6 raisons de dire adieu à votre caisse enregistreuse et passer au logiciel de caisse tout-en-un de Lightspeed

Les logiciels de caisse jouent un rôle plus qu’essentiel dans le secteur de la restauration  : en plus d’être obligatoires pour la tenue comptable et la prévention des fraudes, leur fonction première est d’encaisser les clients.

Si l’époque où les établissements devaient se munir d’une calculatrice et d’un livret de recette pour tenir leurs comptes est révolue, un grand nombre de restaurateurs utilisent désormais des logiciels de caisse modernes capables d’évoluer selon leurs besoins.

L’utilisation de systèmes de caisse dernière génération basés sur le cloud permet non seulement d’encaisser les additions, mais également de simplifier les flux opérationnels, la gestion du personnel ou encore la gestion des stocks.

Mais comment s’y retrouver et comment savoir si votre bonne vieille caisse enregistreuse mérite peut-être d’être délaissée pour un logiciel de caisse plus robuste et évolutif ?

Telles sont les questions auxquelles nous allons répondre dans cet article. Voici 6 raisons de dire adieu à votre caisse enregistreuse et passer au logiciel de caisse tout-en-un Lightspeed.

• 1. Une portabilité inégalée
• 2. Un traitement plus fluide des paiements
• 3. Des possibilités d’évolution plus importantes
• 4. La facilité d’utilisation et les mises à jour
• 5. Un écosystème d’intégrations
• 6. Des rapports de performance détaillés

Qu’est-ce qu’un système ou logiciel de caisse sur le cloud ?

Avant de commencer, reprenons tout d’abord les bases.

Un logiciel de caisse sur le cloud est une plateforme numérique basée sur le cloud, à partir de laquelle vous pouvez gérer les divers aspects de votre activité depuis un seul et même écran.

Un logiciel de caisse vous permettra de prendre des commandes de n’importe où dans votre restaurant, café, bar, pub ou hôtel grâce à l’utilisation d’un iPad et d’une connexion Wi-Fi. Vous pouvez directement transmettre les commandes à votre cuisine, votre bar ou votre station de barista pour une communication fluide et en toute simplicité.

Mais en quoi diffèrent-ils des caisses enregistreuses et des anciens systèmes de caisse ? C’est ce que nous proposons de décrire dans cet article. Mais tout d’abord, la définition de certains termes s’impose :

• La caisse enregistreuse est une machine permettant d’encaisser les ventes, de conserver l’argent en espèces et de contrôler les transactions. Elles sont généralement placées à un point fixe et n’offrent pas plus que ces fonctions de base.
• Les systèmes de caisse traditionnels offrent plus de possibilités que les caisses enregistreuses puisqu’ils peuvent remplir des fonctions telles que l’aide à la gestion des plans de salle et des menus. Cependant, les données sont stockées sur un disque dur et peuvent donc être facilement perdues et ne sont accessibles qu’à partir d’un seul endroit.

En quoi un système de caisse sur le cloud est-il différent d’une caisse enregistreuse ou d’un système de caisse traditionnel ?

Dans certains cas, ces termes peuvent être utilisés de manière interchangeable. Mais il existe une distinction importante entre les deux.

Les deux remplissent les mêmes fonctions de base, mais comparer une caisse enregistreuse à un système de caisse sur le cloud revient à comparer un vélo à une voiture. Oui, les deux ont des roues, des vitesses et vous permettent d’aller de A à B, mais les similitudes s’arrêtent là.

Les caisses enregistreuses traditionnelles et les systèmes de caisse sur le cloud peuvent être tous les deux être employés pour traiter les transactions des clients et contrôler les entrées et sorties d’argent de votre entreprise. Cependant, un logiciel de caisse tout-en-un basé sur le cloud offre bien plus de possibilités.

1. Une portabilité 

L’une des différences les plus frappantes entre une caisse enregistreuse et un logiciel de caisse tout-en-un est sa portabilité. Les caisses enregistreuses et les anciens systèmes de caisse sont traditionnellement fixés à un comptoir. Les clients et le personnel d’attente doivent se rendre à une station pour traiter une facture ou saisir une commande avant de l’envoyer au bar ou à la cuisine.

Les systèmes de caisse sur le cloud, en revanche, peuvent souvent être utilisés à partir d’un iPad.  Cela signifie que les transactions peuvent être effectuées de n’importe où dans les locaux, à condition qu’il y ait une connexion Internet.

Un système de caisse sur le cloud peut également être utilisé de cette manière pour prendre les commandes directement à la table des convives et les envoyer à la cuisine. La commande d’une table est prise, divisée par plats ou par client, puis envoyée directement au bar ou à la cuisine, le tout à partir d’un seul endroit, sans déplacement supplémentaire.

Mais les avantages ne s’arrêtent pas là. Par exemple, supposons que votre restaurant participe à un festival en plein air où vous vendez des échantillons de vos produits, et que vous décidiez d’emporter une caisse enregistreuse ou un système de caisse traditionnel pour gérer les ventes. Non seulement il serait difficile à transporter, mais vous devriez également ajouter manuellement toutes les ventes du festival dans votre logiciel de caisse fixe.

En revanche, avec un système de caisse basé sur le cloud, toutes les données relatives aux ventes peuvent être intégrées dans un seul back-office, quel que soit l’endroit où elles ont été réalisées.

Si vous vous sentez limité par une caisse enregistreuse fixe et perdez du temps et de l’énergie à faire des allers-retours entre les tables et votre terminal, alors il est peut-être grand temps de changer !

2. Un traitement plus fluide des paiements

Avec une caisse enregistreuse traditionnelle, vous devez le plus souvent ajouter un logiciel de paiement supplémentaire pour gérer les transactions par carte.

Cela implique le plus souvent qu’un membre du personnel réconcilie manuellement les transactions par carte à la fin de la journée – un processus fastidieux, long et source d’erreurs.

De nombreux systèmes de caisse tout-en-un, en revanche, sont dotés d’un logiciel de paiement intégré que vous pouvez ajouter à votre structure existante. Cela signifie que les données relatives aux transactions par carte sont enregistrées automatiquement dans le système, sans qu’il soit nécessaire de procéder à un rapprochement bancaire.

Le logiciel de paiement intégré rend également le processus d’encaissement plus rapide et moins sujet aux erreurs. Le montant de la facture d’un client est automatiquement transféré vers le mode de paiement lorsque vous appuyez sur « Payer ». Cela permet de gagner du temps en éliminant la saisie manuelle et en réduisant les erreurs.

Un logiciel de paiement non intégré vous fait-il perdre un temps précieux ? Passez-vous des heures chaque semaine à rapprocher les données des transactions par carte d’un système à l’autre ? Alors il est probablement temps de passer à un logiciel de caisse avec paiements intégrés.

3. Des possibilités d’évolution plus importantes

Ne vous méprenez pas : une caisse enregistreuse ou un ancien système de caisse reste un excellent équipement pour un établissement de taille modeste qui souhaite avant tout simplement encaisser ses clients.

Mais si vous recherchez un système vous permettant de connecter toutes les données de votre activité et d’avoir une vision à 360 degrés de votre quotidien, un logiciel de caisse tout-en-un est définitivement la solution à adopter. Parce qu’ils sont basés sur le cloud, aucun écran de caisse n’existe de manière isolée : les ventes, les performances du personnel et les stocks peuvent tous être suivis sur plusieurs sites à partir d’un seul écran. Et lorsque vous devez ouvrir un nouveau site, la mise en place est un processus rapide et facile.

Vous ne parvenez pas à consolider les données de tous vos sites dans un seul système ? Il est temps de passer à Lightspeed !

4. La facilité d’utilisation et les mises à jour

Quiconque ayant déjà utilisé un logiciel de caisse traditionnel sait que l’expérience utilisateur laisse à désirer. Les interfaces sont souvent lentes et le système est rarement mis à jour. De ce fait, de nombreux systèmes existants ne sont plus adaptés aux exigences en constante évolution d’un restaurant. Si vous vous arrachez les cheveux à cause d’une expérience utilisateur lente et maladroite, il est peut-être temps de changer !

Il s’agit d’une différence cruciale entre les caisses enregistreuses traditionnelles et les systèmes de caisse basés sur le cloud : la plupart des logiciels de caisse dernière génération mettent à jour et font évoluer leur logiciel en permanence pour répondre aux besoins du marché.

Par exemple, lorsque l’apparition de la crise sanitaire a fait exploser le besoin de commandes sans contact avec QR code, Lightspeed a répondu en développant Lightspeed Order Anywhere. Il s’agit d’une plateforme de commande mobile simple et directe qui permet aux clients de commander à distance, depuis leur table ou pour une vente à emporter. Les commandes sont envoyées et reçues directement dans le logiciel de caisse, ce qui ne serait probablement pas possible avec une caisse enregistreuse traditionnelle ou un système de caisse classique.

5. L’accès à un réseau d’intégrations

La marque de tout bon logiciel de caisse est sa flexibilité. De nombreuses caisses enregistreuses et anciens systèmes de caisse sont en retard à cet égard en raison de leur incapacité à s’intégrer à d’autres hardwares.

La plupart des systèmes de caisse modernes disposent d’une interface de programmation d’applications (API, Application Programming interface) personnalisée qui permet aux entreprises de créer un logiciel sur mesure pour répondre aux besoins uniques de leur activité.

Une API est le point de rencontre entre deux logiciels. À ce point de rencontre, les deux programmes peuvent communiquer et partager des données. De nos jours, la plupart des logiciels de caisse ont des partenaires d’intégration avec lesquels ils peuvent se connecter via une API. Les utilisateurs peuvent acheter ces intégrations et les utiliser avec leur système de caisse.

Les API permettent aux opérateurs commerciaux d’« appeler » leurs données d’un système à un autre. En d’autres termes, elle s’intègre à un système pour utiliser les données qu’il stocke. Ensemble, ils peuvent créer quelque chose de mieux que leurs parties respectives. Lightspeed s’intègre à certaines des meilleures technologies de restaurant pour donner aux opérateurs tous les outils dont ils ont besoin.

Zenchef

Zenchef est un logiciel de réservation qui permet aux clients de réserver une table en ligne. Lorsqu’il est intégré au logiciel de caisse Lightspeed Restaurant, vous pouvez :

• Assigner les clients à des tables au moment de leur arrivée, ce qui ouvrira automatiquement la même table dans Lightspeed avec le client qui y est rattaché.
• Au moment du paiement, le montant total des plats et boissons commandées du client sera synchronisé avec Zenchef.

De là, il est possible de recevoir les réservations et d’attribuer des tables et des serveurs à partir de trois types de clients :

• Les réservations en ligne effectuées directement par Zenchef.
• Réservations effectuées par des méthodes non intégrées, par exemple par téléphone.
• Les clients qui se présentent sans avoir réservé une table au préalable.

Marketman

Marketman exploite les données de ventes de Lightspeed pour donner un aperçu détaillé de la performance de votre inventaire. Vous pouvez également envoyer et recevoir des bons de commande des fournisseurs, et enregistrer les fournisseurs sur la plateforme.

• Suivez le coût des aliments au millimètre près : synchronisez les recettes dans Lightspeed avec les articles en stock dans Marketman et suivez le coût des aliments.
• Ne soyez jamais en rupture de stock : recevez des alertes lorsque vous avez atteint le minimum d’articles en stock.
• Contrôlez les pertes et les gaspillages : comparez les recettes et les coûts de certains articles du menu et travaillez plus efficacement.
• Prévoyez les besoins en stocks : obtenez une idée exacte des recettes en comparant les ventes théoriques et réelles et utilisez ces données pour prévoir les besoins en stocks avec plus de précision.

Planday

Transformez les données de votre entreprise en informations exploitables pour vous aider à avancer. La parfaite intégration de Lightspeed avec Planday permet de gagner du temps et de réduire les frais de main-d’œuvre en consolidant la gestion du personnel au sein d’une seule application facile à utiliser qui s’intègre au logiciel de caisse Lightspeed.

• Améliorez l’efficacité de la planification : mettez à jour et modifiez les plannings par le biais d’une application, offrant au personnel de la transparence et leur permettant ainsi d’échanger des quarts de travail, de demander des congés et de confirmer leur disponibilité.
• Réduisez les coûts de main-d’œuvre grâce à un suivi précis du temps de travail : le personnel peut pointer en début et en fin de service par le biais de l’application, et reçoit des rappels pour pointer en fin de service. Vous définissez un rayon GPS autour de votre site pour savoir qui est sur place et quand.
• Partagez les données de votre logiciel de caisse pour des informations détaillées : superposez les données sur les employés de Planday avec les données sur les revenus de Lightspeed Restaurant pour identifier votre personnel le plus rentable.

6. Des rapports de performance détaillés 

Une caisse enregistreuse traditionnelle offre peu de possibilités en termes de rapports, à l’exception peut-être d’un aperçu de vos transactions dans un laps de temps donné (et même dans ce cas, probablement seulement les transactions en espèces).

Bien que certains systèmes caisse traditionnels disposent de fonctions de reporting, celles-ci sont généralement peu sophistiquées et manquent de profondeur et de détails pour auiguiller de manière fiable vos décisions commerciales.

Avec un système de caisse basé sur le cloud comme Lightspeed, les rapports détaillés font partie intégrante du système :

• Rapports d’activité : suivez vos informations financières sur une période donnée, y compris les ventes brutes et nettes.
• Rapports sur les produits : pour une bonne gestion des stocks, il est essentiel de connaître les performances des différents articles de votre menu. Les rapports sur les produits vous donnent une analyse détaillée des articles qui vous rapportent et de ceux qui vous coûtent.
• Rapports d’équipe : suivez les ventes par équipe pour obtenir un aperçu des performances du personnel, tirez profit de vos meilleurs employés et optimisez vos coûts de main-d’œuvre.

Logiciels tout-un-un : un facilitateur du quotidien

Face aux multiples défis qui frappent de plein fouet le secteur de la restauration (inflation galopante, pénurie du personnel, hausse des coûts matière première, etc), il n’y a jamais eu de moment plus crucial pour investir dans des solutions technologiques.

Un système de caisse entièrement intégré, comme Lightspeed, constitue le point central de votre établissement. Grâce à sa connectivité, son évolutivité et sa facilité d’utilisation,  les restaurateurs disposent d’une vision globale de leur établissement, ce qui leur permet de gagner un temps précieux en simplifiant leurs processus tout en gagnant en productivité.

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