So eröffnen Sie ein Café in 13 Schritten

Um ein erfolgreiches Café zu eröffnen ist besonders eines wichtig: eine gute Vorbereitung. Sie möchten ein Café eröffnen, aber wissen nicht, womit Sie anfangen sollten und was genau Sie zum Start benötigen? Wir haben die wichtigsten Schritte aufgelistet, die Sie bei der Eröffnung eines eigenen Cafés beachten sollten.

Café eröffnen: Wie geht das?

In diesem Beitrag finden Sie alle Schritte, die Sie unternehmen müssen, um Ihr eigenes Café zu eröffnen. Einige dieser Schritte mögen vielleicht nicht ganz angenehm zu erledigen sein, aber sind für den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens essenziell. Von dem Besorgen der nötigen Lizenzen und der Gestaltung Ihrer Speisekarte bis zur Bestimmung Ihrer Zielgruppe und dem Marketing in sozialen Netzwerken; in diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie über die Eröffnung eines Cafés wissen müssen.

1. Erstellen eines Businessplans für Ihr Café

Der erste Schritt bei der Gründung eines Unternehmens ist auch einer der wichtigsten: die Entwicklung eines Businessplans. Ein guter Businessplan geht über die Konzeptualisierung hinaus. Denken Sie darüber nach, was Sie wollen und wie Sie dorthin gelangen wollen. Dieser Schritt kann Ihnen helfen, Ihre Ziele und Pläne fest zu visualisieren und Ihnen einen Fahrplan für Ihre ersten Wochen oder Monate im Geschäft zu geben.

Ein Businessplan umfasst in der Regel die folgenden Abschnitte:

• Zusammenfassung – ein Überblick über Ihr Geschäftsmodell, Ihr Serviceangebot und Ihr Gesamtziel.
• Geschäftsbeschreibung – eine detaillierte Erläuterung der rechtlichen Struktur, der Art Ihres Unternehmens, der angebotenen spezifischen Dienstleistungen, der Wachstumsprognosen des Unternehmens sowie der kurz- und langfristigen Geschäftsziele.
• Marktanalyse – wie Ihr Unternehmen in die lokale oder regionale Wirtschaft hineinpasst.
• Wettbewerbsanalyse – wie Sie planen, wettbewerbsfähig zu bleiben und wie sich Ihr Geschäft von anderen Cafés in der Umgebung abheben wird.
• Betrieb und Management – alle betrieblichen und logistischen Überlegungen Ihres Unternehmens, einschliesslich der Frage, wer zum Managementteam gehören wird, wie viele Mitarbeiter Sie einstellen werden und welche Aufgaben diese haben werden.
• Finanzielle Zusammenfassung – enthält Prognosen für das erste Jahr und die Zukunft, geschätzte Kosten und Erweiterungspläne.

2. Verwaltung, Steuern und Buchhaltung

Eine gute Idee und ein gutes Konzept sind die Basis für ein erfolgreiches und ertragreiches Unternehmen. Allerdings wird dieses ohne gutes Management, Verwaltung und Buchhaltung nicht lange bestehen. Laut diversen Studien scheitern etwa 50% der kleinen Unternehmen innerhalb der ersten fünf Jahre. Entscheidend bei der Eröffnung Ihres Cafés ist die Wahl der Rechtsform. Diese hat nämlich Auswirkungen auf die finanziellen und sozialen Abläufe Ihres zukünftigen Unternehmens. 

• Möchten Sie Ihr Café selbst einrichten und verwalten? In diesem Fall kann die Wahl einer Einzelfirma eine geeignete Lösung sein (kein Mindeststartkapital erforderlich)
• Wenn Sie ein Unternehmen gründen wollen, ohne mit Ihrem Privatvermögen haften zu müssen, ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) die ideale Lösung.
• Wenn Sie sich den Rücken freihalten und ein Café mit bewährten Konzept eröffnen möchten, kann die Eröffnung eines Cafés als Franchise eine sichere Option sein.

3. Lizenzen und Genehmigungen: Was muss ein Café beachten?

Um ein Café zu eröffnen, müssen Sie eventuell benötigte Genehmigungen berücksichtigen. Hier sind einige der Genehmigungen, die Sie je nach Kanton für Ihr Café benötigen:

• Betriebsbewilligung
• Schanklizenz
• Hygienekonzept
• Fähigkeitsausweis
• Zertifiziertes Kassensystem

4. Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe

Ihre Zielgruppe ist stark abhängig von Ihrem Standort. Richten Sie sich an Studenten, die hauptsächlich nach einer günstigen Tasse Kaffee und einem WiFi-Zugang suchen? Oder wollen Sie zu dem Ort werden, an dem junge Familien tagsüber in Ruhe einen Kaffee trinken und ihre Kinder ungestört Spass haben können? Ihre Zielgruppe zu definieren ist sehr wichtig, damit Sie Ihr Angebot genau auf die entsprechenden Bedürfnisse abstimmen können.

5. Der Standort Ihres Cafés

Wie bei jeder Art von Gastronomiebetrieb spielt der Standort eine wichtige Rolle für den Erfolg Ihres Cafés. Es gibt fünf Arten von Standorten, die Sie in Betracht ziehen können:

• In der Nähe von Büros: Wenn Sie ein Café in der Nähe anderer Geschäfte eröffnen, werden insbesondere unter der Woche und zur Mittagszeit viele Besucher in Ihre Gaststätte strömen. Die Bequemlichkeit liegt dabei im Fokus; viele Leute werden zum Mitnehmen bestellen. Eventuell müssen Sie am Wochenende nicht einmal öffnen.
• In der Nähe von Schulen und Universitäten: Hier haben Sie es vor allem mit Studenten zu tun, die in der Regel weniger Geld ausgeben, aber schnell zu Stammkunden werden können. Sie könnten zum Beispiel eine Art Bücherei-Café einrichten. An Wochenenden und Feiertagen werden Sie weniger Besucher haben.
• In der Nähe von Geschäften und Stadtzentren: Diese Bereiche sind an Wochenenden oft belebter. Hier können Sie auch Touristen bedienen.
• In Wohngebieten und Siedlungen: An diesen Orten haben es Ihre Besucher weniger eilig und Ihr Geschäft kann schnell als “Treffpunkt” für die Bewohner und deren Kinder wahrgenommen werden.
• In der Nähe von Bahnhöfen: Schnelligkeit ist hier der wichtigste Faktor, da die meisten Ihrer Kunden wenig Zeit haben und sich für eine Bestellung zum Mitnehmen entscheiden werden.

Der Standort Ihres Cafés bestimmt also, welche Art von Gastronomie es sein wird: ein zwangloses Café, in dem die Kunden gerne verweilen, oder ein Schnellrestaurant, bei dem es auf Schnelligkeit ankommt.

6. Die Ausstattung Ihres Cafés: Kaffeemaschine, Kassensystem, etc.

Auch wenn ein Café weniger Ausstattung benötigt als ein Restaurants, sind einige Dinge unerlässlich:

1. Kaffeemaschine
2. Wasserfilter-System
3. Kaffeemühle
4. Kaffeebohnen und Tee
5. Verschiedene Arten von Milch und Zucker
6. Tassen und Löffel
7. Becher und Geschirr zum Mitnehmen
8. Merchandise: zum Beispiel wiederverwendbare Kaffeebecher und Bohnen zum Mitnehmen
9. Kassensystem
10. Gratis WiFi

7. Finanzierung zur Eröffnung eines Cafés

Meistens benötigen Sie finanzielle Starthilfe, wenn Sie ein Café eröffnen möchten. 

Mehrere Möglichkeiten stehen hierbei zur Auswahl:

• Traditionelle Finanzierung über die Bank: Leasing, Mikrokredite, Garantiekredite usw.: Es gibt viele Kreditlösungen, mit denen Sie Ihre Investitionen finanzieren können (vorausgesetzt, Sie haben einen soliden Geschäftsplan). 
• Freunde und Familie
• Privatinvestor
• Beteiligungsfinanzierung: Mehrere Crowdfunding-Plattformen ermöglichen es Ihnen, an die Grosszügigkeit anonymer Menschen zu appellieren, um Ihr Projekt im Austausch für eine symbolische oder finanzielle Entschädigung zu finanzieren. Zu solchen Plattformen zählen Websites wie zum Beispiel Ulule und Kickstarter. Denken Sie daran, Ihr Projekt gut zu präsentieren (den Kontext, die Gründe und die Ziele), um sich die Finanzierung zu sichern!
• Öffentliche Zuschüsse oder Subventionen

Um mehr über jede dieser Optionen und ihre Vor- und Nachteile zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zur Finanzierung eines Restaurants.

8. Das Layout und die Dekoration Ihres Cafés

Wie Sie vielleicht in unserem Artikel über die Restaurant-Trends für 2021 gelesen haben, ist das Kundenerlebnis wichtiger denn je. Als Café können Sie das Erlebnis z. B. durch eine stilvolle oder thematische Einrichtung noch spezieller machen. Nehmen Sie zum Beispiel das MOOY in Antwerpen, wo sich alles im Café um ein Thema dreht: Die Farbe rosa. Von den Quittungen bis zum Toilettenpapier, von den Pfeilern bis zu den Wänden ist hier alles rosa.

Als Erstunternehmer haben Sie vielleicht nicht viel Geld, um in Ihre Wohnung und Einrichtung zu investieren, aber es muss auch nicht viel kosten. Erschwingliche Möbel finden Sie auf Flohmärkten und auf Second-Hand-Seiten. Vielleicht kennen Sie jemanden, der ein schönes Wandbild machen kann, oder Sie finden irgendwo eine schöne Leuchtreklame.

Die Dekoration Ihres Cafés muss sorgfältig durchdacht sein. Hier sind ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten:

• Farben: Denken Sie darüber nach, welches Erlebnis Sie den Kunden Ihres Cafés bieten wollen – und welche Zielgruppe Sie ansprechen möchten – und wählen Sie die Hauptfarben Ihres Cafés so, dass sie dies widerspiegeln. Wenn Sie zum Beispiel beabsichtigen, viele junge Mütter in Ihr Café zu locken, sollten Sie ein helles und farbenfrohes Dekor in Betracht ziehen, das kleine Kinder anspricht. Die Verwendung von Websites wie Pinterest kann Ihnen helfen, Inspiration zu finden.
• Beleuchtung: Berücksichtigen Sie nicht nur die Lampen, sondern auch die Gesamthelligkeit des Raums. Soll Ihr Café hell und sonnig sein, oder wollen Sie eine Atmosphäre mit gedämpfter Beleuchtung schaffen? Die Beleuchtung ist eines der wichtigsten Dinge, wenn es darum geht, eine bestimmte Atmosphäre zu schaffen.
• Ton: Darüber hinaus trägt die Musik, die Sie in Ihrem Café spielen, auch zur Atmosphäre bei. Überlegen Sie sich genau, welchen Musikstil Sie spielen und wie laut die Musik sein soll.
• Möbel und Gegenstände: Tische, Stühle, Besteck und sogar die Tassen und Untertassen in Ihrem Café sollten alle das Gesamtdesign und das Thema der Einrichtung widerspiegeln.

Behalten Sie stets das Gesamtdesign Ihres Cafés im Hinterkopf. Die Raumaufteilung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle:

• Die Lage der Eingangstür im Verhältnis zur Haupttheke: Die Theke sollte nahe genug an der Eingangstür sein, damit Gäste problemlos einen Kaffee zum Mitnehmen bestellen können, aber weit genug entfernt, damit eine Warteschlange an der Theke den Zugang für Kunden, die sich setzen möchten, nicht einschränkt.
• Platzierung der Möbel: Die Möbel sollten den Zugang zur Küche oder zur Theke nicht blockieren, und die Gänge sollten offen und für das Personal des Cafés leicht zugänglich sein.
• Barrierefrei: Ihr Café-Layout sollte ausreichend Platz für einen einfachen Zugang für Rollstuhlfahrer bieten. Investieren Sie in Rampen, wenn Ihr Café über Stufen verfügt.

9. Einstellen von Personal

In der Anfangsphase der Eröffnung Ihres Cafés denken Sie vielleicht noch nicht an das Einstellen von Personal. Vielleicht haben Sie sich auch entschieden, Ihren Betrieb mit einem Freund oder Partner zu eröffnen. Irgendwann werden Sie jedoch Personal einstellen müssen, um die Arbeitsbelastung zu verringern oder die Arbeitslast zu bewältigen, wenn Sie erst einmal einen Kundenstamm aufgebaut haben. 

10. Die Speisekarte Ihres Cafés

Ein profitables Menü ist ein Balanceakt zwischen verschiedenen Aspekten. Die Erstellung Ihrer Speisekarte sollten Sie strategisch angehen. Als Café werden die grundlegenden Produkte im Mittelpunkt Ihrer Speisekarte stehen: Espresso, Cappuccino, Americano usw. Darüber hinaus benötigen Sie auch Alternativen für Gäste, die keinen Kaffee trinken: Tee, Softdrinks oder heisse Schokolade. Vielleicht möchten Sie auch frische Croissants oder eine andere Art von Gebäck anbieten.

Sie müssen sich aber auch von anderen Cafés unterscheiden. Erzählen Sie zum Beispiel die Geschichte hinter den Kaffeebohnen. Woher kommen sie? Braten Sie sie selbst? Oder haben Sie vielleicht einen einzigartigen Kaffee auf der Karte, eine grosse Auswahl an Milch-Alternativen oder das köstlichste, frisch gebackene Bananenbrot? Geben Sie Ihren Gästen einen Grund, wiederzukommen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele von Getränken und Lebensmitteln, die Sie in Ihr Menü aufnehmen können:

• Getränke: Tee, Kaffee, Kakao, Säfte, in Flaschen abgefülltes Wasser, Milkshakes, Alkohol (Spirituosen, Liköre, etc.)
• Speisen: Sandwiches, Baguettes und Paninis, Torten, Kuchen/Kekse, klassische Speisen der Gastronomie (Pizza, Salate, etc.)

Wie Sie sehen, ist die Vielfalt an möglichen Menüpunkten auf einer Café-Speisekarte sehr gross. Sie müssen eine Reihe von Entscheidungen über die Arten von Speisen und Getränken treffen, die Sie in Ihrem Café verkaufen möchten, und die Auswirkungen des Verkaufs bestimmter Produkte berücksichtigen – zum Beispiel eine Lizenz für den Verkauf von Alkohol. Die Gewinnspannen variieren von Produkt zu Produkt, was Sie ebenfalls unbedingt berücksichtigen sollten.

Bonustipp: In den ersten Wochen der Eröffnung kann es sinnvoll sein, die Speisekarte kurz und einfach zu halten. Da in den ersten zwei Wochen nach der Eröffnung mit einigen Anlaufschwierigkeiten zu rechnen ist (Lieferprobleme, Personalmanagement usw.), sollte man es vermeiden, es dem Küchenpersonal oder den Baristas mit einer komplexen Speisekarte zu erschweren. Es ist immer möglich, Ihre Speisekarte zu einem späteren Zeitpunkt zu überdenken, wenn Ihr Café bereits eröffnet ist. Insbesondere, wenn Sie Änderungen am Menü einfach und in Sekundenschnelle an Ihrem Kassensystem vornehmen können.

11. Verhindern und Vermeiden von Abfall

Als Unternehmer im Jahr 2021 können Sie es nicht vermeiden, sich über Nachhaltigkeit und die Auswirkungen Ihres Cafés auf die Umwelt, die Gesellschaft und Ihre Gemeinde Gedanken zu machen. Die Reduzierung von Abfällen, nicht nur von Lebensmitteln, sondern auch von Verpackungen, hilft Ihnen, Ihren ökologischen Fussabdruck zu reduzieren und Kosten zu senken. Wählen Sie zum Beispiel Becher aus nachhaltigen Materialien, bieten Sie Kunden, die ihre eigenen wiederverwendbaren Becher mitbringen, zusätzliche Rabatte an oder verkaufen Sie übrig gebliebene Backwaren über eine App wie Too Good To Go.

12. Marketingstrategie

Um Ihr Café von Ihren Mitbewerbern zu unterscheiden, müssen Sie eine starke Geschichte erzählen, die Ihr Unternehmen einzigartig macht. Mit Mund-zu-Mund-Propaganda kommen Sie weit, aber mit (kostenlosem) Online-Marketing und sozialen Netzwerken können Sie Ihre Reichweite immens vergrössern, schon lange bevor Sie Ihr Café eröffnen.

• Branding: eine starke Marke und eine Geschichte, die Ihren Kunden zeigt, wie einzigartig Ihr Unternehmen ist. MOOY in Antwerpen ist bekannt für sein rosa Interieur, während Butchers Coffee auf die Expertise von Baristas setzt, die jahrelang in den besten Coffee Shops in Australien und London gearbeitet haben. Denken Sie darüber nach, was Ihren Kaffee einzigartig macht und bauen Sie Ihre Marke darauf auf.
• Online-Präsenz: Ihr Café sollte online leicht zu finden sein. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gebrandete Website haben, auf der Ihre Adresse und Ihre Öffnungszeiten deutlich angezeigt werden. Darüber hinaus können Sie alle Informationen auch über Google My Business ausfüllen, so dass Personen, die bei Google nach Ihrem Café suchen, sofort Ihre Adresse und die Öffnungszeiten erfahren.
• Instagram: Für die meisten Cafés ist Instagram die ultimative Plattform, um ihre Vision und Marke zu kommunizieren und Kunden anzuziehen. Mit einem guten Feed, regelmässigen Beiträgen und Interaktion werden Sie es weit bringen. Besonders praktisch: Ihre Gäste können Sie auf Bildern markieren, die in Ihrem Café entstanden sind. So machen Sie sich den sozialen Beweis perfekt zunutze!
• Marketing: Es gibt viele Marketing-Taktiken, die Ihnen in den ersten Monaten Gäste bringen werden. Verteilen Sie z.B. Flyer in Ihrer Nachbarschaft mit einem Gutschein für einen kostenlosen Kaffee oder bitten Sie einflussreiche Personen, im Austausch für Geld oder eine Anzahl an kostenlosen Kaffees für Ihr Café zu werben
• Online-Bewertungsplattformen: Online-Bewertungsplattformen sind wichtig, um zu beeinflussen, wie Gäste Ihr Café wahrnehmen und wie sie sich entscheiden, Ihr Café zu besuchen oder einen Kaffee bei Ihnen zu bestellen. Gute Kundenbewertungen können andere Gäste ermutigen, Ihr Café zu besuchen, aber schlechte Bewertungen können Ihren Ruf schädigen: Konzentrieren Sie sich darauf, einen guten Service zu bieten – und ermutigen Sie Ihre Kunden, positive Online-Bewertungen zu hinterlassen.
• Blogger/Influencer: Kontaktieren Sie die beliebtesten Influencer in Ihrer Umgebung und laden Sie sie ein, Ihren Kaffee kostenlos zu testen. Wenn ihr Feedback positiv ist, warum nicht eine dauerhafte Partnerschaft eingehen? Ihre Empfehlungen können ihre Community beeinflussen, die dann wahrscheinlich selbst Ihr Café besuchen wird.

13. Treueprogramm

Nachdem Starbucks sein Treueprogramm eingeführt hatte, verzeichnete das Unternehmen einen sofortigen Anstieg der Verkaufszahlen. Die Besucherzahlen stiegen um 4% und die Umsätze in den Filialen um 7%. Der Nettoumsatz stieg um 18% auf einen Quartalsrekord von $4,9 Milliarden.

Mit einem Treueprogramm zeigen Sie Ihren Stammkunden Ihre Wertschätzung und animieren sie, Sie wieder zu besuchen. Kundenkarten gehören der Vergangenheit an. Mittlerweile gibt es viele digitale Treueprogramme, die Kunden auf ihrem Smartphone installieren können.

Fazit: Eröffnen Sie Ihr Café

Die oben genannten Schritte werden Ihnen bei der Eröffnung Ihres eigenen Cafés helfen. Beginnen Sie bei den Grundlagen mit einem soliden Geschäftsplan und stellen Sie sicher, dass Sie alle Formalitäten (wie Genehmigungen und Lizenzen) in Ordnung haben. Erst dann können Sie beginnen, alle Details Ihres Konzepts auszuarbeiten, wie z. B. Ihre Speisekarte und Ihre Marketingstrategie. Viel Erfolg!