Wie Sie mit Reservierungen in der Feiertagszeit umgehen

Für das Gastgewerbe sind die Feiertage eine der geschäftigsten Zeiten des Jahres. Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal Reservierungen entgegennehmen oder zum ersten Mal seit langem eine volle Feiertagsaison erleben – Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Im Folgenden finden Sie einige Strategien, mit denen während der Feiertage Reservierungen entgegennehmen können, ohne den Arbeitsablauf in Ihrem Restaurant zu beeinträchtigen. 

Warum Reservierungen entgegennehmen?

Tischreservierungen sind besonders während der Feiertage wichtig, weil sie es Ihnen ermöglichen, das Auslastung in Ihrem Restaurant zu kontrollieren und dementsprechend Ihren Personal- und Lagerbedarf zu planen. 

Ausserdem garantieren Reservierungen Einnahmen, so dass Sie anhand der Anzahl der Tischreservierungen eine fundierte Vorhersage über Ihren Umsatz an einem bestimmten Abend, in einer bestimmten Woche oder einem bestimmten Monat treffen können. 

Ohne Reservierungen ist es schwierig, den operativen Bedarf genau vorherzusagen. Ein unangenehmer Nebeneffekt: Das Risiko von Engpässen und enttäuschten Gästen steigt. 

Machen Sie das meiste aus Tischreservierungen mit Lightspeed und GuestOnline

Wenn Sie die Integrationen zwischen Lightspeed Restaurant und GuestOnline nutzen, können Sie aus Reservierungsdaten wie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen Ihrer Gäste Profile erstellen. Diese Daten werden zwischen GuestOnline und Lightspeed Restaurant ausgetauscht, damit Sie Ihre Gäste besser kennenlernen und das Angebot auf sie abstimmen können. Ebenso werden alle Bestelldaten von Lightspeed mit GuestOnline geteilt, um die wahren Möglichkeiten der Reporting-Engine der Plattform zu erschliessen.

Gerüstet mit diesen Daten können Sie: 

• Reservierungen über einen interaktiven Sitzplan organisieren
• Stammkunden in Ihrem Restaurant identifizieren
• Papierlose Quittungen an die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden schicken
• Kunden Marketingmaterialien und Angebote zusenden
• Ausgaben für Ihre Reservierungen verfolgen
• Die meistverkauften Gerichte ermitteln und Ihr Menü dementsprechend gestalten 

Reservierungen können Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihren Umsatz zu sichern und die Nachfrage zu prognostizieren. Mit Hilfe eines cloudbasierten Kassensystems und einer Reservierungsplattform wie GuestOnline können Sie Gästedaten erfassen, um das Erlebnis der Gäste zu verbessern und zu personalisieren.

Tipps für die Handhabung von Reservierungen während der Feiertagszeit

Damit es sowohl für die Gäste als auch für Ihr Personal angenehm ist, müssen Sie strategisch bei der Tischreservierung und der Bestellannahme vorgehen. Wenn Sie die folgenden Strategien anwenden, wird sich der Service in Ihrem Restaurant in der Feiertagsaison erheblich verbessern.

Staffeln Sie Tische

Was ist die goldene Regel bei der Annahme von Reservierungen? Belegen Sie nicht mehrere Tische auf einmal. Reservieren Sie stattdessen zwei Tische auf einmal – ein Paar alle 15 Minuten.

Verteilen Sie die Gäste bei der Tischzuweisung über den gesamten Grundriss, um die einzelnen Abteilungen der Kellner nicht zu überlasten. Auf diese Weise vermeiden Sie eine Überlastung des Personals und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Service. Sobald Ihre Gäste Platz genommen haben, nehmen Sie die Bestellungen der einzelnen Tische auf, damit die Küche nicht mit allen Bons auf einmal bombardiert wird.

Weisen Sie auf die Etikette hin

Nichts bringt den Service so durcheinander wie Gäste, die zu spät kommen. Das kann den Servicefluss stören und zu einem schlechten Gästeerlebnis führen.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Gäste taktvoll darauf hinweisen, dass von ihnen Pünktlichkeit erwartet wird. Seien Sie in diesem Punkt strikt. Ja, der Gast bezahlt für sein Essen, aber er wird es geniessen können, wenn er pünktlich erscheint. Wenn Sie einen Barbereich haben, in dem die Gäste warten können, sollten Sie sie bitten, noch früher zu erscheinen, um das Risiko eines Rückstaus weiter zu verringern.

Bitten Sie Ihre Gäste, alle Gerichte auf einmal zu bestellen

Wenn Ihre Gäste Gerichte einzeln bestellen, kann das den Service verlangsamen und somit das Gästeerlebnis beeinträchtigen. Denn das macht es der Küche schwer, zu planen, und kann die Dinge schnell aus dem Ruder laufen lassen. Wenn Sie die Gäste freundlich bitten, alle Gänge auf einmal zu bestellen, erleichtert dies der Küche die Organisation und sichert die rechtzeitige Zubereitung der Gerichte.

Ein ausgeklügeltes Restaurant-Kassensystem kann dies mit Funktionen, die die Bestellung nach Gängen erleichtern, wesentlich vereinfachen. Mit Lightspeed Restaurant zum Beispiel können Sie die Bestellannahme effizienter gestalten, indem Sie auf dem Bestellbildschirm die Option Bestellung nach Kurs auswählen. 

Das Personal kann die Bestellung eines Gastes in beliebig viele verschiedene Gänge aufteilen. Bei der Entgegennahme einer Bestellung muss der Kellner nur noch auf Einen Gang hinzufügen drücken, um ein weiteres Gericht hinzuzufügen. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen der Küche und dem Servicebereich. Die Kellner können die Küche mit der Zubereitung der einzelnen Gänge beauftragen, sobald die Gäste bereit sind, indem sie auf Gang senden tippen.

Laufkundschaft oder Reservierungen – was ist besser?

Wie bereits erwähnt garantieren Reservierungen, dass Sie Umsatz erzielen. Dazu kommt: eine volle Reservierungsliste trägt zur Attraktivität Ihres Restaurants bei.

Doch wenn Sie ein kleineres Lokal führen oder gerade erst anfangen, ist es wichtig, Ihren potenziellen Gästen die Möglichkeit zu bieten, Ihr Lokal spontan zu entdecken – und aus diesem Grund sollten Sie Laufkundschaft zulassen.

Während Sie aus anhand Ihrer Erfahrung wissen sollten, zu welchen Zeiten in der Woche mehr los ist (z. B. an Wochenenden), kann die Vorhersage des Betriebsbedarfs etwas schwieriger sein, wenn Sie Laufkundschaft annehmen. Während der Feiertagsaison sollten Sie sich nicht ausschliesslich auf Laufkundschaft verlassen. Wenn Sie nicht gerade in einer Gegend mit hohem Fussgängeraufkommen tätig sind, gehen die Menschen in den kälteren Monaten nicht so oft nach draussen, und die Chance auf Laufkundschaft ist geringer.

Damit neue Kunden Ihr Restaurant entdecken, sollten Sie einen Abend nur für Laufkundschaft veranstalten. Solche Abende sind schwer zu planen (was, wenn niemand kommt?), also entscheiden Sie sich am besten für einen beliebten Abend wie einen Freitag oder Samstag, an dem Sie eher Laufkundschaft anlocken können.