n’êtes pas sûr de savoir où vous en êtes, voici une liste de critères qui vous aideront à décider s’il est temps de changer de système de caisse.

1. Votre système est trop difficile à utiliser

Les systèmes de caisse varient en complexité. Bien qu’il soit pertinent d’avoir un logiciel de caisse qui vous aide à accomplir des tâches plus avancées, ce ne sera sans doute pas le meilleur choix s’il vous fait passer trop de temps sur les transactions, les rapports ou d’autres éléments indispensables à votre activité ou s’il les rend inutilement complexes. 

Votre personnel doit être capable d’apprendre à utiliser votre système de caisse en un temps raisonnable et d’expliquer facilement à ses collègues comment s’en servir. Il est aussi important d’avoir accès à des vidéos de formation, des centres d’aide ou d’autres ressources. Pensez-y si vous commencez à à rechercher un nouveau système de caisse.

2. Votre système actuel ne permet pas de vous développer facilement 

Si vous cherchez à ajouter des caisses ou à ouvrir d’autres magasins, votre logiciel de caisse ne doit pas constituer un frein. Si vous ne pouvez pas transférer facilement les stocks d’un site à l’autre ou installer d’autres terminaux en magasin, il est temps de vous débarrasser de votre système actuel. Votre système de caisse doit évoluer à vos côtés et soutenir votre expansion. 

3. Votre système nuit à la bonne marche du service au lieu de le faciliter

Un système peu fiable peut avoir de graves conséquences pour votre commerce. L’impossibilité d’effectuer des transactions fluides peut nuire aux ventes et à la réputation de votre magasin. 

Si vous constatez que votre système perturbe le cours normal de vos activités suffisamment souvent pour que cela commence à poser problème, peut-être devriez-vous envisager de changer de plateforme. Il est également judicieux de passer à une plateforme qui offre un service clientèle permanent en cas de pépin imprévu.

4. Votre système de caisse actuel n’est pas modulable

La vente au détail est en constante évolution. Votre système doit donc être suffisamment souple pour s’adapter aux nouvelles situations. Comme nous l’avons vu en 2020, il est important de disposer d’un système de caisse qui s’intègre de manière fluide avec d’autres outils et modules complémentaires, comme le e-commerce, les paiements, la comptabilité etc. 

Si votre système actuel ne s’intègre pas correctement aux autres outils que vous exploitez pour votre activité, il risque de ralentir considérablement votre fonctionnement. Même si vous parvenez à contourner le problème, vous serez toujours beaucoup plus sujet à des erreurs humaines lorsque vous devrez sortir des rapports sur votre activité.

Si la flexibilité est un élément clé, envisagez de rechercher une plateforme où la modularité est clé, telle que Lightspeed Retail. Avec Lightspeed, vous pouvez configurer un système de caisse qui couvre les besoins spécifiques de votre commerce et ajouter d’autres fonctionnalités ou intégrations quand vous le souhaitez.

5. Votre système de caisse est trop coûteux 

Les prix des plateformes de commerce vont de la quasi-gratuité à des centaines d’euros par an. Si vous estimez que votre logiciel de caisse vous coûte trop cher, voici une bonne nouvelle : il existe probablement un système plus abordable sur le marché. 

Définissez le budget que vous êtes prêt à investir chaque mois ou chaque année et explorez les différentes options pour dénicher un système adapté à votre budget. Vous ferez également des économies en optant pour un abonnement annuel plutôt que mensuel. 

Méfiez-vous des systèmes de caisse gratuits qui peuvent sembler trop beaux pour être vrais : dans la plupart des cas, ils comportent de nombreuses lacunes : traitement des cartes de crédit, matériel, frais de service, etc. Aucun système de caisse n’est réellement gratuit. 

Comment changer votre système de caisse au détail ?

Une fois que vous avez décidé de changer de système de caisse, voici une liste générale des étapes à suivre pour implémenter votre nouveau système. 

• Vérifiez si vous avez besoin d’un nouveau processeur de paiement. Tous les processeurs de paiement ne fonctionnent pas avec tous les systèmes. Vérifiez si votre processeur actuel est compatible ou si vous devez en changer. Quel que soit le système que vous utiliserez, nous vous recommandons de choisir un processeur intégré pour réduire les erreurs et faciliter l’utilisation. 

• Déterminez si vous avez besoin d’un nouveau matériel. Tout comme les processeurs de paiement, tous les matériels ne sont pas compatibles avec un autre système. Vérifiez que votre configuration existante continuera à fonctionner avec le nouveau logiciel et voyez si vous devez prévoir des modifications ou des mises à niveau pour pouvoir installer votre nouveau système de caisse. 

• Demandez des démonstrations et des formations. Avant de vous lancer, veillez à prévoir suffisamment de démos et de séances de formation. Réservez le nombre de séances dont vous avez besoin pour vous sentir à l’aise face à votre nouveau système, et n’oubliez pas d’inviter les employés qui ont besoin d’apprendre les ficelles du métier. 

• Installez votre nouveau logiciel de caisse. Après avoir configuré votre matériel, vous pouvez faire de même avec votre logiciel. Avec un logiciel de caisse basé sur le cloud, cela peut être aussi simple que de se connecter à un site web ou télécharger l’application de votre fournisseur de caisse sur une tablette. 

• Importez votre inventaire existant. Avant de commencer à utiliser votre nouveau système de caisse, veillez à réaliser un inventaire précis dans votre ancien système. Avec des quantités précises, vous pourrez exporter votre inventaire de votre ancien système et l’importer dans le nouveau. Si vous devez inclure des champs personnalisés, assurez-vous que votre nouveau système peut les prendre en charge. 

Vous avez besoin de plus qu’un simple système de caisse pour votre commerce ? 

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