10 conseils pour réussir l’ouverture de votre pop-up store

Le concept de magasin pop-up n’est pas qu’une simple tendance passagère, mais une réelle opportunité pour les entrepreneurs indépendants de faire le grand saut vers le commerce de détail physique. C’est un moyen pour tout détaillant qui posséderait déjà une boutique en ligne de tester le marché et ses produits, de faire parler de sa marque, de partir à la rencontre de clients et de créer une expérience de marque innovante pendant une courte période.

Les événements et les boutiques pop-up peuvent vous aider à élargir votre clientèle habituelle avec des offres et des expériences passionnantes qui ne sont pas accessibles en ligne.

Lightspeed s’est associé de nombreuses fois à plusieurs marques en leur offrant la possibilité d’ouvrir leur magasin pop-up. Notamment avec Kanye West, Glamour ou encore la marque Jogha. 

Vous souhaitez donner à votre boutique en ligne une chance de passer de l’autre côté de l’écran et de voir de quoi votre marque aurait l’air dans un magasin physique ?

Les acheteurs étant prêts à retourner dans les rues après des mois de restrictions sanitaires, découvrez 10 conseils pour réussir l’ouverture de votre pop-up et 4 éléments de votre système de caisse à considérer avant l’ouverture de votre pop-up store.

Pourquoi ouvrir un pop-up store ou un établissement temporaire 

Dans de nombreuses villes, les loyers des commerces sont plus bas qu’ils ne l’ont été depuis des années. À New York, même les quartiers de vente au détail les plus haut de gamme ont un nombre d’espaces commerçants vacants plus élevé que d’habitude, ce qui ouvre ces devantures à de nouveaux locataires avec des baux plus bas. 

Ces faits permettent de souligner une chose: il n’y a jamais eu de meilleur moment pour envisager la mise en place d’une boutique éphémère, d’un événement, d’une vente de trottoir ou de tout autre type d’emplacement temporaire.

Les pop-up shops, les ventes sur le trottoir et les stands lors d’événements présentent plusieurs avantages :

• Repérer de nouveaux emplacements permanents. Les événements et les boutiques éphémères vous donnent l’occasion de voir comment se comporte la clientèle dans de nouvelles zones. Les boutiques éphémères, en particulier, peuvent vous servir à jauger la fréquentation d’un lieu avant de vous engager dans un bail plus long.
• Faites connaître votre marque à de nouveaux clients. Une vente dans la rue, une installation attrayante lors d’un événement ou une boutique éphémère accrocheuse sont autant d’occasions de présenter vos produits et votre marque à des clients qui ne vous connaissent pas encore.
• Tirez parti des endroits très fréquentés avec des frais de bail moins élevés. Vos plans d’expansion n’incluent peut-être pas un nouvel emplacement permanent dans un endroit prestigieux, très fréquenté mais très cher, mais ils pourraient inclure un emplacement temporaire à cet endroit, que vous utiliserez pour diriger les clients vers vos emplacements permanents. Vous pourriez utiliser cette tactique lors de l’ouverture d’un magasin dans une nouvelle ville – utilisez une boutique éphémère ou une structure événementielle pour diriger les clients d’une zone à une autre.

Dois-je ouvrir une boutique éphémère ou vendre lors d’un événement ?

Les boutiques éphémères représentent un investissement financier plus important que les événements et les ventes sur le trottoir en raison des baux. Elles peuvent aussi durer plus longtemps et, de ce fait, faire plus d’effet. Au-delà de l’évidence, cependant, les boutiques pop-up, les ventes et les événements ont des objectifs différents pour les clients.

• Les ventes de trottoir sont presque synonymes de rabais importants. Elles permettent d’attirer les clients grâce à de bonnes affaires et à des stocks de liquidation. 
• Les événements mettent votre établissement en contact avec des clients qui ne vous auraient pas activement cherché, mais qui, selon l’événement, recherchent ce que vous vendez. 

Un sondage menée auprès d’acheteurs américains a révélé que les principales raisons d’acheter dans des boutiques pop-up étaient les suivantes :

• Produits ou expériences uniques et exclusifs
• Curiosité, excitation, divertissement
• Soutien aux entreprises locales

Les pop-up stores ne sont pas uniquement destinés à la vente. Elles peuvent également vendre des produits exclusifs que les clients ne peuvent pas se procurer dans vos magasins habituels et offrir aux clients des expériences uniques qu’ils n’ont pas l’habitude d’expérimenter au quotidien dans votre boutique (en ligne ou physique).

Bien que vous puissiez organiser des ventes dans une boutique éphémère – elles attirent certainement des clients – et qu’il n’y ait pas d’inconvénient réel à donner un air d’exclusivité à une vente ou à un événement, les différences fondamentales sont importantes. Votre boutique éphémère, qu’elle soit conceptuelle ou non, doit offrir plus que ce que les acheteurs peuvent trouver dans vos locaux permanents. 

Ainsi, quel que soit le type d’emplacement temporaire que vous décidez d’adopter, il doit s’aligner avec vos objectifs : 

• Voulez-vous écouler vos stocks de manière à attirer l’attention des passants ? Organisez une vente de trottoir devant votre emplacement le plus fréquenté. 
• Vous souhaitez attirer l’attention d’un public d’acheteurs  ? Montez un stand lors d’un événement. 
• Vous voulez faire connaître votre marque à une nouvelle zone géographique et à une nouvelle clientèle grâce à une expérience unique et passionnante ? Commencez à examiner comment mettre en place un pop-up store.

Il se peut que les trois méthodes conviennent à vos objectifs commerciaux. Il ne s’agit en aucun cas de tactiques de marketing exclusives.

Combien coûte la mise en place d’un pop-up store ou événement ?

Il n’existe pas de chiffres concrets pour les boutiques pop-up, les ventes sur le trottoir ou les événements. Les coûts de location, de marketing, de location de stands, d’assurance et autres varient d’une zone à une autre et d’un événement à l’autre.

Calculer le coût moyen d’une boutique éphémère

Pensez à évaluer le coût d’une boutique éphémère comme vous le feriez pour un nouvel emplacement. La principale différence réside dans la gestion du loyer. La plupart des pop-up stores durent entre deux semaines et deux mois. 

Vous devrez tenir compte des éléments suivants pour prévoir votre budget d’ouverture de pop-up :

• Frais de location
• Charges (si elles ne sont pas incluses dans les frais de location)
• Salaires des employés (+ coûts d’embauche et de formation, si vous ne prévoyez pas de recourir à votre personnel actuel)
• Marketing pour que les clients sachent où vous trouver
• Inventaire, même si vous prévoyez de transférer le stock de vos locaux permanents vers votre boutique éphémère.
  • Coûts d’inventaire supplémentaires si vous prévoyez d’offrir des marchandises exclusives.
  • Les coûts des rayonnages, des étagères, des vitrines et des accessoires, s’ils ne sont pas inclus dans l’espace.
• Les frais de licence et de permis.
  • Les frais juridiques et comptables pour être en conformité avec les réglementations locales
• Les coûts du système de caisse, pour pouvoir accepter des paiements autres qu’en espèces.

Calculer le coût moyen d’une vente de trottoir ou d’un autre événement

Comme pour les pop-ups et les nouveaux emplacements, disposer d’un stand lors d’un événement nécessite de prévoir un budget pour la main-d’œuvre et les stocks. 

Cependant, vous paierez probablement beaucoup moins cher en frais de location. Vous devrez peut-être aussi tenir compte des frais d’entreposage si vous prévoyez de vendre sur place pendant plus d’une journée. 

Une vente sur le trottoir ou un stand pour un événement coûtera moins cher qu’une boutique éphémère, mais ils seront aussi de plus courte durée et pourront rapporter moins.

10 conseils pour réussir l’ouverture de votre pop-up store

1. Préparez la stratégie de votre projet

Avant même de partir à la recherche d’un lieu où lancer votre pop-up store, commencez par déterminer votre stratégie, vos objectifs et votre concept. Posez-vous les bonnes questions :

Quel est votre but ultime ? Augmentez la notoriété de votre marque, faire des ventes, tester la gestion d’une boutique physique ou même révolutionner l’expérience du concept pop-up ?

Élaborez un concept. De nombreuses marques ont déjà lancé leur propre pop-up avant vous, comment pouvez-vous apporter quelque chose de nouveau, d’unique ? Comment vous démarquer des autres qui l’ont fait avant vous ? En élaborant un concept original et mémorable, quelque chose dont les gens parleront pendant longtemps.

2. Connaissez votre public

Qui souhaitez-vous attirer dans votre pop-up store ? Connaissez donc la tranche d’âge de votre cible, si elle se compose principalement de femmes ou d’hommes. Ciblez-vous une communauté bien précise comme la communauté LGTB par exemple ? Quelle est votre gamme de prix ? Vos consommateurs sont-ils de jeunes actifs, de jeunes parents, des étudiants, des personnes au budget plus conséquent ? 

Une fois que vous savez qui est votre cible, il sera également plus facile pour vous de déterminer une lieu pour votre pop-up store. Si vous prenez Bruxelles par exemple, le quartier Louise est connu pour ses boutiques haute-couture et son public un peu plus huppé. La quartier Dansaert préfère les boutiques à concept qui se distinguent des grandes chaînes. Le quartier européen est quant à lui fréquenté par de nombreux expats et de parlementaires.

3. Déterminez votre budget

Il faudra prendre en compte plusieurs facteurs pour rendre possible l’ouverture de votre pop-up. Voici une liste, non exhaustive, des choses auxquelles vous devriez penser :

• La location d’un espace : combien de temps pensez-vous louer votre lieu ?
• La décoration : si l’espace n’est pas meublé, il vous faudra des meubles, des accessoires, des plantes, etc.
• Le personnel : vous aurez surement besoin d’un coup de main.
• Le matériel et équipement : il vous faudra un système de caisse fonctionnel, un terminal de banque pour accepter les paiements par carte.
• La production de votre collection : vous allez devoir prévoir un stock suffisant.
• La soirée d’ouverture : c’est une soirée importante, prévoyez donc un budget pour le traiteur, éventuellement un DJ.
• La communication : allez-vous imprimer des flyers ou des bannières pour annoncer le grand évènement ? Faire appel à des influenceurs qu’il faudra rémunérer ?

Pour certains de ces coûts, vous pouvez également trouver des sponsors. De nombreuses marques sont très ouvertes au sponsoring et seraient ravies d’augmenter leur visibilité lors de votre évènement. Par exemple un fournisseur de meubles ou un sponsor pour les boissons.

4. Préparez ce que vous allez vendre

Que souhaitez-vous faire découvrir à vos clients et vos potentiels clients ? Si vous possédez déjà votre boutique en ligne, allez-vous par exemple créer une collection exclusive pour l’occasion, ce qui permettrait de créer un sentiment de curiosité et d’urgence auprès de votre public : « Exclusivement à la boutique pop-up ! »

Organisez vos stocks en conséquence. Assurez-vous que vous aurez assez de pièces et de produits pendant toute la durée de votre pop-up store. Si vous prévoyez un peu trop, vous pourrez toujours ensuite les vendre en ligne.

5. Soyez stratégique sur la période d’ouverture

Quelle serait la meilleure période pour ouvrir votre pop-up store ? Y a-t-il des évènements importants qui se passent dans votre ville à certains moments précis ? Pensez à Noël, à la rentrée, à la Saint-Valentin. Si vous avez une boutique en ligne de mode, les évènements comme les Fashion Week-ends sont idéaux pour vous ! Ou au moment d’annoncer la nouvelle collection Automne/Hiver ou Printemps/Été par exemple.

6. Trouvez l’endroit parfait

C’est peut-être l’une des tâches les plus difficiles alors commencez vos recherches bien à l’avance. Ce n’est pas évident de savoir vers qui se tourner. Il existe des agences et plateformes comme Pop Me Up, Urban Retail, Pop This Place, NomadNess qui peuvent se charger de vous trouver un lieu. En général, il est plus facile de louer pour un mois entier que seulement deux semaines. Un facteur qui se répercutera aussi sur votre production et votre personnel.

Sillonnez les rues de la ville dans laquelle vous pensez ouvrir, partez à la recherche des affiches de commerces « À louer » et contactez les agences immobilières. Certains propriétaires adorent l’idée de rendre utile leur emplacement pour même un mois en attendant de trouver un locataire fixe. Pensez aux quartiers et rues où il y a de l’affluence, un quartier avec des petits restaurants et cafés aux alentours est toujours une bonne idée. Pensez également au type d’espace que vous souhaiteriez louer. Cherchez-vous plutôt un atelier, une boutique ou une grande surface commerciale ?

7. Pensez à la décoration et à l’aménagement

C’est le moment de mettre toute votre créativité en avant. Vous allez ouvrir votre boutique éphémère pour une courte durée seulement, alors misez tout sur le concept de votre pop-up et soyez audacieux. Il faut que l’aménagement et la décoration soient uniques, que les gens soient intrigués et curieux.

Il faut offrir une expérience mémorable à vos visiteurs. Aujourd’hui, il faut que tout soit instagrammable. Les blogueurs, la presse, les influenceurs adorent alimenter leurs réseaux sociaux avec du contenu original. Plus votre marque sera visible sur les réseaux sociaux de ces personnes influentes et plus vous aurez de la visite dans votre pop-up store. Pensez donc à ajouter quelque chose de vraiment ludique et photographable. Un photomaton, un polaroid, des néons de couleurs, des paillettes, bref, tout ce qui pourrait être potentiellement pris en photo ou en vidéo et partagé sur Instagram.

Utilisez Pinterest, on y trouve énormément d’inspiration ! Faites une liste des éléments qu’il vous faudra et voyez quelles sont les possibilités : achats, location ou même sponsoring. Pensez aux meubles, à la caisse, aux accessoires de déco, au présentoir, à une éventuelle cabine d’essayage et portez une attention particulière à la vitrine ! Pourquoi ne pas cacher l’intérieur et afficher un sticker qui attiserait la curiosité des passants ?

8. Organisez tous les aspects logistiques

Comme pour toute chose extrêmement palpitante, il y a toujours un peu d’administration et de logistique à prévoir.

• Le personnel : arriverez-vous à gérer votre boutique seule ? Pourrez-vous consacrer toutes vos journées sur les lieux ? En tant qu’entrepreneur, vous aurez sans doute besoin d’un coup de pouce?
• Le contrat de location : il vous faut un contrat d’occupation temporaire et précaire.
• Les assurances : prévoyez une assurance sur vos produits pour assurer une sécurité totale en cas de vol, incendie ou n’importe quel potentiel incident.
• Les autorisations : faites les recherches auprès de la commune et renseignez-vous sur les éventuelles autorisations dont vous aurez besoin, par exemple la SABAM pour la musique, l’urbanisme, environnement, etc.
• Le matériel et équipement : au-delà de la décoration, il vous faudra aussi un système de caisse pour gérer vos ventes et votre stock. Lightspeed Retail se gère sur l’iPad ce qui vous permet de servir votre client partout dans la boutique et d’encaisser ses achats n’importe où, même en cabine ! Vous pourrez également suivre en temps réel toutes vos ventes même si vous n’êtes sur places grâce aux rapports. Vous aurez besoin d’un terminal de paiement Bancontact, d’une connexion WiFi, vous assurer que l’électricité fonctionne.

9. Organisez une soirée d’ouverture

Votre soirée d’ouverture doit être réservée à la presse, aux blogueurs, aux instagrammeurs, aux influenceurs… Bref, à toute personne susceptible d’atteindre un grand nombre de gens et vous faire de la publicité. Faites donc une liste de personnes influentes et contactez tout le monde en les invitant exclusivement à votre fameuse Opening Night.

Pendant cette soirée d’ouverture, prévoyez de faire un petit speech de remerciements, d’offrir des goodie bags où vous pourrez par exemple ajouter un petit accessoire, mais également des produits gratuits offerts par vos sponsors. Pensez à une animation, un DJ, un groupe de musique, un flash mob…

10. Investissez dans votre marketing & votre communication

Si vous voulez que votre magasin pop-up fasse un carton, il faut absolument penser à votre communication. Utilisez tous les canaux à votre disposition : les réseaux sociaux, une campagne emailing, les flyers, les invitations, les magazines, un article sur les blogs qui ciblent le même public que vous, une vidéo teaser.

Pensez à tous les moyens qui pourraient attiser la curiosité des gens avant l’ouverture officielle de votre boutique éphémère et leur donne envie d’être au rendez-vous. Lancez toute votre communication de deux à quatre semaines avant le Grand Jour.

4 éléments de votre système de caisse à considérer avant l’ouverture de votre pop-up store 

1. Configurez votre système de caisse

Un système de caisse basé sur le cloud vous sera très utile dans ce cas.

Pour un événement ou une vente sur le trottoir, il vous suffira d’ajouter une caisse numérique supplémentaire à votre magasin dans votre logiciel de caisse et d’équiper vos employés d’un iPad. Tant que vous disposez d’une connexion wifi – ou d’un hotspot de données – vous pourrez réaliser des ventes en dehors de votre magasin.

Mais la mise en place d’un système de système de caisse pour les boutiques pop-up représente beaucoup plus de travail, non ?

Pas nécessairement ! Avec un système comme Lightspeed, vous pouvez ajouter un emplacement supplémentaire à votre compte, dupliquer votre inventaire et être prêt à passer à l’étape suivante de la configuration. En plus d’être rapide à lancer, cette configuration présente l’avantage de la visibilité : même si votre boutique éphémère est éloignée de vos autres sites, vous pouvez vérifier toutes vos ventes et transférer des articles d’un magasin à l’autre à partir du même backend.

2. Acquérir et organiser votre inventaire

Maintenant que votre système de caisse est installé, vous devez organiser le stock que vous prévoyez de vendre. 

Si vous organisez une vente de trottoir, vous n’avez rien d’autre à faire que de vous assurer que vos rabais sont installés. 

Si vous prévoyez de vendre des marchandises exclusives lors d’un événement, vous devrez effectuer une entrée d’inventaire dans votre système de caisse.

Un système de caisse comme Lightspeed gardera la trace de ce que vous vendez lors de votre vente ou événement, ajustant automatiquement vos niveaux de stock. À la fin de la vente ou de l’événement, vous n’aurez pas à passer des heures à réconcilier votre inventaire pour cet emplacement – il aura été synchronisé depuis le début.

Si vous gérez une boutique pop-up, cette étape est un peu plus compliquée. Vous devrez décider de la manière dont vous obtiendrez l’inventaire de votre boutique. Transférez-vous les stocks de vos autres sites ou achetez-vous de nouveaux stocks pour la boutique éphémère ? Une fois l’opération terminée, à quel endroit allez-vous envoyer les invendus ?

Supposons que vous soyez un utilisateur de Lightspeed et que vous prévoyiez de faire un peu des deux options pour votre boutique pop-up. 

Vous pourriez :

• Transférer des articles entre des sites dans Lightspeed Retail. Ce processus est simple : il suffit d’initier un transfert de stock dans Lightspeed, d’apporter ou d’expédier les articles en question à la boutique pop-up et d’accepter le transfert de stock. Les niveaux de stock dans votre point de vente resteront mis à jour par emplacement.
• Créer un bon de commande multi-établissements pour acheter du stock pour vos établissements permanents et votre boutique éphémère. D’une pierre deux coups : grâce aux bons de commande multi-magasins intégrés de Lightspeed (appelés bons de commande principaux), vous pourrez faire des achats pour tous vos sites en même temps.

3. Prévoyez un plan B pour les ruptures de stock

Si l’objectif de votre pop-up store est d’écouler de vieux stocks, les ruptures de stock ne sont pas un problème pour vous – elles sont un objectif ! De même, si votre événement ou votre boutique éphémère vend des marchandises exclusives, il n’y a pas vraiment de raison de réapprovisionner les articles à durée limitée. 

Mais dans la plupart des cas, les étagères vides rebutent les clients des pop-ups et des événements tout autant que ceux des magasins ordinaires. 

Vous pourriez :

• Transférer des articles d’autres sites vers celui qui accueille votre événement ou vers votre boutique éphémère. Comme nous l’avons dit, c’est un processus simple avec Lightspeed. 
• Diriger les clients vers vos autres sites. Si vous avez d’autres sites dans la zone géographique où est installé votre pop-up store, vous pouvez simplement y envoyer vos clients, mais vous risquez qu’ils ne fassent pas le déplacement.
• Diriger vos commandes vers votre boutique en ligne. Si l’un de vos autres sites contient l’article que vos clients veulent en stock, vous pouvez les aider à le commander en ligne.

4. Formez vos employés

Que vous ayez engagé du personnel temporaire supplémentaire ou que vous fassiez appel à vos employés actuels, vous devez vous assurer qu’ils savent comment gérer un magasin pop-up, une vente ou un événement. Indiquez-leur vos objectifs et ce qu’ils devront faire pour les atteindre. 

Par exemple, si vous cherchez à accroître votre notoriété auprès d’une nouvelle clientèle, vous pouvez demander à vos employés de remplir le profil de chaque personne qui s’arrête pour acheter quelque chose. Au fur et à mesure que vous obtiendrez des adresses email – et l’autorisation de les contacter – vous serez en mesure d’étendre vos efforts de marketing par email.

Vous pouvez également demander à vos employés d’aider les clients à s’inscrire à votre programme de fidélité. Bien que votre emplacement soit temporaire, votre programme de fidélité ne l’est pas, et vous pouvez en profiter pour diriger les clients vers vos emplacements permanents.

Tirez les leçons de votre boutique ou événement pop-up

Les boutiques pop-up et les événements ne sont pas seulement intéressants pour augmenter les ventes avec une nouvelle cohorte de clients. Ils vous permettent également de recueillir des données précieuses que vous pourrez utiliser pour développer votre boutique. 

Quelles que soient les leçons que vous avez tirées de votre pop-up store ou de votre site temporaire, une chose devrait être claire : l’organisation de ces expériences uniques est plus facile lorsque votre logiciel de caisse est à vos côtés. 

Si vous souhaitez savoir comment créer un pop-up shop avec la plateforme de commerce unique de Lightspeed, contactez-nous.