Eine Bar eröffnen: alles was Sie wissen müssen

Hinter dem eigenen Tresen stehen, coole Drinks mixen und mit interessanten Menschen plaudern – eine eigene Bar zu eröffnen, ist für viele ein Traum. Doch eine Existenzgründung in der Gastronomie erfordert viel zeitlichen Vorlauf und einige rechtliche Dinge die zu beachten sind. Verschiedene Genehmigungen und eine Schanklizenz sind erforderlich – und natürlich eine clevere Idee, die Gäste in die Bar lockt. Die Gründung eines Unternehmens ist nie einfach und schon gar nicht von heute auf morgen umgesetzt. Dieser Schritt muss gut durchdacht sein, bevor Sie sich ins Abenteuer stürzen. 

Wer eine Bar eröffnen möchte, braucht ein Konzept, einen Geschäftsplan, diverse Genehmigungen und vor allem hervorragendes Personal. Wir informieren Sie, was Sie bei der Gründung beachten sollten. 

Aber zuerst die eher langweiligen (aber sehr wichtigen) Dinge. In diesem Beitrag gehen wir auf die Schritte ein, die Sie berücksichtigen sollten, um Ihren Traum zu erfüllen und eine Bar zu eröffnen.

1. Entwerfen Sie einen soliden Geschäftsplan 
2. Wählen Sie die passende Rechtsform
3. Rechtliche Anforderungen und Lizenzen 
4. Bestandsmanagement richtig gemacht
5. Stellen Sie passendes Barpersonal ein
6. Besorgen Sie die notwendige Ausrüstung
7. Steigern Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Bar

1. Entwerfen Sie einen soliden Geschäftsplan 

Wie man immer zu sagen pflegt: Wer nicht plant, plant zu scheitern. Deshalb ist es wichtig, einen gut durchdachten Geschäftsplan zu entwickeln.

Eine Bar ist ein Unternehmen wie jedes andere auch. Damit Sie mit Ihrer Bar starten können, benötigen Sie eine klar definierte Zielgruppe, ein dazu passendes Konzept, einen möglichen Startzeitpunkt und idealerweise auch schon einen Standort. 

Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Haben Sie Ihren Geschäftsplan im Hinterkopf – wie haben Sie Ihre Zielgruppe definiert? Wollen Sie das hippe Partyvolk bedienen, gut gelaunte Studierende durch die Nacht begleiten oder Geschäftsleuten einen entspannten Feierabend ermöglichen?

Die Festlegung auf eine Zielgruppe und deren demografische Daten hilft Ihnen bei der Entscheidung über den Standort Ihrer Bar.

Konzept

Besonders in angesagten Szeneviertel stehen wir oft vor der Qual der Wahl, wo wir ein Bier oder ein Cocktail schlürfen können. Demnach ist es enorm wichtig, dass sich Ihr Konzept von der Konkurrenz abhebt. Machen Sie sich ausreichend Gedanken. Lassen Sie sich von anderen Bar-Konzepten inspirieren. Fragen Sie Ihre Freunde, worauf Sie in einer Bar Wert legen.

Überlegen Sie, was Sie gut können? Sie könnten eine Marke etablieren um sich von der Konkurrenz abzuheben. Wenn Sie privat gerne einzigartige Sandwiches kreieren, können Sie überlegen, ob Sie diese als kleinen Snack zusätzlich anbieten. 

Wann ist der richtige Zeitpunkt? 

Ist jetzt der richtige Zeitpunkt eine Bar zu eröffnen? 

Zum Großteil kehrt der Tourismus in die Städte zurück. Die Pandemie hat eine spürbare Lücke hinterlassen. Viele Bars und Restaurants mussten schließen. Nutzen Sie also die Gelegenheit im Falle leerstehender Gewerbeflächen.

Wählen Sie einen Standort

In der Gastronomie hört man häufig das Mantra: Lage, Lage, Lage. Ein guter Standort ist zweifellos einer der entscheidenden Faktoren, damit Ihre Bar langfristig erfolgreich ist. Ganz gleich, ob Sie sich für das Szenequartier einer Metropole oder ein gemütliches Viertel in einer Kleinstadt entscheiden: Eine Bar können Sie nicht mit Stift und Zettel planen. Sie ist am Ende immer eine Mischung aus dem, was Sie vorfinden und Ihren eigenen Ideen. Wenn der Standort voraussichtlich für den Erfolg Ihres neuen Lokals entscheidend ist, sollten Sie die Wahl nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Berücksichtigen Sie den Fuß- und Autoverkehr

Der Standort ist zwar nicht alles (Essen, Getränke und Service spielen natürlich auch eine Rolle), aber die Wahl eines Restaurants in einem stark frequentierten Gebiet kann einen großen Einfluss darauf haben, wie gut Ihre Bar besucht wird. 

Hier gibt es viele Faktoren die zu berücksichtigen sind und zeitgleich Ihre Wahl beeinflussen können. Das können Punkte sein wie der Bekanntheitsgrad einer bestehenden Marke, das Zielpublikum, die Konkurrenz und andere lokale Faktoren.

Analysieren Sie die Konkurrenz am Standort 

Nun haben Sie Ihren vermeintlich perfekten Standort gefunden: minimale Gründungskosten, ein Publikum, dass zu Ihrer Zielgruppe passt und viele Besucher am Standort. Doch es gibt einen Haken – in derselben Straße gibt es einen Konkurrenten mit einem fast identischen Konzept und einem Angebot wie das Ihre.

Bevor Sie starten, sollten Sie sich daher Zeit für eine aussagekräftige Wettbewerbsanalyse im direkten Umfeld nehmen. Das ist gar nicht schwer. Gehen Sie doch mal ganz ungeniert in die Bars die im Umfeld Ihres gewünschten Standortes sind und sammeln Sie so viele Informationen wie möglich.

Achten Sie auf Dinge wie: 

• Publikum
• Preisniveau
• Angebot
• Öffnungszeiten
• Größe
• Außenbereich
• Besonderheiten
• Erreichbarkeit
• Nähe zu belebten Straßen / Orten

Wenn Sie zu spät bemerken, dass das Konzept Ihrer Bar bereits bei einem Konkurrenten vertreten ist, sollten Sie Ihr Konzept höchstwahrscheinlich noch einmal überarbeiten. Informieren Sie sich also im Vorfeld über die Konkurrenz, die sich umliegend zu Ihrer Bar befindet.

Doch manchmal lässt sich die Eröffnung eines Geschäfts in der Nähe eines Konkurrenten nicht vermeiden. Konkurrenz belebt das Geschäft. An einem begehrten Standort ist es unvermeidlich, dass Ihnen Konkurrenten bereits zuvorgekommen sind oder kurz darauf folgen werden.

Sie können sich dem Wettbewerb nicht entziehen. Dies könnte im Umkehrschluss aber auch bedeuten, dass Sie von der Kundschaft der Konkurrenz profitieren und so auch mehr Gäste zu Ihnen kommen. 

Nachdem Sie sich für einen Standort entschieden und eine Konkurrenzanalyse durchgeführt haben, definieren Sie Ihre Ziele. Woran möchten Sie Ihren Erfolg messen? Ist es Ihr Ziel, in 2 Jahren einen weiteren Standort zu eröffnen? Wollen Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt rentabel zu sein? 

Wenn Sie von Anfang an ein klar definiertes Ziel verfolgen, können Sie Ihre Bar vom ersten Tag an in die richtige Richtung lenken.

Ihr Geschäftsplan sollte Ihre Ziele und die Strategien, wie sie diese erreichen, detailliert wiederspiegeln. Er ist quasi die gedankliche Blaupause – auf deren Basis, sie ihr Unternehmen starten. Daher ist dieser Schritt enorm wichtig.

2. Wählen Sie die für Sie passende Rechtsform

Für welche Rechtsform Sie sich entscheiden, hängt in der Regel von mehreren Faktoren ab. Häufig wird die Wahl dadurch bestimmt wie Sie das Unternehmen strukturieren, welche Haftungsrisiken Sie eingehen, wie viele Investoren, mit welchem Investitionsvolumen Sie einbinden wollen. 

• Einzelunternehmen (für Ein-Personen-Gründungen)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) (auch für Ein-Personen-Gründungen)
• Unternehmergesellschaft (UG) (auch für Ein-Personen-Gründungen)
• GmbH & Co.KG
• Kommanditgesellschaft (KG)
• Aktiengesellschaft (AG) (auch für Ein-Personen-Gründungen)

Um genauere Informationen zu den einzelnen Rechtsformen zu erhalten, informieren Sie sich auf der offiziellen Webseite des Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz

3. Rechtliche Anforderungen und Lizenzen 

Um rechtskonform zu arbeiten, muss Ihre Bar über die richtigen Lizenzen verfügen. Die Beschaffung dieser Lizenzen ist in der Regel einer der einfachen und weniger kostspieligen Teile bei der Eröffnung einer Bar. Ganz oben auf der Liste steht die sogenannte Gaststättenkonzession (Schanklizenz)

Planungsvorschriften berücksichtigen

Gewerbliche Gebäude werden nach ihrer Nutzung klassifiziert. Wenn Ihr Gebäude vorher nicht als Gaststätte genutzt wurde, fällt es möglicherweise unter eine andere Klassifizierung.

In diesem Fall müssen Sie sich bei Ihrem zuständigen Bauamt oder der Bauaufsichtsbehörde (bundeslandabhängig) über eine zusätzliche Baugenehmigung erkundigen, um die Klassifizierung zu ändern.

Gaststättenkonzession/Schanklizenz

Es überrascht nicht, dass eine Schanklizenz eine der wichtigsten rechtlichen Voraussetzungen für die Eröffnung einer Bar in Deutschland ist. Um die Lizenz beantragen zu können, müssen Sie einen Miet- oder Pachtvertrag für die Räume vorweisen, in dem die Eröffnung der Bar geplant ist. Die Konzession ist gleichermaßen sowohl an die Person als auch an die gewählte Lokalität gebunden. Daher muss sie auch dann neu beantragt werden, wenn Sie eine existierende Bar fortführen. Zu diesem Zweck sind verschiedene Unterlagen beizubringen:

• aktuelles polizeiliches Führungszeugnis
• Gewerbeanmeldung
• Auszug aus dem Gewerbezentralregister
• Gesundheitszeugnisse für Sie  und Ihre Angestellten
• Kopie des Miet- oder Pachtvertrags für das Objekt, in dem Sie Ihre Bar eröffnen werden
• Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt
• womöglich weitere Dokumente.

Die Auflagen, die man hierfür als selbstständiger Gastronom zu erfüllen hat, sind im Gaststättengesetz geregelt. Das Ordnungsamt Ihrer Stadt oder Region ist der richtige Ansprechpartner, um herauszufinden, wie Sie die Ausschankgenehmigung beantragen.

Dies mag auf den ersten Blick aufwändig erscheinen, doch arbeitet man die jeweils verlangten Nachweise und Dokumente schrittweise ab, steht der eigenen Schankerlaubnis nichts mehr im Wege.

Die Kosten für eine Schanklizenz richten sich nach dem steuerpflichtigen Wert Ihrer Gewerbeimmobilie. In jedem Fall müssen Sie sowohl eine Antragsgebühr als auch eine jährliche Gebühr entrichten. Je höher der steuerpflichtige Wert Ihres Lokals ist, desto höher sind auch die Gebühren für eine Alkoholausschanklizenz.

Doch neben einer Gaststättenkonzession sind auch andere Lizenzen erforderlich: 

• Sie brauchen einen Gaststätten Unterrichtungsnachweis – hierfür müssen Sie einen Kurs in Lebensmittelrecht und -hygiene absolvieren. Nur mit diesem Nachweis dürfen Sie Ihr Personal zu Lebensmittel und Hygienemaßnahmen schulen.
• Das Bauordnungsamt muss die Pläne für die Räumlichkeiten abnehmen. Wenn Selbstständige nicht neu eröffnen, sondern eine bestehende Bar übernehmen, ist bei Umbauten gleichfalls der Gang zum Bauordnungsamt notwendig. 
• Gewerbeversicherungen sind abzuschließen. Der Barbetrieb muss bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden und Sie müssen Mitglied bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer werden. 
• Bars, in denen Musik Bestandteil des Gesamtkonzepts ist, müssen mit der GEMA Genehmigungen und Gebühren klären, Sport-Bars für die notwendigen Übertragungsrechte Abonnements mit den entsprechenden Dienstleistungsunternehmen abschließen, bevor sie eröffnen. 

4. Bestandsmanagement richtig gemacht

Die Bestandskontrolle ist ein wichtiger Aspekt bei der Verwaltung Ihrer Bar. Informieren Sie sich im Vorfeld über ein passendes Bestandsmanagement-Tool. Wenn Sie Ihren Bestand immer im Blick haben, können Sie auch Ihre Gewinnspanne besser abschätzen. 

Aufwändig zu führende Tabellenkalkulationen gehören der Vergangenheit an! Moderne Kassensysteme speziell für Bars ermöglichen eine viel schnellere und genauere Bestandsverwaltung. So können Bar-Manager, den Bestand über das Online-Backoffice verfolgen und jederzeit anpassen.

Damit Ihr Lagerbestand und auch die Lagerverwaltung von Anfang an ein Kinderspiel für Sie wird, haben wir Lightspeed Inventory entwickelt. Mit Lightspeed Inventory verfolgen und optimieren Sie Ihren Warenbestand in Echtzeit. Mit unserer Bestandssoftware haben Sie Ihre Bestände immer im Blick. Sie teilt Ihnen mit, was Sie bereits verbraucht haben, welche Zutaten noch vorrätig sind und welche Sie wieder nachbestellen sollten. Eine manuelle Bestandszählung gehört somit der Vergangenheit an – mit Lightspeed Inventory können Sie den aktuellen Lagerbestand und Lagerwert einsehen. Durch einen Echtzeit-Abgleich und automatischen Auffüllungen vereinfachen Sie Ihre Bestandsverwaltung. Mit Lightspeed Inventory haben Sie Ihre Einkaufspreise immer im Blick und reduzieren so Sie die Lebensmittelverschwendung. Bestellen Sie nur das nach, was Sie auch wirklich benötigen. Sparen Sie Zeit und Arbeit, mit der Integration zu Lightspeed Restaurant.

Genaue Verfolgung der Lagerbestände

Nehmen wir zum Beispiel an, der beliebteste Cocktail in Ihrer Bar ist ein Caipirinha. Ohne Cachaça kann man keinen Caipirinha zubereiten, richtig?

Sie müssen also sicherstellen, dass Ihnen diese wichtige Zutat zur Stoßzeit nicht ausgeht. 

Wie die Kassensystem-Bestandsverwaltung dies verhindern kann? 

Beispiel: 

Nachdem Sie fünfzehn Einheiten (700ml-Flaschen) Cachaca im Kassensystem hochgeladen haben, erstellen Sie den Menüpunkt Caipirinha. Sie listen die einzelnen Zutaten in Untereinheiten auf und verknüpfen die Untereinheiten mit dem entsprechenden Lagerbestand (die fünfzehn Einheiten Cachaca).

Für einen Caipirinha verwenden Sie also eine Untereinheit Cachaca, was insgesamt 50 ml entspricht. Mit Ihrem derzeitigen Vorrat von 15 Flaschen können Sie 210 Caipirinhas herstellen.

Da diese Untereinheit mit dem Einheitsartikel im Bestand verknüpft ist, werden jedes Mal, wenn Sie einen Caipirinha verkaufen, 50 ml von der Gesamtmenge des Cachaca im Bestand abgezogen.

Benachrichtigung bei niedrigem Lagerbestand

Sie haben also Ihre Menüpunkte mit den entsprechenden Zutaten in Ihrem Inventar verknüpft. Aber wie können Sie über niedrige Lagerbestände auf dem Laufenden bleiben?

Ein smartes Kassensystem ermöglicht Ihnen, bestimmte “Regeln” zu Inventarartikeln hinzuzufügen. Sobald der Bestand unter eine vordefinierte Menge fällt, erhalten Sie eine E-Mail mit einer aktuellen Bestandsinformation. 

Diese Regeln können im Backoffice individuell konfiguriert werden. Im Kassensystem Lightspeed Restaurant können Sie dies wie folgt ändern: 

5. Stellen Sie passendes Barpersonal ein

Bevor Sie eine Bar eröffnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie genügend Personal haben. Dazu sollte zumindest das Barpersonal gehören. Wenn Sie Speisen servieren oder einen hochwertigen Kundenservice über die Bar hinaus anbieten möchten, müssen Sie über weiteres Personal wie Kellner und Köche nachdenken.

Barchef 

Ein Barchef ist für den Betrieb Ihrer Bar verantwortlich. Er nimmt Aufgaben wahr wie:

• Kontrolle der Lagerbestände an alkoholischen und nichtalkoholischen Getränken
• Aushandeln von Lieferantenverträgen
• Verwaltung der entsprechenden Lizenzen
• Umgang mit betrunkenen Gästen
• Personalführung anderer Barkeeper
• Was ein gutes Barpersonal ausmacht

Ein erfahrener Barchef verfügt über ein umfangreiches Repertoire an praktischen Bartricks und gibt diese gerne an Kollegen weiter.

Barkeeper

Ein Barkeeper muss nicht nur über grundlegende handwerkliche Fähigkeiten verfügen, wie zum Beispiel Limetten schneiden, Pints zapfen und so weiter, sondern auch die Zusammensetzung verschiedener Long- und Shortdrinks genau kennen. Sie sollten in jedem Fall über genügend Wissen über den Betrieb und Getränke verfügen, um alle grundlegenden Fragen der Kunden beantworten zu können. Ein guter Barkeeper ist aufmerksam. Er räumt die Gläser und Teller der Gäste erst ab, wenn alle fertig sind.

Barback

Ein Barback ist die sogenannte Assistenz eines Barkeepers. Er hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass der Barkeeper alles hat, damit der Service reibungslos läuft: saubere Gläser, genügend Garnierungen, Schnaps und Spirituosen, Eiswürfel usw.

Ähnlich wie die Barkeeper sind sie auch dafür verantwortlich, den Servicebereich sauber zu halten (Verschüttetes und zerbrochene Gläser aufräumen) und Vorräte aufzufüllen, die zur Neige gehen. 

Suzannah Gerber, Beraterin für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie und Inhaberin von Haven Foods, fügt hinzu, dass Barkeeper ein wichtiger Teil eines Teams mit hohem Gästeaufkommen sind, und dass sie ganz andere Fähigkeiten besitzen als andere Servicemitglieder.

“Neben den Barkeepern müssen die sogenannten Barbacks während des Service jederzeit den Lagerbestand im Auge behalten und den Fluss der Bestellungen sowie die Flugbahn des Barkeepers im Auge behalten”, sagt sie. “Sie müssen auch stark genug sein, um schwere Gegenstände wie Fässer zu tragen, und sie müssen in der Lage sein, verstopfte Zapfhähne oder Eismaschinen in kürzester Zeit zu reparieren. Ein Multitalent unter den Barkeepern kann den Service und die Abläufe in einer Bar erheblich verbessern”.

Da die Arbeit des Barpersonals vor den Augen der Kunden stattfindet, sollten sie stets ein freundliches Auftreten und eine gewisse Leichtigkeit an den Tag legen.

6. Besorgen Sie die notwendige Ausrüstung

Kühlschrank, Regale, Gläser und Co. – Die Kosten für die Gastronomieausstattung sind, vor allem bei einer Neugründung, nicht zu unterschätzen. Doch damit Ihr Personal effektiv arbeiten kann, ist die Anschaffung hochwertiger Küchenutensilien unumgänglich. Planen Sie vorausschauend, denn wenn Sie im Nachgang feststellen, dass Ihnen etwas an Equipment fehlt, könnte dies Ihre gesamte Kostenplanung durcheinander werfen.  

Hier finden Sie einige Ausrüstungsgegenstände, die Sie nicht vergessen sollten.

Die vollständige Checkliste für die Barausstattung finden Sie hier:

• Gläser – das A und O. Denken Sie an Tumbler, Collins-Gläser, Pint-Gläser, Shot-Gläser, Martini-Gläser und so weiter.
• Barkeeper-Werkzeuge und -Zubehör – all die Dinge, die Ihr Barkeeper braucht, um die besten Cocktails mixen zu können. Messbecher, Shaker zum Mixen, Zitruspressen zum Entsaften und Muddler zum, nun ja, Muddeln. 
• Denken Sie auch an Dinge wie Strohhalme und Rührstäbchen, Barmatten, Schneidebretter, Flaschenöffner – die weniger glamourösen, aber absolut notwendigen Dinge. 

Ihre Barausstattung sollte auch eine gute Auswahl an Spirituosen sowie Liköre und Mixer für Cocktails enthalten.

• Alkoholische Getränke – dazu gehören natürlich die üblichen Verdächtigen: Wodka, Gin, Tequila, Whiskey, Bourbo, Rum.
• Grundlegende Liköre – denken Sie an Amaretto, Kaffeelikör, trockenen und süßen Wermut, Irish Cream Likör, Orangenlikör.
• Alkoholfreie Mixer für Mixgetränke – das sind alle anderen Zutaten, mit denen Sie Ihre Cocktails aufpeppen oder versüßen können. Denken Sie an Zitronen- und Limettensaft, Bitterstoffe, Gomme-Sirup, Grenadine, Milch und Sahne.
• Grundlegende Soda – Tonic Water, Ginger Ale, Cola und Cola Light. 
• Früchte – Zitronen, Limetten, Orangen, Maraschino-Kirschen und so weiter. 
• Barmöbel und andere Ausrüstung

7. Steigern Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Bar

Last but not least: Das Marketing! Ohne ein gutes Marketing wird Ihre Bar höchstwahrscheinlich nur sehr langsam bekannt. Sich einen stabilen Kundenstamm aufzubauen und Stammgäste zu binden, braucht Zeit. Hier kommt ein gutes Marketingkonzept ins Spiel! Dazu zählen Social Media Kanäle, eine eigene Website, ein Google my Business Account, Influencer-Kooperationen und so weiter. Die Möglichkeiten zur Bekanntheitssteigerung Ihres Restaurants sind mittlerweile weitreichend. Allerdings führen nicht alle Restaurantmarketing-Strategien zum Erfolg. Entscheidende Faktoren sind zum Beispiel Ihre Zielgruppe, Ihr Konzept, Ihr Standort, die Größe und Reichweite Ihres Lokals.

Wir hoffen, dass Sie einige hilfreiche Tipps aus diesem Blogbeitrag mitnehmen konnten und diese Ihnen bei der Verwirklichung Ihres Traums helfen können. 

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