Einen Club eröffnen: Diese Herausforderungen erwarten Sie

Gute Musik, viel Spaß, tolle Abende mit netten Menschen. Das Motto lautet: “Die Nacht zum Tag machen”. Diesen Gedanken verbinden viele mit der Vorstellung, einen eigenen Club zu eröffnen. Doch um diese Idee in die Realität umzusetzen, braucht es einiges an Vorbereitung, Planung und Organisation. Denn einen Club zu eröffnen ist nichts, was von heute auf morgen umgesetzt ist.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie vor der Eröffnung eines Clubs wissen sollten: 

Der Businessplan als Basis

Bevor Sie einen Club eröffnen, müssen Sie sich unbedingt Gedanken über Ihren Businessplan machen. Im Businessplan  beschreiben Sie mögliche Chancen und Risiken sowie Handlungsempfehlungen für Ihre Geschäftseröffnung. Das bringt nicht nur dem Gastronom Orientierung und Struktur für sein Vorhaben, es hilft ihm auch andere Beteiligte, zum Beispiel Kreditgeber, von seinem Vorhaben zu überzeugen.

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Businessplans beginnen, legen Sie Ihre Zielgruppe fest. Zusätzlich überlegen Sie sich ein zu ihren Kund:Innen passendes Konzept und wählen einen möglichen Startzeitpunkt und Standort. 

Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Sie haben bereits eine grobe Idee, welche Altersklasse Sie mit Ihrem Club ansprechen wollen? Wollen Sie eher junge Leute ansprechen oder soll es ein Ü40 Club werden? Wenn Sie das festgelegt haben, definieren Sie auf dieser Basis Ihre Zielgruppe genauer. Die Festlegung auf eine Zielgruppe und deren demografische Daten wird Ihnen bei der Auswahl eines passenden Standortes für Ihren Club helfen.

Konzept

Machen Sie sich im Vorfeld ausreichend Gedanken und lassen Sie sich von anderen Club-Konzepten inspirieren. Schauen Sie sich bekannte Diskotheken-Konzepte im Internet an oder gehen  Sie in einen angesagten Club Ihrer Stadt, um sich ein Bild vor Ort zu machen. Danach stellen Sie Ihre Ideen zusammen und überlegen sich konkret, wie Sie es machen wollen. Tauschen Sie sich auch mit Ihrem Freundeskreis darüber aus.

Den richtigen Zeitpunkt festlegen 

Für die Eröffnung eines Clubs, gibt es keinen Zeitpunkt, der richtig oder falsch ist! Denn gefeiert wird immer,egal ob im Sommer oder im Winter. Informieren Sie sich über leerstehende Gewerbeflächen an Orten, die für Sie in Frage kommen. 

Standortanalyse 

Endlich haben Sie haben sowohl den passenden Standort als auch die passende Gewerbefläche gefunden. Doch umliegend gibt es ein bis zwei Clubs, die Ihrem Konzept ähneln? Kein Problem! Schauen Sie sich die umliegenden Diskotheken vor Ort an und verschaffen Sie sich selbst einen Eindruck. 

Achten Sie auf Dinge wie: 

• Angebot
• Preisniveau
• Publikum
• Öffnungszeiten
• Außenbereich des Clubs
• Besonderheiten
• Erreichbarkeit – mobil oder über Ihre Website

Nachdem Sie sich für einen Standort entschieden und eine Konkurrenzanalyse durchgeführt haben, definieren Sie Ihre Ziele. Woran möchten Sie Ihren Erfolg messen? Ist es Ihr Ziel, in 2 Jahren einen weiteren Standort zu eröffnen? Wollen Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt rentabel sein? Wenn Sie von Anfang an ein klar definiertes Ziel verfolgen, können Sie Ihren Club vom ersten Tag an in die richtige Richtung lenken.

Rechtsform und rechtliche Anforderungen

Eine der wichtigsten Entscheidungen, bevor Sie einen Club eröffnen, ist die Auswahl der Rechtsform. Für welche Rechtsform Sie sich entscheiden, hängt in der Regel von mehreren Faktoren ab. Häufig wird die Wahl dadurch bestimmt, wie Sie das Unternehmen strukturieren, welche Haftungsrisiken Sie eingehen, wie viele Investoren und mit welchem Investitionsvolumen Sie diese einbinden wollen. 

• Einzelunternehmen (für Ein-Personen-Gründungen)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) (auch für Ein-Personen-Gründungen)
• Unternehmergesellschaft (UG) (auch für Ein-Personen-Gründungen)
• GmbH & Co.KG
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Aktiengesellschaft (AG) (auch für Ein-Personen-Gründungen)

Bei Clubgründungen werden häufig Einzelunternehmen, Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR),  GmbH oder  Unternehmergesellschaft (UG) als Rechtsform gewählt.

Um genauere Informationen zu den einzelnen Rechtsformen zu erhalten, informieren Sie sich auf der offiziellen Webseite des Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz

Rechtliche Anforderungen und Lizenzen 

Um rechtskonform zu arbeiten, müssen Sie über alle rechtlichen Lizenzen verfügen. Die Beschaffung dieser Lizenzen ist in der Regel einer der einfachen und weniger kostspieligen Bereiche bei der Eröffnung Ihres Clubs. Wichtig ist die sogenannte Gaststättenkonzession (Schanklizenz)

Berücksichtigen Sie die Planungsvorschriften 

Gewerbliche Gebäude werden nach ihrer Nutzung klassifiziert. Sprich, wenn ihr Gebäude in der Vergangenheit nicht als Club genutzt wurde, fällt es wahrscheinlich unter eine andere Klassifizierung.

Informieren Sie sich in solchen Fällen bei Ihrem zuständigen Bauamt oder der Bauaufsichtsbehörde (bundeslandabhängig), um sich über eine zusätzliche Baugenehmigung zu erkundigen oder die Klassifizierung zu ändern.

Gaststättenkonzession/Schanklizenz

Eine der rechtlichen Voraussetzungen, die man zum Eröffnen eines Clubs benötigt, ist die Schanklizenz. Um diese zu beantragen, müssen Sie einen Miet- oder Pachtvertrag für die Räumlichkeiten vorweisen können, in dem die Eröffnung des Clubs geplant ist. Die Konzession ist gleichermaßen an die Person und an die gewählte Lokalität gebunden. Daher muss diese auch neu beantragt werden, wenn Sie einen existierenden Club weiterführen möchten. Für die Beantragung sollten Sie folgende Unterlagen mitnehmen: :

• aktuelles polizeiliches Führungszeugnis
• Gewerbeanmeldung
• Auszug aus dem Gewerbezentralregister
• Gesundheitszeugnisse für Sie und Ihre Angestellten
• Kopie des Miet- oder Pachtvertrags für das Objekt, in dem Sie Ihren Club eröffnen werden
• Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt
• bei Bedarf: auch weitere Dokumente.

Die Auflagen sind im Gaststättengesetz geregelt. Ihr Ordnungsamt ist der richtige Ansprechpartner, um herauszufinden, wie Sie die Ausschankgenehmigung beantragen.

Auf den ersten Blick mag all dies aufwändig erscheinen, doch arbeitet man die jeweils verlangten Nachweise und Dokumente Schritt für Schritt ab, steht der eigenen Schankerlaubnis nichts im Wege.

Die Kosten für eine Schanklizenz richten sich nach dem steuerpflichtigen Wert Ihrer Gewerbeimmobilie. In jedem Fall müssen Sie sowohl eine Antragsgebühr als auch eine jährliche Gebühr entrichten. Je höher der steuerpflichtige Wert Ihres Lokals ist, desto höher sind auch die Gebühren für eine Alkoholausschanklizenz.

Sie brauchen einen Gaststätten Unterrichtungsnachweis – hierfür müssen sie einen Kurs in Lebensmittelrecht und -hygiene absolvieren. Nur mit diesem Nachweis dürfen Sie Ihr Personal zu Lebensmittel und Hygienemaßnahmen schulen.

Das Bauordnungsamt muss die Pläne für die Räumlichkeiten abnehmen. Wenn Selbstständige nicht neu eröffnen, sondern einen bestehenden Club übernehmen, ist bei Umbauten ebenfalls ein Antrag beim Bauordnungsamt einzureichen. 

Es ist notwendig, eine Gewerbeversicherung abzuschließen. Der Club muss auch bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden und Sie müssen Mitglied bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer werden. 

Ihre Vision und das Angebot

Club ist nicht gleich Club – das wissen wir bereits aus eigener Erfahrung. Definieren Sie also ganz klar, was Ihre Gäste erwarten können und wofür Ihr Club stehen soll. Wollen  Sie eine Großraumdisco mit mehreren Dancefloors an oder eher einen Club mit nur einer Tanzfläche eröffnen? Welche Rolle spielt die Bewirtung? Möchten Sie mit einer besonderen Auswahl an Cocktails hervorstechen oder legen Sie eher Wert auf besonders gute Musik? 

Egal ob es der Name Ihres Clubs, die Ausstattung, das Personal oder die Getränkekarte ist – das Gesamtkonzept muss passen! Schauen Sie dabei über den Tellerrand hinweg! Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Zielgruppe und richten Sie dementsprechend Ihre Planung aus. 

Ihr Ziel sollte es sein, dass Sie “den” angesagten Club eröffnen, den das Partyvolk lieben wird. Stellen Sie sich die Frage, womit Sie Ihren Gewinn erwirtschaften möchten. Liegt der Fokus hier auf den Eintrittspreisen oder eher bei den Getränken? Ermitteln Sie, wie viel Umsatz jeder einzelne Gast am Abend bei Ihnen machen müsste, damit die Kosten für Miete, Strom, Personal, Wareneinkauf, DJ´s, GEMA etc. gedeckt sind.

Die meisten Clubs funktionieren mit einer ausgewogenen Mischkalkulation. Es gibt Tage, da ist der Laden rappelvoll und es gibt Tage, da ist eher weniger los. Dassorgt für einen finanziellen Ausgleich.

Finanzen

Sie möchten Ihren Club von Grund auf neu nach Ihren Vorstellungen errichten? Dann planen Sie Kosten für die Immobilie (falls Kauf) oder Umbau, für die Ermittlung des Unternehmenswertes, die Ausstattung des Clubs mitGeschirr, Gläsern und Kassensystem, Anmeldungen und Genehmigungen sowie auch für das Marketing mit ein. 

Oder übernehmen Sie einen bestehenden Club? Bei der Übernahme eines bestehenden Clubs sind zusätzlich noch Besonderheiten zu beachten, wie z.B. die Ermittlung des Unternehmenswertes, Vereinbarungen zur Personalübernahme und kommunale Pläne. 

Egal, ob Sie Ihren eigenen Club eröffnen oder eine Diskothek übernehmen, fordern Sie immer den Bebauungsplan und alle wichtigen Genehmigungen bei der zuständigen Behörde an, bevor Sie mit der Umsetzung Ihrer Pläne beginnen.

Nachdem Sie sich nun entschieden haben, Ihren eigenen Club zu eröffnen oder einen bestehenden Betrieb zu übernehmen, ist es höchste Zeit, sich mit den Kosten im laufenden Betrieb zu befassen. 

Kosten im laufenden Betrieb

Wareneinsatz

Es gibt viele Kosten, die zu berücksichtigen sind, aber gerade die Lebensmittelkosten spielen eine enorm große Rolle. 

Die korrekte Kalkulation Ihrer Getränke ist entscheidend. Nicht nur, weil sie einen grundlegenden Einfluss auf Ihre Einnahmen und Gewinnmargen hat, sondern auch für die effiziente Verwaltung Ihres Lagerbestands und Ihrer Lieferkette. 

Damit Ihr Lagerbestand und auch die Lagerverwaltung von Anfang an ein Kinderspiel für Sie wird, haben wir Lightspeed Inventory entwickelt. Mit Lightspeed Inventory verfolgen und optimieren Sie Ihren Warenbestand in Echtzeit. Mit unserer Bestandssoftware haben Sie Ihre Bestände immer im Blick. Sie teilt Ihnen mit, was Sie bereits verbraucht haben, welche Zutaten noch vorrätig sind und welche Sie wieder nachbestellen sollten. Eine manuelle Bestandszählung gehört somit der Vergangenheit an – mit Lightspeed Inventory können Sie den aktuellen Lagerbestand und Lagerwert einsehen. Durch einen Echtzeit-Abgleich und automatischen Auffüllungen vereinfachen Sie Ihre Bestandsverwaltung. Mit Lightspeed Inventory haben Sie Ihre Einkaufspreise immer im Blick und reduzieren so Sie die Lebensmittelverschwendung. Bestellen Sie nur das nach, was Sie auch wirklich benötigen. Sparen Sie Zeit und Arbeit, mit der Integration zu Lightspeed Restaurant.

Personalkosten

Wenn Ihr Kassensystem das schlagende Herz Ihres Unternehmens ist, sind Ihre Mitarbeiter die treibende Kraft. Neben Aus- und Weiterbildung ist die Optimierung der Personalkosten eines der wichtigsten Anliegen von Unternehmern im Gastgewerbe. 

Eine manuelle Erfassung und Verwaltung der Personalkosten ist meist sehr zeitaufwändig. Es gibt jedoch nützliche Tools, um die Kosten des Personals zu optimieren. Werten Sie beispielsweise regelmäßig die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter aus. Vergleichen Sie den Personaleinsatz in schwachen, normalen und in Stoßzeiten. Auf Basis dieser Erkenntnisse können Sie Ihre Planung verbessern und vermeiden, dass in weniger besuchten Zeiten zu viel Personal da ist. Denken Sie auch daran, Ihren Arbeitsplan zu automatisieren. So müssen Sie nicht jeden Monat Zeit damit verschwenden, einen neuen Arbeitsplan zu erstellen. Darüber hinaus gibt Ihnen eine Planungssoftware wie Planday auch einen Einblick in Ihre Arbeitskosten, insbesondere wenn eine solche Lösung direkt in Ihr Kassensystem integriert ist. 

Kooperation und Lieferanten

Ziehen Sie in Erwägung, ob Sie sich von einer Lieferfirma unterstützen lassen möchten. Viele Brauereien vergeben Kredite oder stellen gebrandetes Inventar und Werbemittel zur Verfügung.Doch achten Sie darauf, dass Sie mit eine Brauerei auswählen, die auch zu Ihrem Konzept passt. Lassen Sie sich im Vorfeld rechtlich beraten, bevor Sie Verträge abschließen.

Das richtige Marketing 

Das Marketing spielt bei der Eröffnung eines Clubs eine enorm wichtige Rolle. Je mehr die Werbetrommel gerührt wird, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass mehr Gäste zu Ihnen kommen. Jeder, der plant, einen Club zu eröffnen, sollte über eine Marketingstrategie verfügen.

Angefangen mit dem Angebot auf der Getränkekarte, bis hin zu Ihrer Internetpräsenz und dem Veranstalten von Events – die Möglichkeiten zur Vermarktung Ihres Clubs sind vielfältig. Allerdings führen nicht alle Marketing-Strategien zum Erfolg. Entscheidende Faktoren sind zum Beispiel Ihre Zielgruppe, Ihr Konzept, Ihr Standort und die Größe und Reichweite Ihres Clubs.

Es ist daher wichtig, eine starke Marke rund um Ihr Konzept und Ihre Zielgruppe zu etablieren. Die Markenidentität Ihres Clubs hat einen direkten Einfluss auf die Kundentreue und -wahrnehmung. Mit anderen Worten: Wenn Sie eine starke Marke haben, ist dies an sich schon ein wirksames Werbeinstrument. 

Soziale Medien

Soziale Medien sind entscheidend, um die Sichtbarkeit Ihres Restaurants online zu erhöhen. 

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Social-Media-Auftritt ist, häufig und regelmäßig zu posten und bei Ihren Followern ein Gefühl der Zugehörigkeit und Bindung zu schaffen. Nichts ist unproduktiver als ein passives Profil. Deshalb ist es wichtig zu überlegen, wie viel Zeit sie pro Kanal aufbringen möchten. Ein aktives Profil auf Instagram ist effektiver als drei Profile in verschiedenen Kanälen, wo unregelmäßig gepostet wird.

Webseite

Die Erstellung einer Webseite ist bei der Gründung eines Clubs ein sehr wichtiger Aspekt. Wieso? Die Website ist  die erste Anlaufstellefür die Veröffentlichung Ihrer Kontaktdaten,geplanter Events und Ihrer Getränkekarte. Gestalten Sie diese Informationen auf Ihrer Website attraktiv und übersichtlich.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Website für Desktop-, Tablet- und Smartphone-Nutzung optimiert ist. Das bedeutet, dass alle Inhalte auf Ihrer Website, wie Texte, Fotos und Videos, die wichtigsten Anforderungen erfüllen und von allen aktuellen Geräten unterstützt werden. 

Google My Business

Wenn Sie sich bereits mit einer Internetpräsenz für Ihr Unternehmen auseinandergesetzt haben, sind Sie wahrscheinlich schon mit Google My Business vertraut und verfügen auch über ein Konto. Dort ist Ihr Standort hinterlegt, ein Link zu Ihrer Website und es sind einige Bilder aufgeführt. Einen detaillierten Leitfaden zur Erstellung eines “Google My Business”-Kontos für Ihr Restaurant finden Sie hier. 

Bewertungen und Feedback

Rezensionen und Bewertungen sind ein weiterer wichtiger Bestandteil ihres Marketings. Bewertungen könnenein entscheidender Hebel sein, um neue Kundschaft in Ihren Club zu locken.  

Öffentlich einsehbare Bewertungen sind die ideale Werbung für Ihren Club – solange Sie professionell damit umgehen, zeitnah und angemessen darauf reagieren. Auch schnelle Antworten auf negative Bewertungen können trotzdem zu positiven Ergebnissen führen. Zusätzlich gibt Ihnen das Gästefeedback die Möglichkeit, Ihren Service kontinuierlich zu optimieren. 

Unsere Empfehlung? Ignorieren Sie niemals eine negative Bewertung, egal wie schlimm sie auch sein mag. So zeigen Sie Nutzern, dass das Feedback ernst genommen wird und Schritte unternommen werden, um zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt.

Schritt für Schritt einen eigenen Club eröffnen

Wie Sie dem Artikel entnehmen können, ist die Gründung eines eigenen Clubs eine echte Herausforderung. Wir unterstützen Sie dabei, die Herausforderung zu meistern:
mit praktischen Informationen, nützlichen Tipps und Empfehlungen unserer Experten und Kunden. Sind Sie neugierig, wie Lightspeed Ihnen bei der Gründung Ihres eigenen Clubs helfen kann? Kontaktieren Sie noch heute einen unserer Experten und vereinbaren Sie einen Termin.