Wie wird eine Kreditkartenzahlung verarbeitet?

Als Einzelhändler nehmen Sie wahrscheinlich jeden Tag eine Reihe von Kreditkartenzahlungen entgegen – aber haben Sie sich schon einmal gefragt, wie lange es dauert, eine Transaktion von der Zahlungsannahme bis zur Einzahlung auf Ihr Bankkonto zu bearbeiten? 

In diesem Blog-Beitrag beantworten wir folgendes:

• Wie lange dauert es, eine Kreditkartenzahlung zu verarbeiten?
• Wie die Zahlungsverarbeitung funktioniert
• Wie Händler den Status ihrer Kreditkartenzahlung verfolgen können

Und los geht’s!

Wie lange dauert es, eine Kreditkartenzahlung zu verarbeiten?

Allgemein dauert es typischerweise 2 bis 3 Werktage, bis eine Zahlung verarbeitet wurde. Diese Zeiten sollten jedoch nur als Richtwerte gesehen werden – ungewöhnlich grosse Abwicklungen können z.B. länger dauern.

Wann bezahle ich Transaktionsgebühren?

Gebühren werden automatisch von der Zahlung abgezogen, bevor sie in Ihrem Bankkonto eingeht. Daher müssen Sie sich nicht darum kümmern, die Gebühr für jede Transaktion selbst zu zahlen.

Der genaue Betrag, der von der Zahlung abgezogen wird, hängt von der Gebührenstruktur Ihres Zahlungsabwicklers ab. Wenn Sie momentan auf der Suche nach einem Zahlungsanbieter sind, sollten Sie auf versteckte Gebühren achten.

Wenn Sie mit einer Interchange-plus-Gebührenstruktur arbeiten, wird für jede Transaktion eine andere Gebühr erhoben. Dies ist abhängig von Variablen wie Kartentyp, ausstellende Bank, Buchungsart und mehr – Sie haben keine Möglichkeit, den endgültigen Betrag zu erfahren, der auf Ihr Konto eingezahlt wird.

Falls Sie mit einer gestuften Gebührenstruktur arbeiten, wird Ihnen ein fester Prozentsatz oder Transaktionsgebühr für jede Transaktionsstufe berechnet. Leider haben Sie keinen Einfluss darauf, wie Ihre Transaktionen klassifiziert werden, und die Mehrheit Ihrer Kreditkartenzahlungen wird wahrscheinlich zu den weniger günstigen Tarifen abgewickelt.

Wenn Sie mit einer pauschalen Gebührenstruktur arbeiten, gibt es unabhängig vom Kartentyp eine Gebühr für CP-Transaktionen (Card Present, CP) und eine Gebühr für CNP-Transaktionen (Card Not Present, CNP). Sie können den voraussichtlichen Betrag, den Sie für jede Transaktion zahlen werden, berechnen, indem Sie den Pauschalbetrag für diese Transaktionsart anwenden. 

Wie funktioniert die Zahlungsverarbeitung?

Die Zahlungsabwicklung erfolgt in Etappen. Die ersten Schritte, Autorisierung und Authentifizierung, finden im Geschäft statt, wenn ein Kunde etwas bei Ihnen kauft – in diesen Schritten wird die Zahlung überprüft. Die Verifizierungsschritte dauern in der Regel insgesamt nur wenige Sekunden.

1. Ein Kunde tippt an Ihrem Kassensystem seine Debit- oder Kreditkarte ab, steckt sie ein oder zieht sie ein. Im Online-Shop gibt der Kunde die Kreditkartennummer, das Ablaufdatum und die Sicherheitsnummer an. Die zur Überprüfung der Transaktion erforderlichen Informationen werden an Ihren Verarbeiter gesendet.
2. Ihr Zahlungsverarbeiter autorisiert die Zahlung mit dem Netzwerk der Karte, wie z.B. Visa oder Interac.
3. Nachdem die Zahlung autorisiert wurde, muss sie authentifiziert werden. Das Netzwerk der Karte sendet die für die Bestätigung der Gültigkeit der Karte erforderlichen Informationen an die ausstellende Bank des Kunden.
4. Die Bank überprüft, ob die Karte rechtmässig verwendet wird und Zugriff auf die Geldmittel oder das Kreditkartenlimit hat, die für den Abschluss des Verkaufs erforderlich sind, und genehmigt die Transaktion dann entweder oder lehnt sie ab. Dies ist das Ende des Verkaufs in Ihrem Geschäft oder Online-Shop.

Jede Kreditkartenzahlung, die Sie an Ihren Terminals vornehmen, wird in einem Stapel gesammelt und zur Verarbeitung weitergeleitet. Dieser Stapel wird zur Verarbeitung in der dritten Stufe, dem Zahlungsausgleich, verschickt – dieser Teil dauert normalerweise zwei Tage.

5. An einem bestimmten Wochentag werden Ihre autorisierten und authentifizierten Kreditkartenzahlungen an Ihren Zahlungsverarbeiter für den Zahlungsausgleich gesendet. 
6. Ihr Zahlungsabwickler kümmert sich um die Weiterleitung der Transaktionen an die entsprechenden Kartennetzwerke, die dann die Beträge bei den herausgebenden Banken anfordern.
7. Das Geld wird Ihnen zugesandt und Ihre Kunden lassen die Transaktion auf ihrer Kreditkartenrechnung verbuchen oder automatisch von ihrem Konto abbuchen.

Worin liegt der Unterschied zwischen einer Zahlungsüberprüfung und einer Zahlungsverarbeitung?

Autorisierung und Authentifizierung stellen sicher, dass die Beträge für die Einzahlung auf Ihr Konto zur Verfügung stehen, indem sie zunächst blockiert werden. Bis die Beträge durch den Zahlungsausgleich an Sie überwiesen wurden, befindet sich das Geld effektiv in der Schwebe zwischen Ihnen und dem Kunden.

Die Zahlungsverarbeitung umfasst den Zahlungsausgleich und benötigt Zeit, um fertiggestellt zu werden. Dadurch werden die Ihnen geschuldeten Beträge auf Ihr Konto verschoben, wenn die Kreditkartenzahlungen verrechnet werden. Das Geld wird also aus der Schwebe geholt und an Sie ausgezahlt.

Wie verfolgen Sie den Bearbeitungsstatus einer Kreditkartenzahlung?

Falls die Verarbeitung einer Zahlung länger als 2 Tage benötigt, könnten Sie sich über den Status informieren wollen. Sie möchten auch die Aufschlüsselung der Kartentypen verfolgen, insbesondere wenn Sie feststellen, dass Sie für teure Interchange plus Gebühren zahlen. Wie können Sie Sichtbarkeit über Ihre Transaktionen erhalten?

Leider gibt es keine Möglichkeit, den Status oder die Aufschlüsselung von Zahlungen über Ihre Bank oder die ausstellende Bank Ihres Kunden leicht zu verfolgen. Allerdings könnte Ihr Zahlungsverarbeiter Ihnen Berichte zur Verfügung stellen, um diese Daten abzurufen. 

Seien Sie bei der Zahlungsverarbeitung auf der sicheren Seite

Eine Umfrage des Marktforschungsinstituts Ipsos hat ergeben, dass der Grossteil aller Schweizer ebenso schlecht auf die Kreditkarte verzichten können wie auf Bargeld. Durch den Verzicht auf die Verarbeitung von Debit- und Kreditkartenzahlungen riskieren Händler daher Umsatzeinbussen durch bargeldlose Kunden. Anstatt dieses Risiko einzugehen, sollten Händler damit beginnen, Kartentransaktionen zu akzeptieren, um ihre Umsätze zu maximieren.