Kassensystem kaufen: SaaS und Lizenz im Vergleich

Als Gastro-Unternehmer, der gerade erst angefangen hat, haben Sie sich wahrscheinlich schon folgende Frage gestellt: Soll ich eine Lizenz für mein Kassensystem kaufen oder lieber ein SaaS-Abonnement abschliessen? 

Der Kauf einer Kassensystem-Lizenz hat zwar mehrere Vorteile, ist aber nicht unbedingt für alle Betriebe in der Gastronomie geeignet.

In den letzten Jahren haben sich viele Gastronomen dafür entschieden, das Kassensystem (Kasse, Reservierungssystem, Buchhaltungssoftware usw.) auf der Grundlage des SaaS-Geschäftsmodells (“Software as a Service”) zu kaufen.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie sich dieses SaaS-Modell von herkömmlicher, käuflich zu erwerbender Software unterscheidet und welche Vor- und Nachteile es hat, wenn Sie sich für ein Abo-Modell entscheiden.

• Der Unterschied zwischen SaaS und einer Lizenz
• Die Vorteile eines SaaS-Abonnements für Ihr Kassensystem
• Die Vor- und Nachteile einer Kassensystem-Lizenz

SaaS vs Lizenz: Definitionen

Was genau bedeutet eigentlich SaaS?

Bei SaaS handelt es sich um eine cloudbasierte Methode der Softwarebereitstellung, bei der die Funktionalität aus der Ferne verwaltet wird und der Zugriff auf die Anwendung ausschliesslich online erfolgt, ohne dass Lizenzen benötigt werden. 

In den meisten Fällen wird der Zugang zur Lösung auf der Grundlage eines Monats-/Zeitvertrags oder pro Benutzer bereitgestellt. Aufgrund der einfachen Bereitstellung einer SaaS-Anwendung sind die Akzeptanzraten wesentlich höher als bei herkömmlicher Software.

Was ist eine (Software)Lizenz?

Wenn Sie ein Kassensystem per Lizenz kaufen möchten, wird dies mit einer Einmalzahlung bewerkstelligt und ist in der Regel mit einer (zeitlich begrenzten) Garantie und einem eingeschränkten Service verbunden.

Kunden müssen dann häufig eine jährliche Gebühr (zwischen 15 und 30 % der ursprünglichen Kosten der Lizenz) für Wartung, Support und Updates zahlen. Ausserdem bedeutet der Kauf einer Lizenz in den meisten Fällen die Installation einer Software auf den eigenen Servern vor Ort.

Was ist der wichtigste Unterschied zwischen SaaS und einer dauerhaften oder unbefristeten Lizenz?

Der Hauptunterschied zwischen einem SaaS-Abonnement und einer Lizenz besteht darin, dass das Abonnement auf jährlicher oder monatlicher Basis abgerechnet wird und es sich um ein fortlaufendes Abonnement handelt. 

Eine Dauerlizenz hingegen wird einmalig im Voraus zu höheren Startkosten bezahlt. Wie erwähnt, zahlen Sie in der Regel eine jährliche Wartungsgebühr, die Upgrades und Support abdeckt, die in der Regel zwischen 15% und 30% der anfänglichen Lizenzkosten beträgt. 

Im Gegensatz dazu sind bei einem Abonnement für SaaS-Software alle Wartungsarbeiten, Upgrades und der technische Support im Abonnementpreis enthalten , – Sie brauchen keine versteckten Gebühren zu zahlen -, ohne Verpflichtung.

Was sind die Vorteile von SaaS?

1. Geringere Kosten

Der wichtigste Vorteil eines Abonnements gegenüber einer Lizenz ist die Bezahlung und Flexibilität: Bei einem SaaS-Abonnement können Sie monatliche Zahlungen leisten und das Abonnement jederzeit kündigen.

Ein weiterer Vorteil, wenn Sie Betriebs- und Geschäftsleiter eines Restaurants sind: Das monatliche Abonnement beschleunigt aufgrund des erschwinglicheren Budgets sehr oft den Genehmigungsprozess des Restaurantleiters. 

Wenn Sie eine Lizenz für ein Kassensystem kaufen, erfordert dies aufgrund der höheren Startkosten ein grösseres Budget und einen längeren Genehmigungsprozess – was weniger Flexibilität bietet, falls Sie mit der Software nicht zufrieden sind.

2. Skalierbarkeit

Die Skalierbarkeit ist ein grosser Vorteil für Gastronomen; die Betriebe können auf das zugreifen, was sie brauchen, und nach Belieben mehr Leistungen in Anspruch nehmen, wenn das Unternehmen expandiert. Im Wesentlichen zahlen Sie nur für das, was Sie brauchen, mit einer klaren Angabe dafür, welche Zusatzkosten damit verbunden sind.

Als Kunde brauchen Sie keine teure IT-Infrastruktur wie Server, Rechenzentren oder Verwaltungspersonal einzurichten. Die Software wird online über einen Browser bereitgestellt und vom Anbieter gehostet. Sie zahlen also nicht nur ein Abonnement für die Software, sondern auch für die notwendige Infrastruktur, die Wartung, den Support und neue Versionen der Software.

3. Einfache Bereitstellung und Upgrades

Die Bereitstellung ist mit SaaS-Software schnell und effizient – Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung. Es muss keine Software installiert werden, was sowohl für den Endnutzer als auch für den Anbieter die Probleme mit der Computerkompatibilität und den Zeitaufwand für die Problemlösung erheblich reduziert.

Da die Software online geliefert wird, werden Updates automatisch durchgeführt, ohne dass der Nutzer manuell eingreifen muss. Ausserdem sind die Infrastrukturkosten gering oder sogar gleich null, sodass man sich keine Gedanken über teure Hardware-Upgrades machen muss. 

Lizenzierte Software erfordert eine völlig andere Konfiguration beim Kunden, die teure Hardware, Ressourcen für den Betrieb des Rechenzentrums (Einrichtungen und Strom), internes IT-Personal für die Infrastruktur, häufig Sicherheitsmassnahmen und fast immer erhebliche Installationskosten (intern oder mit Systemintegratoren) mit sich bringt.

Updates und Support sind in der Regel Teil des Abonnementpreises. In den meisten Fällen muss der Kunde während der Kassensystem-Updates keine Systemunterbrechung in Kauf nehmen und der Support wird rund um die Uhr angeboten.

Bei Software ist die Lizenz mit einer begrenzten Garantie und einem begrenzten Support verbunden. Je nach Lizenz erhält der Kunde für Updates einen Support von 90 Tagen bis zu einem Jahr.

4.  Immer und überall Zugänglich

Der Zugriff auf das System und die gespeicherten Informationen erstreckt sich natürlich auch auf die Erreichbarkeit über das Internet. Wenn ein Kunde über einen Internetanschluss verfügt, kann er die Kassensoftware von überall aus nutzen, was für Personen, die von zu Hause aus arbeiten oder unterwegs sind, äusserst praktisch ist.

SaaS-Anwendungen neigen auch dazu, sich in andere SaaS-Lösungen zu integrieren und so eine Komplettlösung zu schaffen. Da alles im Internet gespeichert ist, entfällt schliesslich auch die Notwendigkeit manueller Datensicherungen, die mühsam sein und zu Fehlern führen können.

5. Sicherheit

Da die sensiblen Informationen des Kunden auf den Systemen des Dienstleisters gespeichert und gehostet werden, ist der Dienstleister verpflichtet, einen vertraglichen Schutz zu bieten. Zu diesem Schutz gehören Sicherheitsgarantien, Audits, Zertifizierungen durch Dritte, Benachrichtigungen über Datenverletzungen und nicht zuletzt eine Versicherung gegen Cyberangriffe.

Da die lizenzierte Software vom Kunden gehostet wird, übernimmt der Kunde die Kontrolle über die Sicherheit seiner Daten. In manchen Fällen muss die spezielle Software gemäss den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens auf einem separaten Server ausgeführt werden, der keinen Zugang zum Internet haben darf. Im Laufe der Zeit kann die lizenzierte Software zu veralteter Software werden, nicht mehr auf dem neuesten Stand sein und anfällig für die neuesten Cyberbedrohungen sein. In diesem Fall hat der Kunde keine andere Wahl, als auf die neueste Version der Software umzusteigen.

Eine SaaS-Software in der Cloud hat den Vorteil, dass die Software aus der Ferne aktualisiert werden kann, ohne zusätzliche Kosten oder Zeitverlust für die Restaurantbetreiber. Wird beispielsweise ein Fehler in unserer Kassensoftware Lightspeed Restaurant entdeckt, wird die Korrektur dieses Fehlers automatisch für alle Restaurants übernommen, unabhängig davon, ob sie auf den Fehler gestossen sind oder nicht. 

Im Gegensatz dazu erfordert die Behebung eines Fehlers mit einer On-Premise-Software den Einsatz der IT-Abteilung vor Ort oder einer externen Person, die dann das Update erhalten und dann anwenden muss.

Ausserdem setzen sehr viele SaaS-Anwendungen Verschlüsselungstechnologien ein, um ihre Daten zu sichern (z. B. über eine Blockchain-Technologie): Alle Daten der Gastronomen – z. B. die Transaktionshistorie jedes einzelnen Kunden – werden sicher gespeichert und können von Dritten weder eingesehen noch verändert werden.

6. Übergang/Migration 

Wenn ein Kunde SaaS abonniert, sollte er sich von Anfang an überlegen, wie die Informationen ausser Haus übertragen werden sollen. Wenn Sie ein Kassensystem per SaaS kaufen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie regelmässige Datensicherungen erhalten, die in ein verwendbares Format oder in andere Formate exportiert werden.

Bei lizenzierter Software hängen die Migration und der Übergang der Daten davon ab, wo die Daten gespeichert sind und ob der Kunde Zugang zum Quellcode hat. Einige Anbieter bieten Unterstützung bei der Migration und dem Übergang, aber wenn der Prozess nicht einfach ist, kann der Anbieter einen weiteren Dienstleistungsvertrag anbieten, um das Projekt durchzuführen, was für den Kunden eine zusätzliche Kostenbelastung darstellt.

Was sind die Vor- und Nachteile einer Dauerlizenz? 

Die Vorteile einer Lizenz

• Kauf auf “Lebenszeit”: Der Kauf einer unbefristeten Kassensystem-Lizenz bedeutet, dass der Kunde die Software besitzt (und in den meisten Fällen auch hostet), im Gegensatz zu einem herkömmlichen Abonnement, bei dem er die Dienste für einen bestimmten Zeitraum “mietet”.
• Langfristige Nutzung: Der Kauf einer Kassensystem-Lizenz ist vorteilhaft, wenn Sie die Software sehr langfristig nutzen wollen, ohne Integrationsmöglichkeiten oder Updates vorzusehen.
• Geringere Kosten: Der Erwerb einer Lizenz ist langfristig oft günstiger als die Zahlung monatlicher Raten. 

Die Nachteile einer Lizenz

• Jährliche Support- und Wartungskosten: Zusätzlich zu den anfänglichen Kosten für die Software (die oft hoch sind) müssen die Kunden in der Regel jährliche Wartungs- und Pflegegebühren zahlen, um Updates und Support zu erhalten.

Die Vor- und Nachteile beim Kauf eines Kassensystems im Überblick

Kassensystem kaufen: Behalten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Betriebs im Hinterkopf

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, können Ihnen folgende Fragen helfen: Wollen Sie Eigentümer der Lizenzen sein oder nicht? Verfügen Sie über das nötige Bargeld, um die Lizenzen zu kaufen? Verfügen Sie über die nötige IT-Infrastruktur, um die neue Software zu hosten? Wie wichtig sind Updates und neue Versionen für Ihr Restaurant?

Die drastische Zunahme von SaaS-Kassensoftware ist keine Überraschung; ihre geringen Implementierungskosten (finanziell und zeitlich), die Möglichkeiten der Modularität und der Upgrades machen sie zu einem bevorzugten System für viele Restaurantbesitzer.