Wie Sie die Selbstkosten Ihres Restaurants berechnen

Macht ein Restaurant gute Geschäfte, dann ist es nachvollziehbar, dass es sich vor allem auf Wachstum, Verkäufe und die Generierung von so viel Umsatz wie möglich konzentrieren möchte. Für Köche, Restaurantbetreiber und Geschäftsführer kann das beinhalten, dass neue Gerichte hinzugefügt oder die Öffnungszeiten verlängert werden oder dass sogar ein weiteres Restaurant eröffnet wird. Aktuell aber, in einer Zeit, in der die Aussichten für Restaurants nicht besonders rosig sind, rücken die Kosten in den Mittelpunkt des Interesses. Die Selbstkosten (Prime Costs) sind hierbei von grosser Bedeutung.

In der gesamten Schweiz beispielsweise verzeichnen Restaurantbetreiber laut Gastrosuisse starke Umsatzeinbrüche und einen geringeren Beschäftigungsgrad. Aus einer Umfrage im Mai 2020 geht hervor, dass 90 % der Restaurants erwarten, nach sechs Monaten weniger Umsatz zu machen als im selben Zeitraum im Jahr 2019. 

Es gibt nichts zu beschönigen: Die Zeiten sind hart.

Mit den richtigen Informationen sind wir aber immer noch in der Lage zu handeln.

In diesem Artikel sehen wir uns die Selbstkosten eines Restaurants genauer an und stellen dir Ideen und Tipps zu potenziellen Maßnahmen vor. Dieser Artikel beschreibt:

• Was Selbstkosten sind
• Welchen Selbstkostenanteil es anzustreben gilt
• Formeln zur Berechnung der Selbstkosten
• Beispiele für die Berechnung von Selbstkosten
• Tipps zur Senkung deiner Selbstkosten

Was sind die Selbstkosten eines Restaurants?

In einer Zeit, in der die Kosten in den Mittelpunkt rücken, haben die Selbstkosten an Bedeutung gewonnen. 

Für Geschäftsführer von Restaurants sind die Selbstkosten eine wahrlich magische Zahl.

Das liegt an der Tatsache, dass Sie sich durch das Verständnis und die Überwachung der Selbstkosten ein genaues Bild über die Rentabilität Ihres Restaurants verschaffen können. 

In einfachen Worten: Selbstkosten entsprechen der Summe der Kosten, die ein Restaurant hat, um sein Essen, seine Getränke und Produkte zu verkaufen – seine Kosten für verkaufte Waren (COGS) – zuzüglich der diversen Arbeitskosten für Festangestellte und Aushilfskräfte.

Wie hoch sind die Selbstkosten von Restaurants im Durchschnitt?

Das Branchenmittel legt nahe, dass sie zwischen 55 % und 60 % liegen sollten. Noch vor wenigen Jahren lag dieser Wert möglicherweise bei 65 %. Angesichts der gestiegenen Kosten für Miete, Versicherung und Waren ist es noch wichtiger geworden, relativ strikt innerhalb des genannten Bereichs zu bleiben. 

Es gibt jedoch Ausnahmen, beispielsweise ein Restaurant, das Teil eines Hotels oder Sportvereins ist. Bei dieser Art von Restaurants kann der Selbstkostenanteil vielleicht, aber nur vielleicht, bei bis zu 65 % liegen. Das liegt daran, dass sie häufig als Lockvogel für das Kerngeschäft eines Unternehmens dienen – beispielsweise Hotelübernachtungen oder Jahresmitgliedschaften in einem Sportverein.

Für jede andere Art von Restaurant wäre es schwer, mit einem Selbstkostenanteil von 65 % rentabel zu arbeiten. Es handelt sich somit um eine Zahl, die Sie genau im Blick behalten sollten.

Selbstkostenformel

Nach so einer Einleitung entsteht möglicherweise der Eindruck, dass sich hinter den Selbstkosten eine hoch komplizierte Formel verbergen muss. Das ist glücklicherweise nicht der Fall. Unter die Selbstkosten fällt alles, was Sie ausgegeben haben, um die Speisekartenangebote und Produkte zu kaufen, zu vertreiben, zu servieren und zu liefern. In eine Formel gefasst sieht das folgendermassen aus:

Um zu verstehen, wo Ihre Selbstkosten im Vergleich zum oben genannten Branchenmittel einzuordnen sind, müssen Sie die Selbstkosten für eine bestimmte Periode (z. B. eine Woche oder einen Monat) als Anteil Ihres Umsatzes in Prozent berechnen.

Kosten für verkaufte Waren (COGS)

Die Kosten der verkauften Waren sind die Gesamtkosten aller Zutaten, die zur Herstellung von Menüpunkten verwendet werden, bis hin zu den Garnierungen und Gewürzen.

Gesamtarbeitskosten

Wie in den obigen Formeln zu sehen ist, müssen Sie zur Berechnung Ihrer Selbstkosten Ihre Arbeitskosten und Ihre Umsatzkosten addieren. 

Arbeitskosten sind wichtig, weil sie den wichtigsten Unternehmenswert eines Restaurants abdecken: das Personal. Arbeitskosten sind aber mehr als nur Gehälter und Stundensätze für die Geschäftsführung, Köche und Kellner. 

Bei der Berechnung Ihrer Arbeitskosten sollten Sie auch die folgenden Kosten berücksichtigen:

• Krankenversicherung
• Bonuszahlungen und Überstunden 
• Jahresurlaub
• Sonderurlaub
• Lohnsteuer

Selbstkostenbeispiel

Zeit für ein Beispiel, um das Konzept der Selbstkosten mit Leben zu füllen. 

Gehen wir einmal davon aus, dass Sie ein Restaurant an der Küste betreiben, das sich auf Gerichte mit Meeresfrüchten und auf den Betrieb einer Aussenterrasse spezialisiert hat. Nun möchten Sie wissen, wie hoch Ihre Selbstkosten im Monat Mai waren. Der Mai ist traditionell der Startschuss für die Sommersaison, und nun sahen Sie sich gezwungen, einige Tische von Ihrer Aussenterrasse zu entfernen, um in Ihrem Restaurant die geltenden Abstandsregeln einzuhalten. Deswegen haben Sie sich entschieden, das Bedienungspersonal, das diesen Bereich normalerweise bedient, von vier auf zwei Kellner zu reduzieren. Nun gehen wir davon aus, dass Ihr Umsatz in diesem Monat bei CHF 36.000 lag.

Nach der Analyse Ihres Anfangsbestands, gekauften Bestands und Schlussbestands kommen Sie zu dem Ergebnis, dass Ihre Umsatzkosten CHF 22.000 betrugen.

Ihre Arbeitskosten haben sich seit dem letzten Mal, dass Sie sich diese Zahlen angesehen haben, leicht geändert. Sie sehen, dass Ihre Arbeitskosten nun bei CHF 2.500 liegen, einschliesslich Steuern und Urlaubsanspruch. 

Unsere Gesamtselbstkosten betragen CHF 24.500. Nun möchten wir aber den Prozentsatz wissen. Unter Verwendung der oben beschriebenen Selbstkostenformel kommen wir zu folgender Gleichung: 

Warum ist es wichtig, die Selbstkosten zu überwachen?

Die Überwachung der Selbstkosten ist für Restaurants von Bedeutung, weil sie darüber eine Handhabe gegen negative Auswirkungen auf ihren Gewinn erhalten. Es ist wichtig, die Selbstkosten zu überwachen, und es ist noch wichtiger, dies regelmässig zu tun. Es sollte keine Einmal-im-Jahr- oder Einmal-im-Quartal-Aktivität sein.

Warum? 

Weil Selbstkosten Ihnen vor Augen führen, wo genau Verluste durch Abfall, Diebstahl, Personalplanungsprobleme, Probleme mit der Preisgestaltung Ihrer Speisekarte, Portionierung oder der Lebensmittel- und Getränkebeschaffung entstehen. 

Wenn Sie die Selbstkosten nicht regelmässig überwachen, können die durch diese Probleme verursachten Kosten sich über einen längeren Zeitraum negativ auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung auswirken. Kurzum, je früher Sie sich der Probleme bewusst sind, desto früher können Sie sie beheben. 

3 Wege, wie Sie die Selbstkosten niedrig halten können

Alles, was wir bis hierhin gesagt haben, führt uns zwangsläufig zu der Frage: „Wie kann man die Selbstkosten kontrollieren?“ Die gute Nachricht: Wir können sie beeinflussen. 

1. Legen Sie optimale Selbstkosten fest und überwachen Sie sie

Der erste Schritt zur Kontrolle der Selbstkosten ist, zu verstehen, was in Ihrem Restaurant am besten funktioniert. Es ist richtig, dass das Branchenmittel einen Sicherheitsbereich zwischen 55 % und 60 % empfiehlt, aber Gourmet-Restaurants haben ganz andere Waren- und Arbeitskosten als Restaurants, die den Verkauf grosser Mengen an Fastfood anstreben. Je mehr Sie über die Waren- und Arbeitskosten Ihres Restaurants herausfinden können und verstehen, desto besser sind Sie aufgestellt. Die Herausforderung bei den Waren- und Arbeitskosten besteht darin, dass sie fluktuieren. 

Am Beispiel des Meeresfrüchterestaurants sehen wir, dass die Jahreszeiten sich stark auf die Zahl der Gedecke pro Jahr auswirken können. Im Sommer werden Ihre Köche und Ihr Bedienungspersonal viel zu tun haben, in kühleren Monaten hingegen, fällt der Fussverkehr eher geringer aus. 

2. Senken Sie Ihre Warenkosten (COGS)

Je niedriger Ihre Warenkosten, desto höhere Gewinne wird Ihr Restaurant am Ende erzielen. Unabhängig davon, welche Art von Restaurant Sie betreiben, ist es in Ihrem Interesse, Wege zur Senkung Ihrer Umsatzkosten zu finden, ohne dass darunter die Qualität Ihres Essens oder die Kundenzufriedenheit leidet.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen sechs Wege zur Senkung Ihrer Umsatzkosten auf:  

• Behalten Sie Ihren Bestand im Blick
• Geben Sie wenn möglich Grossbestellungen auf
• Vergleichen Sie Anbieter
• Reduzieren Sie Lebensmittelverschwendung
• Gestalten Sie Ihre Speisekarte neu
• Kaufen Sie günstigere Zutaten

3. Senken Sie Ihre Arbeitskosten

Die Arbeitskosten sind über einen langen Zeitraum hinweg gestiegen, aber es gibt Wege, diese im Zaum zu halten. 

Nachfolgen drei Optionen:

• Planen Sie den Einsatz Ihres Personals sorgfältig: Achten Sie darauf, dass Sie während ruhigerer Tage und Jahreszeiten nicht zu viel Personal beschäftigen. Gleichzeitig gilt, dass Sie sicherstellen müssen, dass Sie eine angemessene Zahl an Mitarbeitern einsetzen, wenn viel los ist und wenn Kunden schnell oder clever bedient werden müssen. Beispielsweise kann es sein, dass Sie einen Kellner oder Sommelier beschäftigen, der sehr gut darin ist, zusätzlich zu bestimmten Gerichten und Sonderangeboten spezielle Gerichte oder Weine anzubieten. Vielleicht haben Sie auch einen Koch in Ihren Reihen, der eine Küche, die schnell arbeiten und dabei nichtsdestotrotz hohe Qualitätsstandards erfüllen muss, gut leiten kann.
• Behalten Sie die Überstunden im Auge: Achten Sie darauf, dass Vollzeitpersonal nicht überarbeitet ist, und sorgen Sie für eine gute Balance zwischen die Arbeitszeit dieses Personals und der Arbeitszeit von Aushilfskräften und Zeitarbeitspersonal. Es kann hilfreich sein, ein Zeiterfassungssystem zu installieren, um ein klareres Bild Ihrer Lohnliste zu erhalten. 
• Sorgen Sie dafür, dass Ihre besten Leute zufrieden sind und bleiben: Es ist wesentlich kosteneffizienter, Personal zu halten und weiterzubilden, als neues Personal einzustellen. Schaffen Sie klare Management- und Berichtsstrukturen für Ihre Mitarbeiter und sorgen Sie dafür, dass Sie sie professionell entwickeln. Durch das Vermeiden einer Mitarbeiterabwanderung vermeiden Sie teure Einstellungs- und Weiterbildungskosten. 

Noch eine Anmerkung zu den Selbstkosten

Selbstkosten sind tatsächlich eine magische Zahl für alle, die ein Restaurant leiten, betreiben und wachsen sehen wollen. Das liegt daran, dass Lebensmittel-, Getränke-, Werbungs- und sogar Arbeitskosten für sich genommen nur wenig ins Gewicht fallen. Natürlich handelt es sich dabei um jeweils ganz entscheidende Kosten, die man kennen und im Griff haben sollte – wenn man sie aber addiert und so die Selbstkosten errechnet, sind sie von noch wesentlich grösserem Nutzen.