Zahlungsabwicklung im Restaurant: Der simple Leitfaden

Cash Flow dient als das Lebenselixier eines jeden Unternehmens, was der Grund dafür ist, dass die Zahlungsabwicklung in Restaurants einen solch integralen Bestandteil eines Gastronomiebetriebs darstellt. 

Jedes Restaurant möchte es seinen Gästen so einfach wie möglich machen, die Rechnung zu bezahlen. Doch genauso wichtig ist es, Ihrem Personal einen frustfreien Ablauf zu gewährleisten, wenn es um das Begleichen der Rechnung geht.

Niemand möchte schliesslich zwischen den Tischen und dem Kassensystem hin- und herlaufen oder massenweise Informationen manuell eingeben, nur um einen Verkauf abzuschliessen. Leider ist dieser Prozess für viele Gastronomiebetriebe nach wie vor Realität.

In diesem Beitrag erfahren Sie alle wichtigen Dinge, die Gastronomen über die Zahlungsabwicklung in Restaurants wissen sollten. Darüber hinaus verweisen wir Gastronomen, die sich bereits ein wenig besser auskennen, aus ausführliche Tipps, Erklärungen und Leitfäden.

Zahlungsabwicklung in Restaurants: eine Übersicht

Die Zahlungsabwicklung in der Gastronomie hat in Ihrer Ausbildung zum Restaurantfachmann/zur Restaurantfachfrau wahrscheinlich wenig bis gar keine Rolle gespielt. Und ja, vielleicht finden Sie es nicht so aufregend wie das Entwerfen von Speisekarten, die Beschaffung toller Zutaten für ein besonderes neues Gericht oder sogar das Experimentieren mit neuen ausgefallenen Geschäftsmodellen wie Pop-up-Restaurants oder Dark Kitchens. 

Aber denken Sie darüber nach. Wie können Sie ein ansehnliches und profitables Restaurant führen, wenn Sie die Zahlungsabwicklung nicht vollständig verstehen? Es geht darum, den reibungslosesten Weg zu finden, um Zahlungen anzunehmen und zu verwalten und den dringend benötigten Cash Flow aufrechtzuerhalten. 

In den letzten Jahren hat sich einiges radikal verändert, nicht zuletzt aufgrund der Pandemie. Das Bezahlen am Tisch wird in ganz Europa immer üblicher. Viele Jahre lang hat sich die traditionelle Methode der Zahlungsabwicklung nicht geändert. Die meisten Restaurants hatten ein Kassensystem, an das sie die Kreditkarten der Kunden brachten, oft ausser Sichtweite, wo sie die Karte manuell durchzogen. Dann wurde die Quittung mitsamt der Kreditkarte an den Kunden zurückgegeben. Das Resultat: die unnötigen Laufwege zwischen Tisch und Theke sind verlorene Zeit und somit verlorenes Geld. 

Bei diesen herkömmlichen Kassensystemen wurden die gesamte Software und die Daten auf einem lokalen Server gespeichert, was bedeutete, dass die Restaurants Softwarelizenzen erwerben mussten. In der Regel mussten die Gastronomen diese Software auch selbst warten und manuell aktualisieren. Zu den neueren Alternativen gehören:

• Mobile Kassensysteme in Form von Smartphones, Tablets oder andere vernetzte Geräte, die mit einem angebrachten Kartenlesegerät als Zahlungsterminal dienen.
• Cloud-basierte Kassensysteme wie Lightspeed, wo Daten auf Online-Servern gespeichert werden, so dass Sie von jedem beliebigen Computer oder Gerät aus darauf zugreifen können, ohne dass Sie Ihre Software warten und aktualisieren müssen, da der Anbieter dies übernimmt.

Drei gängige Preismodelle erklärt

Immer mehr Gastronomen wechseln zu einem mobilen oder Cloud-basierten Kassensystem. Doch egal welche Art von Kassensystem Sie verwenden, es ist wichtig, sich mit einer breiten Palette von Preismodellen für die Zahlungsabwicklung vertraut zu machen. Wenn Sie nämlich wissen, wie verschiedene Zahlungsdienstleister Restaurants wie Ihres belasten, können Sie letztlich Tausende von Franken im Voraus oder im laufenden Betrieb sparen.

1. Pauschalpreise

Lightspeed Payments zum Beispiel verwendet ein vorhersehbares, pauschales Preismodell. Jedes Mal, wenn jemand seine Kreditkarte für eine Zahlung verwendet, zahlen Sie eine Gebühr von 1.5% + CHF –.10 für Transaktionen mit vorhandener Karte.

2. Interchange Plus

Zahlungsdienstleister, die Interchange Plus anbieten, schlagen einen festen Betrag auf Ihre Gebühr auf. Seien Sie bei der Auswahl Ihres Zahlungsdienstleisters vorsichtig. Sie werden sowohl die unvorhersehbaren Interchange Plus-Gebühren als auch den beworbenen festen Aufschlag zahlen. 

3. Preisstaffelung

Seien Sie hier vorsichtig. Bei der Preisstaffelung werden Ihre Transaktionen in eine qualifizierte, eine mittelqualifizierte und eine nichtqualifizierte Stufe eingeteilt. Am besten schätzen Sie Ihre Kosten für dieses Modell ab, indem Sie davon ausgehen, dass die meisten Ihrer Transaktionen in die teurere mittlere und nicht-qualifizierte Stufe verschoben werden. 

Auf was Sie bei der Wahl Ihres Zahlungsdienstleisters achten sollten

Lassen wir einmal die Preisgestaltung beiseite und versuchen Sie, bei der Suche nach dem richtigen Zahlungsdienstleister für Ihr Restaurant die folgenden Punkte zu berücksichtigen. 

Zur Erinnerung: Ein Zahlungsterminal ist eine Hardware, die es Ihnen ermöglicht, Zahlungen per Debitkarte, Kreditkarte und kontaktlose oder mobile Zahlungen zu verarbeiten. 

Die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten des Zahlungsdienstleisters

Wie schnell Sie Ihr Geld erhalten, ist eine der wichtigsten Überlegungen. Fragen Sie also einen potenziellen Zahlungsdienstleister, wie lange es dauert, bis das Geld auf Ihr Konto eingezahlt wird. Zwei Arbeitstage sind akzeptabel. Langsamere Zeiten sollten Ihnen zu denken geben. Und denken Sie daran, dass Zahlungsdienstleister, die schnellere Einzahlungszeiten versprechen, Ihnen oft auch eine Gebühr dafür berechnen, dass sie nur ein bisschen schneller sind. 

Die Vorgehensweise des Zahlungsdienstleisters bei Rückbuchungen

Sie sollten sich auch Gedanken über Rückbuchungen machen.

Rückbuchungen können echte Kopfschmerzen verursachen, vor allem, wenn Sie ein kleineres Restaurant sind, das noch ein herkömmliches Kassensystem verwendet und einfach nicht die Bandbreite hat, um Rückbuchungen anzufechten. Es ist unglaublich frustrierend, wenn man die Kosten für Rückbuchungen von Kunden tragen muss, die behauptet haben, dass sie nie in Ihrem Restaurant gegessen haben, dass ihre Karte von jemand anderem benutzt wurde oder dass die Restauranterfahrung einfach nicht gut genug war, um dafür zu bezahlen. 

Wenn Sie sich über Zahlungsdienstleister informieren und mit deren Vertretern sprechen, fragen Sie sie nach ihrem Verfahren für Rückbuchungen. Sie sollten in der Lage sein, ein klares Verfahren für die Lösung von Rückbuchungen darzulegen.

Die Sicherheitsvorgaben des Zahlungsdienstleisters

Natürlich sollte die Zahlungsabwicklung für Ihre Gäste so geschmeidig wie möglich ablaufen, aber es sollte auch sicher sein. Ja, Sie wollen Ihren Gästen ein grossartiges Erlebnis bieten, und zwar von der ersten Minute an, in der sie Ihr Restaurant betreten oder eine Lieferbestellung aufgeben. Aber auch das, was danach passiert, ist wichtig. 

Restaurants müssen Massnahmen ergreifen, um sicher zu sein, selbst wenn es sich um etwas so Einfaches wie die Eingabe von Kreditkarten handelt. Der Payment Card Industry Security Standard Council (PCI SSC) legt die Mindestanforderungen für die PCI-Konformität fest. Hier finden Sie eine kurze Erläuterung zur PCI-Konformität. Führende Zahlungsdienstleister wie Lightspeed übernehmen glücklicherweise diese Aufgabe für Sie. 

Wussten Sie schon? Ein Cloud-basiertes Kassensystem wie Lightspeed zu verwenden bedeutet, dass nichts auf einem Server gespeichert ist, der leicht missbraucht werden kann. Auch keine Zahlungsdaten.

Der Kundensupport des Zahlungsdienstleisters

Stellen Sie sicher, dass Sie die benötigte Hilfe bekommen, wann immer Sie sie brauchen. Führende Zahlungsanbieter legen Wert auf einen unbegrenzten Support für ihre Kunden. Fragen Sie unbedingt nach, ob der Kundensupport kostenpflichtig oder kostenlos ist.

Die individuellen Hardware-Anforderungen Ihres Restaurants 

Die Hardware für die Zahlungsabwicklung hat sich mit der zunehmenden Verbreitung von mobilen Zahlungsterminals und Funktionen wie Tap-and-Pay in den letzten Jahren stark verbessert. 

Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete Zahlungsterminal mit Ihrem Zahlungsdienstleister kompatibel ist. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie, wenn möglich, die Hardware direkt von Ihrem Zahlungsdienstleister beziehen. So vermeiden Sie eventuelle Ungereimtheiten im laufenden Betrieb. 

Kontaktlose Zahlungen werden im Zeitalter der Pandemie immer beliebter, und die Mobile Tap-Hardware von Lightspeed kann Ihnen dabei helfen, Zahlungen von Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay und Kredit- oder Debitkarten mit der kontaktlosen Tap-to-Pay-Option zu akzeptieren.

Hardware für die Zahlungsabwicklung: mieten oder kaufen? 

Noch eine Anmerkung zur Hardware: Kaufen Sie Ihre Hardware direkt, wenn Sie die Möglichkeit haben. Einige Zahlungsanbieter bieten eine Leasing-Option an, und auch wenn Sie dadurch anfangs etwas Geld sparen können, ist ein Kauf auf lange Sicht wesentlich kostengünstiger. 

Die betrieblichen Anforderungen Ihres Restaurants

Sie kennen Ihr eigenes Restaurant besser als jeder andere, also denken Sie sorgfältig darüber nach, welche Vorteile Sie von einem Zahlungsdienstleister am meisten erwarten würden. Bei der Auswahl geht es nicht nur um Zahlungen. Überlegen Sie, wie sich die Software mit anderen wichtigen Anforderungen des Unternehmens in Einklang bringen lässt. Sie könnten zum Beispiel nach folgenden Punkten Ausschau halten:

• Auftragsmanagement mit der Möglichkeit, Ihren Zahlungsdienstleister und Ihr Kassensystem mit dem Kitchen Display System (KDS) zu synchronisieren.
• Verkaufsberichte und -analysen mit der Möglichkeit zu verstehen, wie gut Ihr Restaurant zu verschiedenen Tages-, Wochen- und Jahreszeiten abschneidet. 
• Bestandsverwaltung, um einen Überblick über alle Produkte zu haben, die Sie in Ihrem Restaurant verkaufen. Wenn Sie Produkte verkaufen, möchten Sie wahrscheinlich ein System, mit dem Sie auch Rücksendungen oder Umtäusche einfach abwickeln und erfassen können.

Hier finden Sie weitere Informationen darüber, welche Fragen Sie Ihrem potenziellen Zahlungsdienstleister stellen sollten.  

Was Sie bei der Wahl eines Zahlungsdienstleisters vermeiden sollten 

Achten Sie auch bei der Auswahl von Zahlungsdienstleistern auf Warnsignale. Vermeiden Sie Anbieter, die:

• Unflexible Verträge haben
• Undurchsichtige Preisstrukturen haben
• Sie zum Leasing von Hardware drängen  

Die Integration der Zahlungsabwicklung mit Ihrem Kassensystem

Restaurants können sich für einen Zahlungsdienstleister entscheiden, der entweder mit ihrem Kassensystem verbunden ist oder nicht. Bei dieser Wahl kommt es darauf an, wie Sie Zahlungen annehmen wollen und welche Möglichkeiten zur Rechnungsbegleichungen Sie Ihren Gästen bieten möchten. 

• Die integrierte Zahlungsabwicklung bedeutet, dass Sie die Zahlungsmethode auswählen können, die Ihr Kunde verwenden möchte, und dass diese Informationen und der Betrag automatisch mit Ihrem Terminal synchronisiert werden. Wenn ein Gast bezahlt, wird der Betrag direkt an Ihr Kassensystem weitergeleitet, um die Bezahlung der Bestellung abzuschliessen.
• Die nicht integrierte Zahlungsabwicklung erfordert einige zusätzliche manuelle Schritte. Sie müssen den Betrag manuell eingeben. Sie müssen das Terminal und die gedruckten Quittungen abrufen. Und dann müssen Sie die Rechnung manuell als bezahlt markieren und den Verkauf in Ihrem Kassensystem abschliessen. 

Die Zahlungsabwicklung ist Teil des Restauranterlebnisses

Die Zahlungsabwicklung betrifft jeden: Management, die Küche, das Bedienungspersonal und Ihre Gäste.

Wir alle waren schon einmal in einem Restaurant in dieser Situation. Ein grossartiges Essen, müheloser Service, eine schöne Atmosphäre, leckere Nachspeisen und ein tolles Gespräch mit den Leuten, mit denen Sie essen. 

Aber wenn die Zeit gekommen ist, wird die Zahlung zu einem langsamen und umständlichen Kopfzerbrechen für alle Beteiligten. Mit dem richtigen Zahlungsdienstleister können Sie diese Situationen vermeiden, sodass Sie sich ganz auf Ihre Lieblingsbeschäftigungen im Restaurant konzentrieren können, die immer Lust auf mehr machen. 

Das Lightspeed Restaurant Kassensystem jetzt auch mit integrierten Zahlungen

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