Die Grundlagen der Break-even Analyse

Für viele Einzelhändler, die sich mit den wirtschaftlichen Auswirkungen von COVID-19 auseinandersetzen, ist die Kosten zu decken oberstes Gebot. Es ist dementsprechend gut, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was kostendeckend arbeiten bedeutet, wie man die Gewinnschwelle berechnen kann, die bestimmt, ab wann kostendeckend gearbeitet wird, und welche Massnahmen Einzelhändler und Finanzteams ergreifen können, um tatsächlich kostendeckend zu arbeiten. 

Eine Break-even Analyse kann auch bei schweren Entscheidungen über die Eröffnung, Wiedereröffnung oder Schliessung eines Geschäftes helfen. Wir widmen uns in diesem Artikel den folgenden Fragen:

• Was ist eine Break-even Analyse?
• Warum ist eine Break-even Analyse für Einzelhändler sinnvoll?
• Drei Situationen, in denen sich eine Break-even Analyse für Einzelhändler anbietet
• Formeln, um die Gewinnschwelle zu berechnen
• Die Grenzen der Break-even Analyse
• Wie Sie Ihre Gewinnschwelle senken können

Was ist eine Break-even Analyse?

„Mit einer Break-even Analyse wird berechnet, wie viel Einkommen Sie benötigen, um Ihre Kosten zu decken“, erklärt Rob Stephens (CPA), Gründer von CFO Perspective. „Die Break-even Analyse bietet einen Realitätscheck für jede Investition, die Sie in Ihrem Unternehmen tätigen. Bei diesen Investitionen kann es sich um ein neues Produkt oder um einen neuen Standort handeln.“ 

Einzelhändler müssen sich bei der Entscheidung, ob sie eine Produktlinie ins Sortiment aufnehmen oder einen Standort eröffnen wollen, auf zahlreiche Vermutungen verlassen. Sie können aber kaum einschätzen, wie viel von einem neuen Produkt sie verkaufen werden oder wie hoch der Umsatz an einem neuen Standort sein wird. Glücklicherweise sind Kostenschätzungen häufig genauer als Umsatzschätzungen.

Denken Sie in Kosten, nicht in Umsätzen

Im Jahr 2020 ist es wesentlich schwieriger geworden, eine verlässliche Umsatzprognose zu erstellen, da COVID-19 das Verbraucherverhalten jede Woche und jeden Monat stets aufs Neue verändert. Einfach gesagt: Die Menschen kaufen anders ein. 

„Ich habe in meinem Leben viele Prognosen erstellt“, sagt Rob. Wenn ich jemanden frage, wie viel er verkaufen wird, lautet die Antwort für gewöhnlich: „Das weiss ich nicht.“ Das ist zwar wahr, aber nicht besonders hilfreich bei der Entscheidungsfindung. 

„Die Break-even Analyse vereinfacht die Beantwortung dieser Frage, weil sie angibt, welcher Umsatz zur Deckung deiner Kosten mindestens erforderlich ist. Es ist viel einfacher, die Frage zu beantworten, ob Sie den für die Gewinnschwelle erforderlichen Umsatz überschreiten können, als eine Einschätzung Ihrer zukünftigen Umsätze zu treffen“, sagt Rob.

Warum ist eine Break-even Analyse für Einzelhändler sinnvoll?

„Eine Break-even Analyse ist am sinnvollsten für ein neues Produkt oder im Rahmen einer geplanten Preisänderung für ein bestehendes Produkt“, erklärt Rob. „Wie viele Einheiten müssten Sie beispielsweise zusätzlich verkaufen, um den Gesamtgewinn nicht zu schmälern, wenn Sie Ihren Preis um 10 Prozent senken?“

Break-even Analysen sind auch zur Bewältigung finanzieller Risiken wichtig, erklärt Brian Cairns, CEO von ProStrategix Consulting. 

„Ihr finanzielles Risiko steigt, je stärker Sie sich der Gewinnschwelle annähern. Wenn Sie in einem Bereich unterhalb von 10 Prozent über der Gewinnschwelle liegen, braucht es nur einen geringen Anstieg bei den Kosten, um unter den Schwellenwert zu fallen. Wenn Sie etwa 30-40 Prozent über der Gewinnschwelle liegen, haben Sie einen viel grösseren Handlungsspielraum.”

Drei Situationen, in denen sich eine Break-even Analyse für Einzelhändler anbietet

Break-even Analyse sind hilfreich bei der Bestimmung Ihres Preises, bei der Evaluation einer Fixkostenänderung oder beim Kauf von Ausrüstung. Break-even Analysen können Ihnen auch bei der Prüfung Ihrer Gewerbemiete oder Ihres Personalbedarfs helfen. Sie sind darüber hinaus auch hilfreich, wenn Sie:

• Ein Unternehmen gründen: Die Durchführung einer Break-even Analyse kann beim Start eines Unternehmens eine Herausforderung darstellen, da Sie noch auf keine Vorgeschichte oder Geschäftsdaten zurückgreifen können. Nichtsdestotrotz kann die Durchführung einer Break-even Analyse (mithilfe von Branchendaten oder Daten öffentlicher Wettbewerber) bei der Finanzplanung hilfreich sein.
• Ein neues Produkt auf den Markt bringen: Eine Break-even Analyse kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie Sie den Preis für ein neues Produkt bestimmen können und welche Auswirkungen dieser Preis auf andere Produkte Ihres Sortiments haben kann. 
• Neue Vertriebskanäle prüfen: Eine Break-even Analyse kann auch dabei helfen, Ausgaben, die sich geändert haben, neu zu berechnen, insbesondere angesichts der Tatsache, dass viele Einzelhandelsunternehmen sich jetzt stärker auf den Online-Verkauf konzentrieren.

Formeln für die Break-even Analyse

Nun zur Mathematik dahinter.

„Die Formel ist ganz einfach“, erklärt Rob. „Der Gewinnschwellenumsatz entspricht Ihren Kosten. Die Berechnung ist etwas schwieriger, weil Sie Kosten haben, die mit Ihrem Umsatz variieren (d. h. variable Kosten), und Kosten, die das nicht tun, z. B. Fixkosten.“  

Nachfolgend sind die am häufigsten verwendeten Formeln für die Durchführung einer Break-even Analyse aufgeführt. Die erste basiert auf Einheiten, die zweite auf Umsatzdollar.

Es folgt eine kurze Aufschlüsselung einiger der Schlüsselkomponenten dieser Formeln.

Fixkosten

„Fixkosten sind Kosten, die sich nicht ändern, egal ob Sie eine Einheit oder Tausend Einheiten verkaufen. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Standort eröffnen, sind die Kosten für das Gebäude Fixkosten“, erklärt Rob. Andere Fixkosten sind:

• Gehälter
• Nebenkostenrechnungen
• Kreditrückzahlungen
• Miete für Ausrüstung
• Anwälte
• Buchhalter
• und andere Beratungsdienste. 

Variable Kosten

Variable Kosten sind solche, die sich über verschiedenen Perioden eines Geschäftsjahres hinweg ändern. Beispielsweise kann ein Einzelhandelsunternehmen in den Wochen vor Black Friday – dem Zeitpunkt im Jahr, an dem viele Einzelhändler das Erreichen der Gewinnschwelle anstreben – mehr für Werbung und Zeitarbeitspersonal ausgeben. 

Deckungsbeitrag

Debitoor erklärt den Deckungsbeitrag als die Differenz zwischen dem Verkaufspreis eines Produkts und den variablen Kosten, die ihm Rahmen seines Produktions- und Verkaufsprozesses entstehen. In eine Formel gefasst sieht das folgendermassen aus:

Die Grenzen der Break-even Analyse

Break-even Analysen haben aber auch Nachteile. 

„Es kann schwierig sein, die Grenzkosten genau abzuschätzen. Nebenkosten beispielsweise können variabel sein, aber wie kann man Versorger angemessen einer bestimmten Einheit zuweisen? Das ist sehr schwierig“, so Brian. 

„Daher verwenden viele einen Jahresdurchschnitt. Auch wenn das ein guter Näherungswert sein kann, wird er unbrauchbar, wenn eine signifikante Saisonabhängigkeit vorliegt. Aus diesem Grund ist eine Break-even Analyse hilfreich, um zu ermitteln, wo Sie stehen sollten. Es ist immer empfehlenswert, sich auf der Hälfte zu bewegen, die deutlich über der Gewinnschwelle liegt.“

Produktvielfalt

„Die Break-even Analyse ist bei der Analyse einer Produktmischung nicht ganz so effektiv“, fügt Rob hinzu. „Die Gewinnschwellenverkaufsbeträge variieren vor dem Hintergrund der Varianz der Gewinnspannen zwischen den Produkten.

„Eine einfache Formel zur Berechnung der Gewinnschwelle geht davon aus, dass Ihr Verkaufspreis und Ihre Kosten stabil bleiben. Im echten Leben ändern sich Ihre variablen Kosten aber mit der Anzahl der Einheiten. Beispielsweise können Ihnen im Falle grösserer Bevorratung Mengenrabatte gewährt werden.“

Preis-Kannibalisierung

„Der grösste Fehler, der im Rahmen einer Break-even Analyse gemacht wird, ist das Ignorieren der Kannibalisierung“, erklärt Rob. Das bedeutet, dass ein Produkt die Verkäufe eines anderen Produkts verringert. Beispielsweise kann der Verkauf eines neuen Modells für einen starken Rücklauf bei den Verkäufen des Vorgängermodells führen. Ein gutes Beispiel hierfür ist das iPhone.

„Preis-Kannibalisierung bedeutet, dass man den Preis für bestehende Kunden senkt, anstatt etwas zum alten Preis an sie zu verkaufen“, so Rob. „Nehmen wir einmal an, Sie verkaufen Ihr Produkt normalerweise für 100 Euro, senken aber den Preis auf 90 Euro, um Ihr Wachstum zu fördern. Wenn Sie normalerweise 1.000 Einheiten dieses Produkts verkaufen, ist Ihr Gewinn hierdurch um 10.000 € zurückgegangen – (100 € – 90 €= 10 € X 1.000) – und diese Einbussen müssen durch die Gewinne aus dem Verkauf von mehr Einheiten zum reduzierten Preis kompensiert werden.“

Wie Sie Ihre Gewinnschwelle senken können

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Gewinnschwelle zu senken: Entweder Sie senken Ihre Fixkosten oder Sie erhöhen Ihre Gewinnspanne. „Der effektivste Weg, den Umsatz zu senken, der nötig ist, um die Gewinnschwelle zu erreichen, ist die Senkung Ihrer Fixkosten. Sie können beispielsweise einen neuen Standort mieten, anstatt ihn zu kaufen“, sagt Rob. 

Um Gewinnschwellenwerte zu senken, können Einzelhändler auch:

• Die Preise der Waren erhöhen
• Mit Vermietern Mietpreissenkungen besprechen
• Oder Mietbedingungen erarbeiten, die an Verkaufsvolumen gebunden sind
• Die Öffnungszeiten prüfen und die Mitarbeiterschichten begrenzen
• Die Fixkosten reduzieren, indem sie in variable Kosten umgewandelt werden,
• beispielsweise, indem kleinere Mengen gekauft werden, um die Fixkosten einer grossen Erstbestellung zu reduzieren.