6 Tipps, für ein erfolgreiches Weihnachtsgeschäft in der Gastronomie

Das Gastgewerbe ist stetig im Wandel: Digitale Lösungen und Tools, kontaktlose Bestell- und Zahlungsmöglichkeiten sowie Liefer- und Abholmöglichkeiten gehören heute zur neuen Normalität. Alle Neuerungen und Digitalisierungen können Unternehmer jetzt auch in einer der ertragreichsten und festlichsten Zeiten des Jahres auf die Probe stellen: Weihnachten und Silvester.

Das Weihnachtsgeschäft in der Gastronomie erfordert eine gute Vorbereitung. Daher haben wir 6 hilfreiche Tipps für Sie zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen: 

1. Stellen Sie eine außergewöhnliches Speisekarte zusammen
2. Planen Sie rechtzeitig freie Tage für Ihre Mitarbeiter ein 
3. Sorgenfreier Bezahlvorgang während des Weihnachtsgeschäfts
4. Optimieren Sie Ihren Lagerbestand
5. Vermarkten Sie Ihr Restaurant
6. Gehen Sie richtig mit Reservierungen um

1) Erstellen Sie eine ausgefallene Speisekarte für die Feiertage

Planen Sie frühzeitig

Zu dem Weihnachtsgeschäft in der Gastronomie gehört selbstverständlich eine festliche Speisekarte. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um Ihr Weihnachts- und Silvestermenü zusammenzustellen, sondern sprechen Sie frühzeitig mit der Küche und Ihrem Personal um ein passendes Menü zu erstellen. 

So wie sich das Restauranterlebnis in den letzten Jahren verändert hat, so haben sich auch die Essgewohnheiten vieler Gäste geändert. Denken Sie an Vegetarismus, Veganismus, Unverträglichkeiten wie Gluten oder Laktos. Es ist wichtig, bei der Zusammenstellung Ihres Partymenüs so umfassend wie möglich zu sein. Eines ist sicher: Wenn sich Ihre Gäste bei Ihnen aufgehoben fühlen, ist die Chance dass sie wiederkommen sehr hoch.

Online Bestellungen

Ob zum Verzehr vor Ort oder zum Mitnehmen: Mit Lightspeed Order Anywhere können Gäste von überall aus kontaktlos im Voraus bei Ihnen bestellen und bezahlen. So sparen Sie nicht nur Geld und Ihrem Personal einiges an Arbeit, sondern zeitgleich bieten Sie Ihren Gästen eine enorme Flexibilität. Ihre Gäste können immer und überall bei Ihnen bestellen, ohne sich hierfür extra eine App herunterzuladen. Sie müssen lediglich den QR-Code scannen. Entscheiden Sie, ob die bestellten Gerichte sofort oder zu einem anderen festgelegten Zeitpunkt abgeholt werden können.

Anpassbare Menüs

Mit Order Anywhere können Sie Ihre Speisekarte mit nur wenigen Klicks anpassen (indem Sie auf die “Menü aktualisieren”-Schaltfläche im Backoffice klicken, ist ihr Menü sofort für Ihre Kunden verfügbar). Mit solch einfachen Änderungen können Sie für das Weihnachtsgeschäft in der Gastronomie eine profitable Speisekarte mit Gerichten zusammenstellen, die perfekt für Lieferungen geeignet sind.

• Entscheiden Sie, ob die bestellten Gerichte sofort oder zu einem anderen festgelegten Zeitpunkt abgeholt werden können
• Stellen Sie Ihre Menüs perfekt in Szene – dank professionellem, digitalen Layout
• Erstellen Sie profitable Kombi-Menüs und heben Sie Ihre Bestseller hervor
• Geben Sie Gästen die Möglichkeit optionale Artikel hinzuzufügen bzw. Speisen anzupassen

Steht der Plan für Ihre Festtags-Speisekarte so ist es an der Zeit, die Kosten aller Zutaten zu berechnen und herauszufinden, wie viel jedes Gericht kosten muss, um einen optimalen Gewinn zu erzielen. Je mehr Sie für Zutaten ausgeben, desto höher wird der Preis eines Gerichts. 

Ihr Menü steht und muss nun an den Mann gebracht werden?! Werben sie plakativ in Ihrem Lokal für Ihre Speisekarte und teilen Sie diese zusätzlich auf Ihren Social Media Kanälen. Sie können beispielsweise einen Link zu Ihrer Buchungsplattform in Ihren Posts einfügen, um Ihren Gästen die Möglichkeit zu geben, direkt online zu reservieren.  

2) Erstellen Sie frühzeitig einen Personalplan

Das Weihnachtsgeschäft in der Gastronomie ist häufig eine stressige Zeit in Bezug auf die Personaleinsatzplanung. Die Öffnungszeiten sind oft (noch) länger als sonst und auch Ihre Mitarbeiter möchten natürlich gerne Weihnachten und Silvester mit Familie und Freunden genießen. 

Da die Feiertage sehr ertragreich sind, ist es wichtig, dass Sie genügend Personal eingeplant haben. Sprechen Sie die Planung daher frühzeitig an, um Engpässe zu vermeiden. 

Um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, können Sie beispielsweise für die Tage an Weihnachten und Silvester Urlaubsgeld und/oder doppelten Stundenlohn anbieten. 

Erwägen Sie auch, bei Bedarf zusätzliches Küchen- und Rezeptionspersonal einzustellen. Bedenken Sie, dass Ihre Lohnkosten während der Feiertage höher sind.

Um Ihre Personalplanung zu vereinfachen, können Sie Integrationen wie Planday in Ihr Gastronomie-Kassensystem einbinden. Die Integration von Lightspeed und Planday ermöglicht eine vollständige Übersicht über die Leistung Ihres Unternehmens. Schätzen Sie schon im Voraus ab, wie viel Personal Sie in der Zukunft benötigen und stellen Sie die Lohnkosten dem erwarteten Umsatz gegenüber. Mit diesem Wissen balancieren Sie die Kosten aus und steigern so Ihr Gewinn.

3) Sorgenfreier Bezahlvorgang während des Weihnachtsgeschäfts

Um den Andrang und das Chaos der Weihnachtszeit mit den richtigen Tools zu bewältigen, ist es wichtig, in fortschrittliche, digitale Lösungen zu investieren. Denn diese vereinfachen Ihren Arbeitsalltag.  

Schnelle Zahlungen

Eine schnelle Zahlung ist für jedes Restaurant-, Bar-, Hotel- oder Café-Erlebnis von grundlegender Bedeutung. Aber wenn Ihre Zahlungssoftware nicht in Ihr Kassensystem integriert ist, kann dies häufig zu Problemen führen – und das ist während der Weihnachtszeit definitiv nicht wünschenswert.

Der häufigste Grund für nicht funktionierende Zahlungsmöglichkeiten ist eine fehlende Verbindung zwischen Zahlungsterminal und Ihrem Kassensystem. Dies bedeutet in der Regel, dass Mitarbeiter die Beträge manuell eingeben müssen, was das Risiko kostspieliger Fehler erhöht – besonders in stressigen Alltagssituationen. 

Die Lösung heißt: Lightspeed Payments. Lightspeed Payments ist Teil der ganzheitlichen Kassensystem- und Bezahlplattform von Lightspeed. 

Vereinfachen Sie den Zahlungsprozess für sich und Ihre Gäste mit Lightspeed Payments:

• Kein lästiges Eintippen per Hand mehr, Übertragungsfehler ausgeschlossen dank automatisierter Synchronisation von Kassensystem und Payment-Terminal
• Kein Transaktionslimit: ideal auch bei hohem Gästeaufkommen
• Übersichtliche Zahlungsberichte und Auswertungen in Ihrem Kassensystem Backoffice
• Bei Rückbuchungen und Betrugsversuchen steht Ihnen unser geschultes Support-Team immer zur Seite
• PCI-DSS-konform: Sicherer Checkout-Prozess und Schutz vor Kreditkartenbetrug

Die Einführung von Lightspeed Payments kann zudem häufig dazu führen, dass Ihr Personal mehr Trinkgeld aufgrund vordefinierter Trinkgeldkategorien beim Bezahlvorgang erhalten. Die Servicemitarbeiter der L’Osteria konnten nach Einführung des Bezahlsystems einen sofortigen Anstieg des Trinkgelds verzeichnen. Auch bei Tigre aus Hamburg konnten die Servicemitarbeiter einen Anstieg des Trinkgelds um 40% verzeichnen. Dies sorgt nicht nur für eine höhere Arbeitszufriedenheit beim Personal, sondern stärkt auch die Personalbindung und senkt die Personalkosten, da durch das zusätzliche Trinkgeld Lohn eingespart werden kann.

4) Optimieren Sie Ihren Bestand für das Weihnachtsgeschäft in der Gastronomie

Effizientes Bestandsmanagement ist das ganze Jahr über wichtig, aber während der Feiertagssaison ist es unerlässlich. Denn nichts ist unangenehmer als dem Gast mitzuteilen, dass sein Lieblingsgericht nicht mehr erhältlich ist.

Die Feiertage bringen in der Regel ein höheres Kundenaufkommen, daher ist es wichtig, einen guten Überblick über Ihren Lagerbestand zu haben. So können Sie besser planen, wann Sie Lebensmittel nachkaufen müssen.  

Haben Sie stets die wichtigsten Daten im Blick oder planen Sie anhand historischen Auswertungen und Statistiken in Ihrem Backoffice. 

• Wie war Ihr Umsatz im vergangenen Jahr?
• Gibt es einen Grund, warum es dieses Jahr anders sein könnte? Erwarten Sie mehr oder weniger Gäste? 
• Hatten Sie in den letzten Jahren während der Feiertage Probleme mit Ihrem Wareneinsatz? Wenn ja, wie kann es dieses Jahr vermieden werden?

Die Verwendung eines Kassensystems wie Lightspeed Restaurant hilft Ihnen dabei, Ihren Wareneinsatz stets im Blick zu haben. 

5) Vermarkten Sie Ihr Restaurant für die Feiertage

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Gäste frühzeitig auf sich aufmerksam machen und mitteilen, dass Sie über die Feiertage geöffnet haben. So können Sie auch schon Reservierungen entgegennehmen und effizienter planen. 

Nutzen Sie also Ihre Social Media Kanäle und E-Mails, um die Leute darüber zu informieren, was Sie während der Weihnachtszeit anbieten. Um beispielsweise die Social Media Aktivität Ihrer Follower zu erhöhen und Ihre Markenbekanntheit zu steigern, könnten Sie einen Social-Media-Wettbewerb veranstalten. Dabei könnten Sie beispielsweise ein kostenloses Weihnachtsessen bei Ihnen verlosen. Alternativ können Sie zeitlich begrenzte Werbeaktionen wie Rabattaktionen anbieten, um noch mehr Gäste anzulocken. 

6) Gehen Sie richtig mit Reservierungen um

Für die Gastronomie ist das Weihnachtsgeschäft eine der wichtigsten Zeiten des Jahres. Reservierungen sind daher fester Bestandteil des Restauranterlebnisses. Abgesehen von der technischen Einrichtung ist die Planung der Schlüssel zum Erfolg.

Um in Ihrer Gastronomie eine reibungslose Abwicklung von Reservierungen während des Weihnachtsgeschäfts zu gewährleisten, ist eine gute Planung unerlässlich. Hier sind einige Tipps für eine effektive Planung :

• Verwenden Sie ein Online-Buchungssystem: Ein Online-Buchungstool vereinfacht den Prozess für die Kunden und ermöglicht es Ihnen, die Buchungen in Echtzeit zu verwalten.
• Legen Sie eine Stornierungsrichtlinie fest: Während der Feiertage kommt es häufig zu Stornierungen in letzter Minute. Legen Sie eine klare Richtlinie für den Umgang mit solchen Situationen fest.
• Planen Sie das Personal entsprechend ein: Erwarten Sie den Bedarf an zusätzlichem Personal an stark frequentierten Tagen.
• Bieten Sie flexible Zeitfenster an: Bieten Sie flexible Buchungszeiten an, um möglichst viele Gäste unterzubringen.

Wie gehen Sie mit Gruppenreservierungen um?

Gruppenreservierungen kommen während der Feiertage häufig vor und es ist wichtig, sie effizient zu verwalten. Eine clevere Möglichkeit, den Bestellvorgang für Gruppen zu vereinfachen, besteht darin, ein spezielles Menü für Gruppen anzubieten. So können die Organisatoren aus einer vordefinierten Auswahl an Gerichten wählen, was die Entscheidungszeit verkürzt.

Eine weitere Notwendigkeit: Es ist sinnvoll, die Gäste im Voraus zu kontaktieren. Besprechen Sie ihre speziellen Bedürfnisse, ihre Essensvorlieben und eventuelle Sonderwünsche. Diese Vorabkommunikation stellt sicher, dass am Tag ihrer Buchung alles bereit ist.

Wer eine Gruppenbuchung vornimmt, braucht auch einen eigenen Bereich. Wenn möglich, reservieren Sie einen speziellen Bereich in Ihrem Restaurant für Gruppen. Dies kann ein angenehmes Erlebnis für die Gäste gewährleisten und gleichzeitig verhindern, dass sich die Gruppen mit anderen Gästen vermischen. Achten Sie darauf, dass die Atmosphäre und die Anordnung des Raums der festlichen Stimmung der Feiern entsprechen.

Wie können Sie Überbuchungen vermeiden?

Überbuchungen können während der Feiertage zu größeren Problemen führen. Um sie zu vermeiden, sollten Sie folgende Tipps befolgen:

• Stützen Sie sich auf historische Daten: Analysieren Sie die Vorjahre, um die zu erwartende Nachfrage abzuschätzen. Schauen Sie sich an, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten die meisten Gäste kommen, um Ihre Reservierungen entsprechend anzupassen. Datenmanagement-Tools können bei dieser Aufgabe eine wertvolle Hilfe sein. Lightspeed Advanced Insights kann hier Abhilfe schaffen. Mit Lightspeed Advanced Insights erhalten Sie tiefe Einblicke in Ihre Wertschöpfung, Vorlieben Ihrer Gäste, die Menüleistung und Stoßzeiten.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Online-Buchungen: Wenn Sie ein Online-Buchungssystem verwenden, achten Sie darauf, dass Sie Ihre Kapazitäten nicht überlasten. Legen Sie eine Höchstzahl an Online-Buchungen pro Zeitfenster fest, um Überbuchungen zu vermeiden.
  Verlangen Sie Bestätigungen oder eine Vorauszahlung: Um nicht eingehaltene Reservierungen zu minimieren, kontaktieren Sie die Gäste einige Tage vor dem geplanten Termin, um ihre Reservierung zu bestätigen. Dadurch werden bei Stornierungen Tische frei und es wird sichergestellt, dass alle Reservierungen authentisch sind.