Für Einzelhändler ist eine physische Bestandsaufnahme etwas, das oft ausgelassen wird. Warum? Weil sämtliche Produkte zu zählen ermüdend und zeitaufwendig ist.
Um Zeit für eine Bestandsaufnahme zu schaffen arbeiten viele Einzelhändler nach den Öffnungszeiten oder schliessen vorübergehend das Geschäft. Aber auch wenn es eine Aufgabe ist, von der Sie kein grosser Fan sind, ist es wichtig, Bestandsaufnahmen durchzuführen, um den genauen Lagerbestand ermitteln zu können und sicherzustellen, dass Sie mit der Nachfrage hinterherkommen.
Also lassen Sie uns am besten damit beginnen, zu klären, was genau eine physische Bestandsaufnahme ist.
Was ist eine physische Bestandsaufnahme?
Eine physische Bestandsaufnahme (auch bekannt als Inventur) nennt man das Zählen aller Ihrer Produkte in Ihrem Geschäft. Üblicherweise werden Inventuren von zugewiesenen Mitarbeitern durchgeführt (oder einem Team, abhängig davon, wie viel zu zählen ist), die den Bestand eines jeden Artikels im Lager und auf der Ladenfläche aufnehmen.
Anschliessend werden die Bestände entweder auf Papier aufgeschrieben oder in ein Tabellenkalkulationsprogramm eingetragen. Aufgrund des Zeitaufwands, der mit einer Inventur zusammenhängt, führen die meisten Händler eine Bestandsaufnahme nur einmal im Jahr durch.
Um einen genauen Lagerbestand zu ermitteln, ohne eine komplette physische Zählung durchzuführen, nutzen viele Händler den Prozess des sogenannten “Cycle Counting”, auch bekannt als Teilbestandsaufnahme.
Was ist eine Teilbestandsaufnahme?
Eine Teilbestandsaufnahme beschreibt den Prozess, in welchem festgelegte Teile Ihres Inventars laufend gezählt werden. Der Vorteil der Zählung einer kleineren Menge liegt darin, stets den genauen Lagerbestand zu wissen, ohne Überstunden zu machen oder den Betrieb auszusetzen.
Aus diesem Grund gelten Teilbestandsaufnahmen als eine der effizientesten Methoden zur Inventur. Es kann täglich, wöchentlich oder monatlich durchgeführt werden.
Wie funktionieren Teilbestandsaufnahmen?
Für effektive Teilbestandsaufnahmen sollten Sie zunächst einen Bereich Ihres Geschäfts oder ein Produkt auswählen, auf welches Sie sich fokussieren. Anschliessend können Sie mit dem Zählen beginnen. Achten Sie darauf, dass Sie die entsprechende SKU-Nummer und Grösse mit aufnehmen. Zuletzt sollten Sie ihren gezählten Bestand mit dem Bestand in Ihrem Kassensystem vergleichen.
Warum sind Inventuren wichtig?
Das Ziel einer Inventur ist es, zu überprüfen, ob das von Ihnen gezählte Inventar mit dem Bestand in Ihrem Kassensystem übereinstimmt.
Händler verwenden eine Mischung aus Teilbestandsaufnahmen und Vollinventuren, um den Bestand abzustimmen, den Schwund zu bestimmen und ganzjährig genaue Lagerbestände zu erhalten.
Tipps zur Inventur
Die Mischung aus Teilbestandsaufnahmen und einer Vollinventur bringt einige Vorteile. Beispielsweise könnte ein Händler wöchentlich eine Teilbestandsaufnahme durchführen und eine Vollinventur zu ruhigeren Zeiten ansetzen.
Wenn Sie eine Vorliebe für die Kombination von Voll- und Teilbestandsaufnahmen haben, haben wir eine Liste mit Tipps zusammengestellt, um den Zählprozess so nahtlos und fehlerfrei wie möglich zu gestalten:
1. Nutzen Sie Technologie zur Bestandsaufnahme
Physische Bestandszählungen werden traditionell mit Blatt und Papier oder mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms durchgeführt.
Obwohl diese Methode funktioniert, bringt sie nicht nur Vorteile. Zeitaufwendige Doppel-Eingaben und die Anfälligkeit für menschliche Fehler sind einige Beispiele für Nachteile. Falls Sie ein Kassensystem mit Lagerbestands-Funktionen nutzen, haben Sie wahrscheinlich eine Bestandszählungs-Funktion, die den Prozess beschleunigt.
Mit den Bestandszählungs-Funktionen von Lightspeed können Händler Bestände über verschiedene Zeiträume mit einem Strichcode-Scanner zählen, vereinigen und vergleichen. Führen Sie Zählungen schneller durch, beseitigen Sie Diskrepanzen und stellen Sie sicher, dass der Bestand in Ihrem Kassensystem mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmt.
Falls Sie bereits Lightspeed nutzen, können Sie unseren Hilfeartikel zur Bestandszählung besuchen, um eine Schritt-für-Schritt Anleitung zu erhalten.
2. Wählen Sie die Bestandszähler sorgfältig aus
Bestandszählungen erfordern Konsistenz und ein Auge für’s Detail. Die Mitarbeiter, die Sie für diese Aufgabe auswählen, sollten erfahren sein, die Aufgabe ernst nehmen und der Genauigkeit Vorrang einräumen.
Wenn Sie Ihre Bestandszähler auswählen, erwägen Sie die Mitarbeiter, die mit Ihren Produkten vertraut sind und wissen, wo sich die einzelnen Artikel befinden. Sie könnten auch ein etwas neueres Teammitglied in die Gruppe der Bestandszähler aufnehmen, damit dieser auf zukünftige Inventuren vorbereitet ist.
Falls Sie der einzige Mitarbeiter in Ihrem Betrieb sind und nicht die Zeit dazu haben, eine Vollinventur durchzuführen, könnten Drittanbieter eine Option für Sie darstellen. Externe Bestandszähler können eine Vollinventur durchführen, während Sie die Teilbestandsaufnahmen angehen können.
Beachten Sie jedoch, dass die Prozesse zur Zählung von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sein können, also ist es wichtig den externen Anbieter im Vorfeld zu kontaktieren, um ein besseres Verständnis des Prozesses und des Preises zu erlangen.
Einige Drittanbieter für Inventuren sind zum Beispiel:
3. Planen Sie physische Bestandszählungen im Vorfeld
Abhängig davon, wie viele Produkte Sie vertreiben, können physische Bestandszählungen zeitaufwendig sein. Daher ist es wichtig, Zählungen vorher einzuplanen und darüber nachzudenken, wann (und wie oft) Sie Inventuren durchführen sollten.
Wann sollten Sie eine physische Bestandszählung durchführen?
Wann und wie oft Sie eine Vollinventur durchführen ist von Filiale zu Filiale unterschiedlich.
In seinem Blog erklärt Bob Phibbs, auch bekannt als der Retail-Doktor, dass der beste Zeitpunkt dafür, eine Vollinventur durchzuführen, das letzte Januar-Wochenende (nach dem Feiertagsstress) oder Ende Juli ist, da zu dieser Zeit die SKU-Levels am niedrigsten sind.
In jedem Fall ist es wichtig, den Zeitplan für die Bestandszählung lange im Voraus festzulegen und Ihr Inventurteam zu benachrichtigen, damit es sich an diesen Tagen zur Verfügung stellen kann.
Es gilt zu verhindern, Ihr Geschäft während der Öffnungszeiten zu schliessen. Je nach Möglichkeit sollten Sie Ihre Inventur immer nach den Öffnungszeiten ansetzen. Falls dies keine Option für Sie darstellt, und Sie Ihr Geschäft vorübergehend schliessen müssen, geben Sie Ihren Kunden per E-Mail Bescheid und hängen Sie ein Schild aus.
Sagen Sie Ihren Kunden, warum Sie schliessen, wann Sie wieder öffnen und dass Ihre Kunden trotzdem noch Ihren Online-Shop nutzen können.
Falls Sie bereits Lightspeed nutzen sollten, können Sie Mailchimp mit Ihrem Kassensystem integrieren und personalisierte E-Mails und wiederkehrende Newsletter an Leute verschicken, die sich dafür angemeldet haben.
4. Erstellen Sie einen Flurplan Ihres Geschäfts oder Ihrer Lagerhalle
Um den Inventurprozess reibungsloser zu gestalten könnte es für Sie Sinn machen, einen Raumplan Ihres Geschäfts- und Lagerraums auszudrucken.
Eine beschriftete Karte des Layouts Ihres Geschäfts erleichtert Ihnen die Zuordnung von Mitarbeitern zu einem bestimmten Produkt oder einer Abteilung des Geschäfts. Dies erlaubt Ihnen, organisiert zu bleiben und die Übersicht darüber zu behalten, welches Inventar von wem gezählt wird.
Bob Phibbs empfiehlt, dass Händler “den Standort jedes Regals, Bildschirms mit einbeziehen und kennzeichnen, welche Produktkategorien sich dort befinden.”
Ihr gekennzeichneter Raumplan kann ebenfalls als praktische Checkliste während der Inventur fungieren. Sobald ein Bereich gezählt wurde und Diskrepanzen identifiziert wurden, können Sie dies auf der Checkliste abhaken.
Verfolgen Sie, welche Bereiche gezählt werden, welche gezählt wurden und welche Diskrepanzen per Bereich und Produktkategorie aufgedeckt wurden.
5. Kennzeichnen Sie Ihre Boxen und Regale
Wenn es darum geht, eine Inventur durchzuführen, ist es wichtig, organisiert zu bleiben, um den Prozess zu rationalisieren und Genauigkeit aufrecht zu erhalten. Oft können lose Paletten und einzelne Artikel ohne Box oder Verpackung in vermeidbaren Diskrepanzen resultieren.
Ein Weg, Ihren Lagerraum organisiert zu halten, ist die Kennzeichnung von Boxen mit Produkten, die nicht sichtbar oder versteckt sind. Lagern Sie Ihre Produkte in dafür vorgesehenen Bereichen und stellen Sie sicher, dass Ihr Personal dementsprechend die Produkte kategorisiert.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Produkte sich dort befinden, wo sie sein sollten, bevor Sie die Inventur durchführen. Gehen Sie durch Ihren Lager- und Geschäftsraum und schauen Sie nach, welche Produkte sich nicht dort befinden, wo sie sein sollten.
Umgang mit nicht kategorisiertem Inventar
Bevor Sie mit der Inventur beginnen, überprüfen Sie den Datenbericht für unkategorisiertes Inventar in Ihrem Kassensystem, um zu erfahren, welche Artikel keiner Kategorie hinzugefügt wurden. Ein gut organisiertes Inventar in Ihrem Kassensystem reduziert vermeidbare Diskrepanzen, vereinfacht die Bestandsplanung und den Wareneinkauf und stellt die Genauigkeit zukünftiger Inventurberichte sicher.
Wenn Sie bereits Lightspeed nutzen, können Sie vor der Bestandsaufnahme auf unkategorisiertes Inventar eingehen, indem Sie den “Unkategorisiertes Inventar”-Bericht nutzen.
6. Weisen Sie Ihr Team ein
Ihr Team einzuweisen ist ein wichtiger Bestandteil der Inventur. Lassen Sie jeden wissen, für welchen Bereich des Geschäfts oder der Lagerhalle derjenige verantwortlich ist, zeigen Sie ihnen, wie sie die Daten der Produkte eingeben und verfolgen und klären Sie alle Fragen im Vorfeld, die Ihre Mitarbeiter haben könnten.
Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern durch den gekennzeichneten Raumplan Ihres Geschäfts, sodass sie immer wissen, woran sie sich orientieren können und wo sie die Produkte finden, für welche sie verantwortlich sind. Dies macht eine physische Inventur um einiges einfacher.
7. Zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie sie schätzen.
Dies sollte insbesondere der Fall sein, wenn Sie eine Inventur ausserhalb der regulären Geschäftszeiten geplant haben. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung beispielsweise durch kostenloses Essen, Snacks oder Getränke.
Eine Inventur kann ermüdend sein. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Personal genug gegessen und getrunken hat.
Bestandsabgleich: Gehen Sie auf jegliche Diskrepanzen ein
Höchstwahrscheinlich wird Ihr Bestand Diskrepanzen aufweisen. Es ist wichtig, dass Sie die Ursache dieser Diskrepanz ausfindig machen.
Unstimmigkeiten erneut überprüfen
Bevor Sie voreilige Schlüsse ziehen, sollten Sie die Diskrepanz nochmal genauer unter die Lupe nehmen.
In den meisten Fällen sind Unstimmigkeiten das Resultat eines Fehlers in der Bestandsaufnahme, wie zum Beispiel ein Rechen- oder Eingabefehler.
In diesen Fällen sollte das mehrmalige Zählen des Inventars ähnliche Fehler in der Zukunft vermeiden. Um das Risiko eines Eingabefehlers in Zukunft zu vermeiden, erwägen Sie es, für die Inventur einen Barcode Scanner zu nutzen.
Andere Gründe für eine Diskrepanz
In anderen Fällen können Bestandsabweichungen auf schändlichere Gründe wie Ladendiebstahl oder Mitarbeiterdiebstahl zurückgeführt werden. Sie könnten mit internem Diebstahl oder Betrug zu tun haben. In diesen Fällen sollten Sie eine Untersuchung starten, Ihre Sicherheitskameras überprüfen und die erforderlichen rechtlichen Schritte einleiten.
In jedem Fall ist eine regelmässige Teilbestandszählung eine gute Methode, um systematische Diskrepanzen aufzudecken.
Checkliste nach der Inventur
Sobald Sie mit der Inventur fertig sind, gibt es trotzdem noch einige wichtige Dinge zu tun, um einen genauen Bestand sicherzustellen:
Erneutes Überprüfen Ihres Inventars
Bevor Sie die aktualisierten Bestände in Ihr Kassensystem eingeben, ist es immer ratsam, zu überprüfen, dass die Zahlen korrekt sind.
Der beste Weg, dies sicherzustellen, ist das mehrmalige Zählen des Inventars durch das Personal. Ein weiterer, jedoch zeitaufwendiger Weg, dies zu bewerkstelligen, ist das erneute Zählen jeder Produktkategorie mit Diskrepanzen.
Überprüfen Sie Ihre Bestandsberichte
Der Schlüssel zu einer guten Bestandsverwaltung ist es, ein Auge auf Ihre Daten zu werfen und in der Lage zu sein, diese Daten in nützliche Informationen zu verwandeln.
Nutzen Sie dazu beispielsweise folgende Datenberichte:
- Diskrepanzen-Bericht: Nutzen Sie den Diskrepanzen-Bericht, um in Ihren Beständen mühelos Diskrepanzen nach der Bestandsaufnahme aufzudecken
- Niedriger-Bestand-Bericht: Nutzen Sie den Niedrigen-Bestand-Bericht, um die Artikel zu identifizieren, die sich gut verkaufen und die einen niedrigen Bestand aufweisen. Bestellen Sie Bestand nach, bevor Sie ausverkauft sind und werden Sie der Nachfrage gerecht.
- Lagerumschlagsbericht: Nutzen Sie Ihren Lagerumschlagsbericht, um Ihre Lagerumschlagsrate zu ermitteln (Die Rate, mit welcher Sie Ihr Inventar verkaufen und wieder auffüllen). Je höher die Lagerumschlagsrate, desto mehr von diesem Artikel verkaufen Sie. Auf diesem Wissen können Sie Ihre zukünftigen Wareneinkäufe planen.
Lokalisieren Sie Ihre risikoreichen Lagerbereiche und minimieren Sie den Schwund
Sobald der Bestand aufgenommen wurde und Sie einen klaren Überblick über die Diskrepanzen pro Bereich des Geschäfts haben, überprüfen Sie, ob Sie andere Muster erkennen.
Kommen Diskrepanzen überwiegend in einem bestimmten Bereich des Geschäfts (z.B. beim Eingangsbereich oder bei teureren Artikeln) vor? Kommunizieren Sie Ihre Ergebnisse mit dem Verkaufspersonal und schulen Sie sie, wie Sie Ladendiebe erkennen und stoppen können.
Vergleichen Sie abgeschlossene Inventarberichte miteinander
Nachdem Sie einige Bestandszählungen durchgeführt haben, können Sie die Ergebnisse miteinander vergleichen. Erkennen Sie Muster? Möglicherweise erkennen Sie, dass sich die Diskrepanzen für günstige Accessoires mit der Zeit erhöhen. Das könnte ein Anzeichen dafür sein, dass Sie diese Artikel näher an der Kasse platzieren sollten, um Diebstahl vorzubeugen.
Was auch immer es sein sollte, die Ergebnisse der Bestandszählungen miteinander zu vergleichen ist der einzige Weg, um Muster ausfindig zu machen und Lösungen zu finden.
Nehmen Sie sich Zeit für die Inventur
Egal ob Sie eine Inventur mit Stift und Zettel, einer Excel Tabelle, oder einer hochentwickelten Software wie Lightspeed durchführen, organisierte, systematische Bestandsverwaltung ist unbestritten das Rückgrat für den Betrieb eines gewinnbringenden Einzelhandels.
Eine gute Bestandsverwaltung und Inventuren sind kein Zufall. Sie sind das Ergebnis einer sorgfältigen Planung, klaren Verwaltungsprozessen, die von dem Personal akzeptiert und durchgeführt werden, einem organisierten Verkaufsbereich und Lagerhalle und einem Auge für das Detail, bei jedem Schritt.
Eine starke Bestandsverwaltung führt zu weniger Diskrepanzen, einer schnelleren Bestandsabstimmnung, kosteneffektivem Einkauf und effizienterem Personal. Nutzen Sie unsere Tipps, um sich zu organisieren.
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