Lagerverwaltung in der Gastronomie: Tipps und Tricks

Die Lagerverwaltung in der Gastronomie ist für viele Restaurantinhaber oft ein mühsamer und zeitraubender Prozess. Doch auch wenn der Prozess lästig erscheint, liegt der Schlüssel zum Erfolg eines Restaurants dennoch in einer soliden Beherrschung der Bestände.

Von den Gewinnspannen über die Preisgestaltung der Lieferanten bis hin zu den Kosten der verkauften Waren (COGS) – die Optimierung Ihrer Lagerverwaltung mag wie eine schwierige Aufgabe erscheinen, ist aber entscheidend, wenn Sie die Effizienz Ihrer Lagerverwaltung steigern, die Kontrolle über Ihre Gewinnspannen erlangen und Gewinne erzielen wollen.

Erfahren Sie, wie Sie die Lagerverwaltung in Ihrem Restaurant mit den folgenden Aspekten optimieren können:

1. Optimierung der Lieferkette Ihres Restaurants
2. Senkung der Kosten für die Lagerverwaltung
3. Kontrolle der Kosten Ihrer verkauften Waren (COGS)
4. Ausbau von Cross- und Upselling

Optimierung der Lieferkette Ihres Restaurants

Eine effektive Verwaltung Ihrer Lieferkette ist ein entscheidendes Element der internen Abläufe in Ihrem Betrieb und ein wichtiger erster Schritt in einem erfolgreichen End-to-End-Lagerverwaltungsprozess. Wenn Sie Massnahmen zur Optimierung Ihrer Lieferkette ergreifen, können Sie Ihre Zutaten zum günstigsten Preis beschaffen und gleichzeitig hervorragende Beziehungen zu Ihren Lieferanten pflegen.

Lieferantenmanagement leicht gemacht

Es ist immer noch üblich, dass viele Restaurants Preise und Kontaktdaten von Lieferanten auf einem ausgedruckten Arbeitsblatt, in einer Excel-Tabelle oder einem Tabellenkalkulationsprogramm festhalten und speichern. Dies kann zu menschlichen Fehlern führen, die für Ihr Lokal teuer werden können.

Um dies zu vermeiden, wenden sich immer mehr Gastronomen an technologische Lösungen, um ihre Lieferanten, Bestellungen und Bestände zu verwalten.

Mit dem integrierten Lieferanten- und Bestell-Verwaltungstool von Lightspeed können Sie beispielsweise für jeden Ihrer Lieferanten ein Profil im Kassensystem erstellen. Es ist einfach, den Namen, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und den Kontaktnamen des Lieferanten hinzuzufügen und jedem Lieferanten Artikel, Preise und Zutaten zuzuweisen. 

Die Tatsache, dass Ihre Lieferanten und Ihr Bestand in einem zentralen System gespeichert sind, macht nicht nur Bestellungen schnell und einfach, sondern ermöglicht Ihnen und Ihrem Team auch eine einfache Verwaltung der Lieferanten.

Diese zusätzliche Sichtbarkeit ermöglicht Ihnen:

• immer zu wissen, was, bei wem und wann man etwas bestellen soll (damit man nie zu viel oder zu wenig bestellt);
• eingehende Bestellungen einzusehen, den Bestand als eingegangen zu markieren und Abweichungen zu erfassen;
• Rechnungen und Fotos an die eingegangenen Bestellungen anzuhängen, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten;
• vergangene Bestellungen schnell aufzurufen, um Probleme und Trends zu erkennen.

Vereinfachte Verwaltung von Bestellscheinen

Damit Ihre Lieferkette wie reibungslos läuft, ist es entscheidend, dass Sie Ihren Bestellprozess optimieren. 

Viele Restaurantbesitzer kennen es: Das Team ist überfordert, ein Auftragsblatt verschwindet, und niemand kann sich an die Mengen einer bestimmten Zutat erinnern, die bestellt werden muss.

Mithilfe von Technologie lassen sich solche Szenarien leicht vermeiden. Lightspeed Restaurant sorgt zum Beispiel mit der Echtzeit-Bestandsverfolgung und ausgeklügelten Mechanismen dafür, dass Sie immer die richtige Menge an Vorräten zur Verfügung haben.

Wenn der Bestand wieder aufgefüllt werden muss, können Sie :

• Einen manuellen Bestellschein erstellen, indem Sie die benötigten Artikel bei den Lieferanten auswählen und einen Bestellschein generieren;
• E-Mail-Erinnerungen für den Kauf bestimmter Artikel festlegen: Beispielsweise können Sie jeden 1. und 2. Mittwoch im Monat festlegen, dass Sie per E-Mail an die Bestellung neuer Weinflaschen erinnert werden sollen;
• Wiederkehrende Bestellungen festlegen. Diese Bestellungen werden automatisch zu einer bestimmten Zeit für vorher festgelegte Bestandsmengen verschickt;
• In Echtzeit die verfügbaren Bestände im Vergleich zu den Referenzmengen und die Bestellungen im Vergleich zu den Referenzmengen anzeigen;
• Alle eingegangenen Bestellungen direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren – keine doppelte Datenverarbeitung für eine genaue Buchhaltung.

Wenn Sie jederzeit ein klares Bild von Ihren Lagerbeständen haben, können Sie sicher sein, dass Sie nie zu viel oder zu wenig bestellen. Dadurch wird nicht nur unnötige Verschwendung vermieden, sondern Sie können auch feststellen, wie oft Sie eine bestimmte Lieferung tatsächlich benötigen.

Lagerverwaltung: Senkung der Lagerführungskosten

Inventuren können lästig und zeitraubend sein, aber sie sind ein notwendiges Übel, das für den Betrieb und die finanzielle Gesundheit Ihres Lokals unerlässlich ist. Regelmässigen und sorgfältig durchgeführten Inventuren ist es viel einfacher, Ihr Lager zu verwalten und unnötige Kosten zu reduzieren. Es ist daher entscheidend, dass Sie einen klaren Überblick über Ihren verfügbaren Bestand im Vergleich zu dem, was verkauft wird, und zu den ausstehenden Bestellungen haben, um die Kosten zu minimieren, unnötigen Abfall zu reduzieren und Ihre Gewinnspannen zu erhöhen.

Rationalisieren Sie Inventuren mit einer Software für die Lagerverwaltung

Wenn es um Inventuren geht, kann auch hier eine manuelle Bestandserfassung zu Fehlern führen. Es ist daher wichtig, einen soliden Lagerverwaltungsprozess einzurichten, um sicherzustellen, dass Ihre Inventuren nicht nur so genau wie möglich sind, sondern auch immer nach dem gleichen Schema ablaufen, um Ungereimtheiten zu vermeiden. 

Während viele Einrichtungen Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel verwenden, können verschiedene technologische Lösungen dies für Sie übernehmen.

Ein Kassensystem wie Lightspeed ermöglicht effizienteres Arbeiten, indem es den verfügbaren Bestand im Vergleich zu dem, was verkauft wurde, hervorhebt. Wenn die Vorräte langsam zur Neige gehen, können Sie Erinnerungen aufsetzen oder wiederkehrende Bestellungen erstellen, die einen Bestellschein erzeugen, um die Vorräte aufzufüllen.

Die Integration eines Lagerverwaltungssystems in Ihr Kassensystem ermöglicht es Ihnen, alles von einem zentralen System aus zu kontrollieren. Dank dieser Transparenz können Betriebe Zeit sparen, Bestände stets abgleichen, die Ausgaben senken und die Verschwendung minimieren.

Mehr Zuverlässigkeit durch intelligentes Inventar

Bei der Inventur kommt es auf Konsistenz an. Es ist entscheidend, einen regelmässigen Zeitplan für Ihre Bestandsaufnahmen festzulegen, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlen übereinstimmen, und um Störungen Ihres Geschäftsbetriebs zu minimieren.

Detaillierte wöchentliche Inventuren ermöglichen es Ihnen, Verluste oder Abweichungen schnell zu erkennen, um die Bestellungen entsprechend anzupassen und Verschwendung zu minimieren. Gezielte tägliche Inventuren ermöglichen es Ihnen, einige wichtige Artikel wie verderbliche Zutaten und Bestseller zu überprüfen, so dass Sie bei grossem Andrang oder verderblichen Lebensmitteln nie unvorbereitet sind.

Früher wurden Bestände häufig auf einem Blatt Papier gezählt und aufgezeichnet. Obwohl diese Methode auch heute noch üblich ist, können die Blätter verloren gehen und die Genauigkeit beeinträchtigt werden. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, kann Lightspeed auf einem Smartphone oder Tablet verwendet werden, um die Lagerbestände direkt in der Software zu erfassen. 

Mit der Inventur-Funktion von Lightspeed können Sie die Lagerbestände schnell und effizient prüfen und aktualisieren, sodass Sie die Abweichungen zwischen Ihrem erfassten und dem tatsächlichen Lagerbestand – und die damit verbundenen Kosten – schnell nachvollziehen können. 

Diese Funktion ermöglicht es Gastronomen: 

• den Fortschritt mehrerer Bestandsaufnahmen auf einem einzigen Gerät zu verwalten und aufzuzeichnen;
• Sich einen leicht erkennbaren Fortschrittsbalken anzeigen zu lassen, der Auskunft darüber gibt, wie viel Bestand noch zu zählen ist;
• Ihre Inventur zu überprüfen, Abweichungen zu erkennen und die Lagerbestände zu aktualisieren;
• Ihre Bestandszählungen zu beschriften und zu benennen;
• Den Bestand zur besseren Übersichtlichkeit verschiedenen Orten zuzuordnen, z. B. dem Kühlschrank in der Bar, dem Lagerraum oder der Gefriertruhe.

Mit den in Ihrem Kassensystem integrierten Inventuren ist es einfach, die Kosten zu senken, indem Sie nur das bestellen, was Sie brauchen. Ausserdem haben Sie einen besseren Überblick darüber, welche Produkte nachbestellt werden müssen und welche überlagert sind, sowie über Anomalien in Ihren Lagerbeständen, so dass Sie immer wissen, ob Produkte fehlen oder verschwendet werden.

Verluste verfolgen und auflisten, um Kosten zu senken

Um das Risiko von Abweichungen bei der Inventur zu verringern, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie als Teil Ihres Lagerverwaltungsprozess ein wirksames System zur Verfolgung von Verlusten einrichten.

Um Ihre Lagerbestände richtig zu verstehen, ist es wichtig, alle Verschwendungen oder Verluste aufzulisten, die in Ihrem Betrieb entstanden sind, sei es durch Fehler, versehentliches Verschütten oder Rückgabe durch den Kunden. Auch wenn dies extrem erscheinen mag, ist es der beste Weg, um ein genaues Bild Ihrer Lagerbestände zu erhalten. Es ist daher unerlässlich, dass Ihre Mitarbeiter es sich zur Gewohnheit machen, Verluste aufzulisten, damit Ihre Zahlen genau bleiben.

Lightspeed verfügt über eine praktische Verlustmanagementfunktion, mit der Sie genau wissen, wie viel Sie verschwenden und wie viel es Sie kostet. 

Bei einer effektiven Lagerverwaltung geht es nicht nur darum, zu wissen, welche Menge Sie zur Verfügung haben. Wenn Sie genau wissen, was Sie verschwendet haben, können Sie diesen Verlusten Kosten zuordnen und die Auswirkungen verstehen. Wenn Sie wissen, warum Sie verschwendet haben, können Sie Massnahmen ergreifen, um eine Wiederholung zu verhindern, was langfristig zu Einsparungen führt.

Kontrolle der Gewinnspannen: Wie Sie die Selbstkosten berechnen, um die Gewinnspannen zu erhöhen

Sobald Sie den Prozess rund um Ihre Lieferkette und Ihre Lagerverwaltung entwickelt haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Produktionskosten und Gewinnspannen unter Kontrolle zu halten, um sicherzustellen, dass Ihr Lagerverwaltungsprozess rentabel ist.

Berechnung von COGS

Neben der Miete und den Löhnen gehören die Kosten der verkauften Waren (COGS) zu den höchsten Kosten für einen Betrieb im Gastgewerbe und sind daher einer der wichtigsten Faktoren, die es zu messen gilt.

Wenn Sie die Kosten der verkauften Waren analysieren, erhalten Sie eine genaue Vorstellung davon, wie viel Ihre Vorräte in einem bestimmten Zeitraum gekostet haben. Diese Informationen helfen Ihnen zu verstehen, inwieweit die Artikel auf Ihrer Speisekarte rentabel sind und ob Sie Preisanpassungen vornehmen müssen.

Um die Gesamtproduktionskosten für einen bestimmten Zeitraum, sagen wir von September bis Dezember, zu berechnen, müssen Sie drei Werte berücksichtigen:

• Anfangsbestand: Der Gesamtbetrag des Bestands, den Sie Anfang September haben;
• Gekaufter Bestand: Alle zwischen September und Dezember gekauften Bestände; 
• Endbestand: Der Gesamtbetrag des Bestands, über den Sie am Ende des Monats Dezember verfügen;

Angenommen, Ihr Lagerbestand war Anfang September 4.000 CHF wert und Sie haben in diesem Zeitraum 14.000 CHF für Lagerbestände ausgegeben. Ende Dezember war Ihr Lagerbestand 8.000 CHF wert.

Um Ihre Produktionskosten für diesen Zeitraum zu berechnen, addieren Sie einfach Ihren Anfangsbestand zu Ihrem gekauften Bestand und subtrahieren Sie dann Ihren Endbestand von dieser Summe. Beispiel:

(4,000 + 14,000) – 8,000 = 10,000 CHF

Wenn Sie Ihre Kosten der verkauften Waren (COGS) berechnet haben, bleibt Ihnen nur noch Ihr Bruttogewinn. Als Faustregel gilt: Je niedriger Ihre Einkaufskosten sind, desto höher ist Ihr Bruttogewinn. Sie sollten daher versuchen, Ihre Betriebskosten so weit wie möglich zu senken (ohne dabei die Qualität zu beeinträchtigen), um Ihre Gewinnspanne zu maximieren.

Erfahren Sie in unserem Leitfaden mehr darüber, wie Sie die Selbstkosten Ihres Restaurants berechnen.

Menü-Engineering und die Psychologie der Menügestaltung 

Die Erstellung von Speisekarten ist eine raffinierte Kunst, die dazu beitragen kann, den Verkauf Ihrer margenstarken Gerichte anzukurbeln. 

Beim Menü-Engineering wird die Preisgestaltung eines Menüs mithilfe von Daten zu Umsatz und Kosten der verkauften Waren (COGS) bewertet, um zu bestimmen, welche Gerichte hervorgehoben werden sollen und wie viel sie kosten. Mit diesen Daten sollten Sie in der Lage sein, jedes Element Ihres Menüs in vier Kategorien einzuteilen, die Ihnen bei der Gestaltung Ihrer zukünftigen Menüs helfen.

• Cashcows: Menüartikel mit geringer Rentabilität, aber hohem Verkaufsvolumen;
• Stars: Dieser Artikel hat eine hohe Gewinnspanne und ein hohes Verkaufsvolumen. Es ist das Gericht, für das man werben sollte, um Umsatz und Gewinn zu steigern;
• Poor Dogs: diese Gerichte sind unrentabel und werden selten verkauft. Erwägen Sie, diese Gerichte von Ihrem Speiseplan zu streichen oder sie zu ändern, um ihre Attraktivität zu erhöhen;
• Question Marks: diese Gerichte haben eine hohe Gewinnspanne, aber einen geringen Umsatz. Sie haben das Potenzial, ein Star zu werden, müssen aber möglicherweise geändert oder beworben werden.

Während das Menü-Engineering bestimmt, welche Gerichte auf Ihrer Speisekarte stehen sollten und welche nicht, legt die Menüpräsentation fest, welchen Platz Ihre gewinnbringendsten Gerichte einnehmen sollten. Bei der Gestaltung eines Menüs ist viel Psychologie im Spiel und die Art und Weise, wie Sie es präsentieren, kann sich darauf auswirken, was ein Kunde bestellt oder nicht bestellt. 

Hier sind unsere drei Tipps für eine gewinnsteigernde Menüpräsentation:

• Entfernen Sie das Währungssymbol – Wenn Sie das Währungssymbol aus Ihren Preisen entfernen, verleiten Sie den Kunden dazu, mehr als erwartet auszugeben;
• Das goldene Dreieck: Die Position eines Artikels auf Ihrer Speisekarte ist wichtig. Wenn eine Person eine Speisekarte erhält, folgt ihr Blick normalerweise einem bestimmten Muster: Sie schaut zuerst in die Mitte, dann in die obere rechte Ecke und schliesslich nach links oben, wodurch das goldene Dreieck entsteht. Dort wollen Sie Ihre Gerichte mit den höchsten Gewinnspannen platzieren;
• Täuschungsgericht – Dieses Gericht steht ganz oben auf der Speisekarte und hat einen höheren Preis als die anderen Gerichte. Ziel ist es, alle anderen Gerichte im Vergleich günstiger erscheinen zu lassen, sodass der Kunde sie bestellt.

Erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag, wie Sie in Ihrem Restaurant eine gewinnbringende Speisekarte erstellen können.

Nutzen Sie Daten, um Ihre Gewinnspanne zu maximieren

Sie haben vielleicht eine gute Vorstellung davon, welche Gerichte sich gut verkaufen und welche Gewinnspannen am höchsten sind, aber es ist entscheidend, Ihre Annahmen mit Daten zu untermauern. Wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen, die sich auf Ihre Ergebnisse auswirken, ist Wissen Macht, und es ist entscheidend, eine zuverlässige Informationsquelle zu haben, an der sich Ihre Entscheidungen orientieren können.

Fundierte Entscheidungen über Ihre Bestände zu treffen (anstatt Vermutungen anzustellen), ist einfach, wenn Ihr Kassen- und Bestandsverwaltungssystem in derselben Plattform kombiniert ist. Lightspeed beispielsweise verfügt über leistungsstarke Berichtsfunktionen, die Restaurantinhabern einen umfassenden Einblick in ihre Gewinnspannen, Betriebskosten, Lagerverwaltung und die Leistung ihrer Menüs bieten.

Visuelle und schnell zu erstellende Berichte stellen sicher, dass Sie:

• einen vollständigen Überblick über die potenziellen Bruttogewinne erhalten, wenn Sie Rezepte mit einem Kostenrechner erstellen;
• Den besten und rentabelsten Preis für Menüpunkte mithilfe von Preisvorschlägen verstehen;
• Wissen, welche Waren ein- und ausgehen, was verschwendet wird und wo die Verschwendung passiert ist;
• Wissen, was sich gut und was sich nicht gut verkauft
• Die Leistung jedes Produkts im Detail zu untersuchen und die Leistung verschiedener Produkte im Laufe der Zeit zu vergleichen;

Suggestives Verkaufen: Der Schlüssel zu Up- und Cross-Selling

Der letzte Schritt eines gut funktionierenden Lagerverwaltungsprozesses besteht darin, die Gerichte auf Ihrer Speisekarte (am besten die gewinnträchtigsten) an Ihre Gäste zu verkaufen. Und das geht am besten über suggestive Verkaufstechniken.

Up- und Cross-Selling wird oft als obskure Kunst angesehen, vor allem von denen, die an vorderster Front stehen. Wenn sie jedoch auf subtile und durchdachte Weise durchgeführt werden, können erfolgreiche Up- und Cross-Selling-Aktionen einen erheblichen Einfluss auf Ihre finanziellen Ergebnisse haben und die Erfahrungen Ihrer Gäste verbessern. 

Up-Selling und Cross-Selling

Beim Up-Selling geht es darum, gegen einen geringen Aufpreis mehr vom selben Produkt zu verkaufen. Wenn es gut gemacht ist, kann es Ihre Gewinnspannen erheblich erhöhen. Wenn ein Gast 10 CHF für eine mittelgrosse Mahlzeit bezahlt und man ihm eine grosse Mahlzeit für 2 CHF mehr anbietet, ist es wahrscheinlich, dass er das Angebot annimmt. 

Beim Cross-Selling hingegen ist etwas mehr Raffinesse gefragt. 

Beim Cross-Selling versuchen Sie, den Kunden dazu zu bringen, etwas zu bestellen, von dem er nicht dachte, dass er es bestellen würde. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist die Kombination von Weinen mit bestimmten Gerichten. Das Gericht ist ohne den Wein perfekt, aber die beiden werden miteinander aufgewertet – und Ihre Pro-Kopf-Ausgaben steigen.

Verbessern Sie Ihre suggestiven Verkaufstechniken

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, aus Ihrer derzeitigen Verkaufsstrategie Nutzen zu ziehen, sollten Sie die folgenden Tipps befolgen, um Ihren Verkauf anzukurbeln:

• Erweitern Sie Ihre Getränkekarte. Oft ist es einfacher, mehr Getränke als Speisen zu verkaufen. Investieren Sie in eine Reihe grosser Gläser und ermutigen Sie Ihr Personal, die Gäste immer zu fragen, ob sie lieber ein grosses Glas als ein kleines haben möchten;
• Bilden Sie Ihr Personal in Ihrem Menü aus. Wenn Ihr Personal im Speisesaal Ihre gesamte Speisekarte (einschliesslich Getränke) kennt, wird es ihm viel leichter fallen, echte Cross-Selling-Empfehlungen auszusprechen;
• Empfehlen Sie Ihren Gästen die Gerichte, die besonders viel Geld einbringen. Ihr Team muss unbedingt wissen, welche Speisen und Getränke den höchsten Gewinn abwerfen, um entsprechende Empfehlungen aussprechen zu können ;
• Ermutigen Sie zu Gesprächen. Ermutigen Sie Ihr Team, mit den Gästen über das Menü und ihre kulinarischen Vorlieben und Abneigungen zu sprechen. So sind sie besser in der Lage, treffende Vorschläge für Upselling und Cross-Selling zu machen.

Lagerverwaltung und Selbstkostenverfolgung mit Lightspeed

Eine ineffiziente Lagerverwaltung wirkt sich auf Ihre Arbeitsabläufe, Ihre Produktionskosten, Ihr Personal, Ihre Gäste und Ihre Gewinnspannen aus. 

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Prozesse definieren und dafür sorgen, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt ist. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie durch einen effizienten Lagerverwaltungsprozess Ihre Kosten senken und Ihre Gewinnspannen maximieren.

Eine Handelsplattform wie Lightspeed ermöglicht es Ihnen, bei der Verwaltung Ihres Inventars über den Eingang von Bestellungen und das Zählen von Beständen hinauszugehen. Lightspeed vereinfacht die Verfolgung der Zutaten im Alltag. So wissen Sie genau, wie viel Sie jedes Gericht kostet und wie hoch die Gewinnspanne für jedes Gericht ist, um sicherzustellen, dass Sie immer einen Gewinn erwirtschaften. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Lightspeed Ihnen helfen kann, die Verwaltung Ihres Restaurants auf die nächste Stufe zu heben.