Hotel Kassensystem vs. Hotel PMS: Was ist der Unterschied?

Wenn Sie in der Hotellerie arbeiten, haben Sie zweifellos schon einmal die Begriffe „Kassensystem“ und „PMS“ gehört. Wahrscheinlich wissen Sie, dass Sie häufig zusammen verwendet werden, aber worin unterscheiden sich die Systeme genau? Zu wissen, wie sich ein Hotel Kassensystem und ein Hotel PMS unterscheiden – und wie sie zusammenwirken – ist wichtig, wenn Sie in  fortschrittliche Technologie für Ihr Hotel investieren möchten. Beide verfügen über spezifische Funktionen, die für das Hotelmanagement unerlässlich sind, doch die meisten modernen Lösungen gehen weit über die grundlegenden Funktionen hinaus. Lightspeed Restaurant lässt sich in eine ganze Reihe verschiedener Hotel PMS-Lösungen integrieren, was eine reibungslose Kommunikation zwischen den beiden Systemen gewährleistet.

Was ist ein Hotel PMS?

Ein Hotel PMS beschreibt im Grunde die Software, die ein Hotel verwendet, um Reservierungen, Ankünfte, Abreisen, Rechnungen und Zahlungen zu verwalten. Die meisten dieser Systeme können jedoch noch viel mehr. Beispielsweise können einige dazu verwendet werden, die Vorlieben der Gäste oder Informationen über das Hotel zu speichern, z. B. die Öffnungszeiten des Restaurants oder die unterschiedlichen Ansichten der einzelnen Zimmer. 

Darüber hinaus kann ein Hotel PMS mit Buchhaltungssoftware verbunden werden, um einen Überblick über die Gewinne, Ausgaben und Leistungen des Hotels zu erhalten. Ein modernes Hotel PMS kann auch mit vielen anderen Softwares integriert werden, wie z. B. mit Tools für die Kommunikation mit Gästen oder mit einem cloudbasierten Kassensystem.

Kurz gesagt: Das PMS ist das Gehirn des Hotels und koordiniert alle Aktivitäten, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten.

Was ist ein Hotel Kassensystem?

Ein cloudbasiertes Hotel Kassensystem sorgt dafür, dass Transaktionen zwischen dem Hotel und den Gästen stattfinden können. Diese Transaktionen können in den verschiedensten Bereichen des Hotels, wie zum Beispiel den Restaurants, Bars oder Lounges, durchgeführt werden. Ein Hotel Kassensystem dient dazu, Bestellungen zu verarbeiten, Tische zu verwalten und anhand der von ihr erfassten Daten Verkaufsberichte zu erstellen. 

Heutzutage enthalten die umfangreichsten Systeme weitaus mehr Funktionen als das bloße Registrieren von Bestellungen und Transaktionen. Das macht sie zum wertvollsten Verbündeten eines Hotel PMS, wenn es darum geht, ein Hotel zu betreiben. Die folgenden Punkte sind weitere vorteilhafte Funktionen von cloudbasierten Kassensystemen:

• Anpassbarer Raum- und Tischplan, um Ihr Hotelrestaurant genau widerzuspiegeln.
• Erstellung und Bearbeitung Ihrer Speisekarte individuell für jeden Standort und Zuweisung an verschiedene Geräte.
• Erkennung von Trends und integrierte Echtzeit-Berichte, um schnell zu agieren.
• Mobile Bestellannahme für einen schnellen und flexiblen Service.
• Erschließung neuer Einnahmequellen durch Erhöhung der Reichweite dank Liefer-Integrationen.
• Möglichkeit für Gäste, mit Lightspeed Order Anywhere kontaktlose Bestellungen via QR-Code über Ihr Smartphone zu tätigen.
• Zuweisung von Benutzerrollen- und berechtigungen an das Bar-, Küchen- und Servicepersonal.

Worin liegen die Unterschiede zwischen einem Hotel PMS und einem Hotel Kassensystem?

Während sich das Hotel PMS um alles kümmert, was mit der Verwaltung der Zimmer zu tun hat, übernimmt das Kassensystem das Gleiche für alle sonstigen Bereiche des Hotels sowie für alle anderen Dienstleistungen, mit denen Einnahmen erzielt werden sollen. Dank offener APIs gibt es heute einen wachsenden Markt für Software, die sich per “Plug & Play” ineinander integrieren lässt, was diese Möglichkeiten enorm erweitert.

Sowohl Hotelsoftware als auch Kassensysteme lassen sich mit Anwendungen integrieren und spielen eine entscheidende Rolle dabei, die Einnahmen des Hotels zu maximieren (z. B. durch Upselling), eine reibungslose Kommunikation mit den Gästen zu gewährleisten (z. B. durch Instant Messaging oder Chatbots) oder Verwaltungsabläufe zu vereinfachen (Buchhaltung, Personalwesen).

Die beiden Systeme verwalten verschiedene Teile des Hotelbetriebs: Sie ergänzen sich gegenseitig und ermöglichen es, ein einheitliches Gästeerlebnis zu schaffen, einheitliche Rechnungen für alle vom Hotel angebotenen Dienstleistungen zu erstellen und einen Überblick über die Einnahmen zu geben, die das Hotel erwirtschaftet.

Die spezifischen Vorteile eines Hotel PMS für Ihr Hotelrestaurant

Der effiziente Betrieb eines Hotelrestaurants erfordert eine sorgfältige Organisation, eine präzise Koordination und ein Auge fürs Detail. In diesem dynamischen Umfeld kann sich ein Hotel PMS als äußerst wertvoll erweisen.

1. Zentrale Verwaltung   

Einer der wichtigsten Vorteile eines Hotel PMS ist die Möglichkeit, alle wesentlichen Vorgänge an einem Ort zu zentralisieren. Ob es sich um die Verwaltung von Reservierungen, die Schichtplanung, die Verwaltung von Lagerbeständen oder die Verfolgung von Verkäufen handelt – ein PMS gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über alle Aktivitäten Ihrer Standorte.

2. Automatisierung von Prozessen

Mithilfe eines Hotel PMS können viele lästige Routineaufgaben automatisiert werden, was Zeit spart und die Arbeitsabläufe optimiert. Beispielsweise können das Bestätigen von Online-Reservierungen, die Verwaltung von Lieferantenbestellungen oder die Erstellung von Personalberichten digitalisiert werden, um die Effizienz zu steigern. 

3. Verbesserung des Gäste-Erlebnisses

Ein gutes Hotel PMS trägt dazu bei, den Aufenthalt der Gäste im Restaurant noch angenehmer zu machen. Die reibungslose Abwicklung von Reservierungen, die schnelle Bearbeitung von Bestellungen und Zahlungen sowie die effektive Kommunikation mit den Gästen tragen zur Kundenbindung bei.

4. Ressourcenoptimierung

Durch die Bereitstellung genauer Daten über Reservierungen, das Konsumverhalten der Gäste und die Leistung des Personals ermöglicht ein Hotel PMS eine bessere Optimierung der Ressourcen des Restaurants. Dazu kann gehören, die Arbeitszeiten des Personals an die erwartete Nachfrage anzupassen, um Kosten zu sparen, die Bestände zu verwalten, um Engpässe oder Überschüsse zu vermeiden, und gezielte Werbeaktionen durchzuführen, um die Zimmerbelegung anzukurbeln.

5. Leistungsverfolgung

Dank der integrierten Berichts- und Analysefunktionen ermöglicht ein Hotel PMS, die Leistung des Restaurants regelmäßig zu überwachen und zu bewerten. So lassen sich verbesserungswürdige Bereiche identifizieren, aufkommende Trends erkennen und auf Daten fundierte Entscheidungen treffen, um den Betrieb zu optimieren und den Gewinn zu maximieren.

Verbesserung des Gästeerlebnisses durch die Kombination von Hotel PMS und Kassensystem

Wenn Sie Ihr Hotel PMS und Ihr Kassensystem integrieren, können Sie ein perfektes Gästeerlebnis bieten. Eine solcher Zusammenschluss ermöglicht es Ihren Gästen zum Beispiel, alle Ihre Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, ohne jedes Mal einzeln dafür bezahlen zu müssen. Stattdessen werden alle Ausgaben auf die Rechnung des jeweiligen Zimmers geschrieben und sie müssen am Ende ihres Aufenthalts nur eine einzige Rechnung bezahlen. Das macht den Aufenthalt deutlich angenehmer und kann Gäste sogar dazu ermutigen, mehr auszugeben.

Mit 12 Boutique-Hotels mit 45 bis 55 Zimmern in 6 verschiedenen Ländern muss die Hotelkette 9 Hôtel Collection täglich eine Vielzahl von Daten verwalten, die mit ihren verschiedenen Verkaufsstellen, Bars und Restaurants zusammenhängen. Mit der Integration ihres PMS Mews mit dem Lightspeed Kassensystem konnte die Kette alle Gästedaten auf einer einzigen Plattform zentralisieren. 

Dies ermöglichte nicht nur einen besseren Einblick in die relative Leistung der einzelnen Verkaufsstellen und der angeschlossenen Produktionszentren, sondern auch die Möglichkeit, ein individuelles Gästeprofil während der verschiedenen Aufenthalte des Gastes in derselben Einrichtung oder einer Einrichtung der Gruppe zu erstellen. 

Für Gäste ist das ein Segen, denn sie können auf der Grundlage ihres Konsumverhaltens spezielle Angebote und ein personalisiertes Erlebnis erhalten, vom Einchecken im Zimmer bis hin zu den Getränken in der Bar oder im Restaurant.

Worauf sollte man bei einem Hotel PMS achten?

Nicht jede Hotelsoftware ist gleich. Folgende Fragen können Ihnen helfen, das beste System zu ermitteln, das Ihren Anforderungen gerecht wird.

1. Ist es benutzerfreundlich?

Die leistungsfähigste technologische Lösung nützt Ihnen nichts, wenn Ihr Personal sie nicht beherrscht. Ein Programm, das schwer zu bedienen ist, wird die Effizienz Ihres Personals hemmen – und sie werden auch nicht das volle Potenzial des Programms ausschöpfen. Es ist eine Situation, in der alle verlieren: Ihr Personal wird frustriert sein und Ihre Investition wird sich nicht lohnen. 

Fragen Sie den Anbieter daher am besten, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis ein neuer Nutzer das Tool installiert und sich damit vertraut gemacht hat. Fragen Sie auch, ob die angebotenen Schulungseinheiten kostenlos oder kostenpflichtig sind. Viele Unternehmen bieten Lernmaterialien an, die regelmäßig aktualisiert werden und kostenlos zugänglich sind. Mews University ist ein gutes Beispiel für diese Art von Schulungen.

Finden Sie dann heraus, was aktuelle Kunden über die Anbieter denken, die Sie in Ihre engere Auswahl genommen haben, indem Sie Kollegen befragen, die in derselben Branche arbeiten wie Sie, oder indem Sie einen Blick auf Bewertungsseiten wie Hotel Tech Report werfen. Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, dass Sie das System vor dem Vertragsabschluss testen können oder zumindest eine Produktdemo erhalten. Sie müssen sicherstellen, dass sich neues Personal schnell einarbeiten und mit der Arbeit beginnen kann, anstatt Tage damit zu verbringen, sich an die gesamte von Ihnen verwendete Software zu gewöhnen.

2. Ist die Integration anderer Anwendungen möglich?

Die Verwendung von Integrationen ist für den Aufbau einer individuellen Technologiestruktur in Ihrem Hotel sehr wichtig.

Eine gute Integration funktioniert bidirektional, d. h. die von einem System erzeugten Daten (z. B. die Bewertung des von einem Gast auf seinem Zimmer bestellten Gerichts) werden automatisch in ein anderes System geladen (die Bewertung wird sofort mit dem entsprechenden Gästeprofil im Hotel PMS verknüpft), ohne dass ein Mensch eingreifen muss. 

Integrationen sind der Schlüssel, um Ihren Gästen einen reibungslosen Aufenthalt zu ermöglichen und gleichzeitig die betriebliche Komplexität für Ihr Personal zu minimieren – eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Außerdem muss man kein Technik-Ass sein, um diese Integrationen zu implementieren.

3. Ist es cloudbasiert?

Heutzutage setzen viele Branchen auf die Cloud, und das Gastgewerbe ist keine Ausnahme. Cloudbasierte Programme haben viele Vorteile, u. a. höhere Effizienz, Zugänglichkeit, Flexibilität, Sicherheit für Ihre Daten und ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis. 

Darüber hinaus sind Sie mit cloudbasierten Systemen stets auf dem neuesten Stand. Anbieter können ihre Produkte problemlos aktualisieren, um sie an die neuesten technologischen Entwicklungen anzupassen oder zusätzliche Integrationen hinzuzufügen. Und da dies alles in der Cloud geschieht, haben Sie sofort Zugriff auf diese Updates, sobald sie implementiert werden, und müssen nicht darauf warten, dass ein Fachmann kommt, um Ihr System vor Ort manuell zu aktualisieren – was oft Zeit und Geld kostet.

4. Ist es kundenorientiert?

Im Gastgewerbe soll die Einführung einer neuen technologischen Lösung den Service und das Gästeerlebnis verbessern – unabhängig davon, ob sie von den Gästen selbst genutzt wird oder Ihrem Personal hilft, effizienter zu arbeiten.

Wenn Sie nach einer App suchen, die von Ihren Gästen genutzt werden soll (z. B. eine Instant-Messaging-Anwendung oder ein Buchungstool), sollte die Schnittstelle intuitiv, ansprechend und für die mobile Nutzung optimiert sein. Die Implementierung innovativer Konzepte wie Online-Check-in, Apple Wallet oder ein virtueller Zimmerschlüssel sind hervorragende Möglichkeiten, einen bleibenden guten Eindruck zu hinterlassen und die Zufriedenheit und Loyalität Ihrer Gäste zu steigern. Tatsächlich ist die Nutzung von Technologie in Ihrem Betrieb so wichtig geworden, dass AAA, einer der renommiertesten Hotelführer in den USA, dies zu einem seiner Bewertungskriterien gemacht hat.  

Neben der Verbesserung des Hotelerlebnisses sollte ein gutes Hotel PMS auch hervorragende Unterstützung für das Hotel bieten, das es nutzt. Ein rund um die Uhr verfügbarer Helpdesk sollte kostenlos enthalten sein und leicht per E-Mail, Telefon oder über Ihr Dashboard erreichbar sein. Leider verstecken sich zu viele Hotel PMS-Systeme hinter unpersönlichen E-Mail-Ketten und brauchen länger als sie sollten, um auf Kunden und deren Fragen zu reagieren. Fragen Sie direkt nach, mit welchem Helpdesk Sie es zu tun haben werden, um dies zu vermeiden. Fragen Sie nicht nur den Verkäufer, sondern lesen Sie auch Online-Bewertungen, um herauszufinden, ob sich Bestandskunden gut aufgehoben fühlen. 

5. Nutzt es künstliche Intelligenz?

Das Spektrum an Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz wird von Tag zu Tag größer – nutzen Sie sie für Ihren Betrieb! Ob es sich um “Back-of-House”-Anwendungen handelt, mit denen Sie Ihren Bestand optimieren können, oder um intelligente Kommunikationsanwendungen – die Möglichkeiten werden immer interessanter.

Beispielsweise können Ihnen einige Anwendungen dabei helfen, die Nachfrage anhand Ihrer vergangenen Daten, Ihrer aktuellen Leistung, laufender oder bevorstehender Veranstaltungen und sogar des Wetters vorherzusagen. Stellen Sie sich vor, wie praktisch es wäre, eine zuverlässige Nachfrageprognose für Ihre Bar oder Ihr Restaurant zu haben, die auf Daten beruht, an deren Berücksichtigung Sie nie gedacht haben. 

Andere KI-Programme helfen Ihnen dabei, die Kommunikation mit Ihren Gästen während der Buchungsphase sowie vor deren Ankunft in Ihrer Einrichtung zu vereinfachen. Chatbots können z. B. Restaurantreservierungen sowie Vorlieben, Allergien oder spezielle Wünsche, wie z. B. nach einem Geburtstagskuchen, speichern.

Künstliche Intelligenz kann also auf viele sehr interessante Arten im Gastgewerbe eingesetzt werden und kann das von Ihnen angebotene Gästeerlebnis enorm verbessern. Warum sollten Sie es also nicht ausprobieren?

6. Ist die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet?

Fragen Sie den Anbieter, wie er mit Ihren Daten umgeht, wem sie gehören und wer für ihre Sicherheit verantwortlich ist. Professionelle Produktrezensionen von Branchenexperten sind eine hervorragende Möglichkeit, um Informationen darüber zu finden, wie sie mit Datensicherheit umgehen.

Sie erfahren nicht nur, wie das Unternehmen die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten will, sondern auch, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die Sicherheit auch auf Ihrer Seite zu maximieren.

7. Wie sieht die Preisstruktur aus?

Ein Pauschalangebot findet man eher selten, da der Gesamtpreis von der Art des gewählten Abonnements, der Anzahl der gewünschten Erweiterungen sowie von anderen Variablen abhängt. Wenn Sie sich die Preise ansehen und vergleichen, ist es sehr wichtig, dass Sie verstehen, wie Ihre Kosten berechnet werden und wie hoch Ihre anfänglichen Ausgaben sein werden. 

Berücksichtigen Sie: 

• Ob es Installationskosten gibt
• Wie viel die Hardware kostet, die Sie gegebenenfalls erwerben müssen
• Die monatlichen Abonnement-Kosten
• Eventuell Kommission auf Verkäufe
• Kosten für und Häufigkeit von Wartungsarbeiten
• zusätzliche Kosten für die Integration in andere Programme und die Stornoklausel im Vertrag

Die meisten Anbieter haben verschiedene Pakete für kleine, mittlere und große Unternehmen. Wählen Sie sorgfältig aus, damit Sie nicht zu viel Geld für Funktionen und Dienste ausgeben, die Sie nicht benötigen.

Bieten Sie ein nahtloses Gästeerlebnis durch Integrationen

Die Schaffung der idealen technologischen Struktur für Ihr Hotel mag zwar nach einer großen Aufgabe klingen, doch wenn Sie sich die Zeit nehmen, alles zu planen, kann dies sehr positive Auswirkungen auf Ihren Betrieb haben.

Die Kombination aus Kassensystem und einem leistungsstarken Hotel PMS, wie sie Lightspeed und Mews bieten, für jedes Hotel von entscheidender Bedeutung. Hochmoderne, cloudbasierte Lösungen, die sich nahtlos integrieren lassen und manchmal sogar auf Ihren Betrieb zugeschnitten sind, schaffen ein Erlebnis, das Ihre Gäste schätzen und mit ihren Liebsten teilen werden.