Der komplette Leitfaden zum Betreiben Ihres Restaurants

Die Bestandsverwaltung ist für Gastronomen oft ein mühsamer und zeitraubender Prozess. Dabei liegt der Schlüssel zum Erfolg eines Restaurants oft in einer soliden Beherrschung des Lagers und der Lieferkette.

Von den Gewinnspannen über die Preisgestaltung der Lieferanten bis hin zu den Herstellkosten – die Optimierung Ihres Bestandsverwaltungssystems mag wie eine schwierige Aufgabe erscheinen, ist aber entscheidend, wenn Sie die Effizienz Ihres Betriebs steigern, die Kontrolle über Ihre Gewinnspannen erlangen und Gewinne erzielen wollen.

Erfahren Sie, wie Sie die Bestandsverwaltung in Ihrem Restaurant mit den folgenden Aspekten optimieren können:

Optimieren Sie die Lieferkette Ihres Restaurants

Inventuren: Mit höherer Genauigkeit Kosten senken

Wie Sie die Selbstkosten berechnen, um die Gewinnspannen zu erhöhen

Suggestives Verkaufen: Der Schlüssel zum Up- und Cross-Selling

Optimieren Sie die Lieferkette Ihres Restaurants

Ein effektives Lieferkettenmanagement ist ein entscheidender Faktor für reibungslose interne Betriebsabläufe und ein wichtiger erster Schritt zu einem robusten Bestandsmanagementprozess. Wenn Sie Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Lieferkette ergreifen, können Sie die besten Zutaten zum günstigsten Preis beschaffen und gleichzeitig hervorragende Beziehungen zu Ihren Lieferanten pflegen.

Lieferantenmanagement leicht gemacht

Es ist immer noch üblich, dass viele Restaurants die Preise und Kontaktdaten von Lieferanten auf einem ausgedruckten Arbeitsblatt, in einer Excel-Tabelle oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm festhalten und speichern. Dies kann zu menschlichen Fehlern führen, die sehr kostspielig sein können.

Stattdessen wenden sich Gastronomen zunehmend digitalen Lösungen zu, um ihre Lieferanten, Bestellungen und Bestände zu verwalten.

Mit dem integrierten Lieferanten- und Bestellmanagement-Tool von Lightspeed können Sie beispielsweise für jeden Ihrer Lieferanten ein Profil im Kassensystem erstellen. Es ist einfach, den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse hinzuzufügen und jedem Lieferanten Artikel, Preise und Zutaten zuzuweisen.

• Die Tatsache, dass Ihre Lieferanten in einem zentralen System gespeichert sind, sowie Ihre Bestandsmengen, macht nicht nur das Bestellen schnell und einfach, sondern ermöglicht Ihnen und Ihrem Team auch eine einfache Verwaltung der Lieferanten.
• Diese globale Sichtbarkeit ermöglicht es Ihnen außerdem, :
  • immer zu wissen, was, bei wem und wann bestellt werden muss (damit Sie nie zu viel oder zu wenig bestellen) ;
  • eingehende Bestellungen zu visualisieren, den Bestand als eingegangen zu markieren und Abweichungen zu erfassen ;
  • Rechnungen und Fotos an die eingegangenen Bestellungen anzuhängen, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten – vergangene Bestellungen schnell wiederzufinden, Probleme zu erkennen und im Laufe der Zeit Trends, wie z. B. Abweichungen, aufzuspüren.

Vereinfachte Verwaltung von Bestellformularen 

Damit Ihre Lieferkette reibungslos läuft, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Bestellvorgang optimieren. 

Viele Gastronomen befinden sich in dieser Situation: Das Team ist überfordert, ein Lieferschein verschwindet oder ein Posten wird versehentlich von der Tabelle gestrichen, und niemand erinnert sich an die Mengen einer bestimmten Zutat, die bestellt werden muss.

Mithilfe von moderner Technologie lassen sich solche Szenarien leicht vermeiden. Lightspeed Restaurant sorgt zum Beispiel mit Echtzeitbeständen und ausgeklügelten Regeln dafür, dass Sie immer die richtige Menge an Vorräten zur Verfügung haben.

• Wenn der Bestand wieder aufgefüllt werden muss, können Sie :
• Einen manuellen Bestellschein erstellen, indem Sie die benötigten Artikel bei den Lieferanten auswählen und einen Bestellschein generieren ;
• E-Mail-Erinnerungen für den Kauf bestimmter Artikel festlegen: Beispielsweise können Sie jeden 1. und 2. Mittwoch im Monat festlegen, dass Sie per E-Mail an die Bestellung neuer Weinflaschen erinnert werden sollen ;
• Wiederkehrende Bestellungen festlegen. Diese Bestellungen werden automatisch zu einer bestimmten Zeit für vorher festgelegte Bestandsmengen verschickt ;
• In Echtzeit die verfügbaren Bestände im Vergleich zu den Referenzmengen und die Bestellungen im Vergleich zu den Referenzmengen anzeigen ;
• Alle eingegangenen Bestellungen direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren – keine doppelte Datenverarbeitung für eine genaue Buchhaltung.

Wenn Sie jederzeit ein klares Bild von Ihren Lagerbeständen haben, können Sie sicher sein, dass Sie nie zu viel oder zu wenig bestellen. Dadurch wird nicht nur Verschwendung vorgebeugt, sondern Sie können auch feststellen, wie oft Sie eine bestimmte Lieferung tatsächlich benötigen.

Inventuren: Mit höherer Genauigkeit Kosten senken

Inventuren können lästig und zeitraubend sein, aber sie sind ein notwendiges Übel, das für den Betrieb und die finanzielle Gesundheit Ihrer Einrichtung von entscheidender Bedeutung ist. Und mit regelmäßigen und genauen Inventuren ist es viel einfacher, Ihren Bestand zu verwalten und unnötige Kosten zu reduzieren. Es ist daher von wichtig, sicherzustellen, dass Sie einen klaren Überblick über Ihren verfügbaren Bestand im Vergleich zu dem, was verkauft wird, und zu den anstehenden Bestellungen haben, um Kosten zu minimieren, unnötige Verschwendung zu reduzieren und Ihre Gewinnspannen zu erhöhen.

Rationalisieren Sie die Inventur mit einer Lagerverwaltungssoftware

Auch bei der Durchführung von Inventuren kann eine manuelle Verwaltung zu Fehlern führen. Daher ist es wichtig, einen soliden Bestandsverwaltungsprozess einzurichten, um sicherzustellen, dass Ihre Inventuren immer korrekt sind.

Während viele Einrichtungen eine Tabellenkalkulation verwenden, um den Bestand zu verfolgen, können verschiedene technologische Lösungen dies für Sie übernehmen.

Ein Kassensystem wie Lightspeed ermöglicht es Einrichtungen, effizienter zu arbeiten, indem es den verfügbaren Bestand im Vergleich zu dem, was verkauft wurde, hervorhebt. Wenn die Bestände langsam zur Neige gehen, können Sie Erinnerungen einstellen, die Sie darüber informieren, oder wiederkehrende Bestellungen erstellen, die einen Bestellschein erzeugen, um die Bestände wieder aufzufüllen.

Die Integration eines Bestandsverwaltungssystems in Ihre Kassensoftware ermöglicht es Ihnen, alles von einem zentralen System aus zu kontrollieren. Dank dieser Transparenz können Einrichtungen Zeit sparen, indem sie ihre Bestände manuell überprüfen, die Ausgaben senken und die Verschwendung minimieren.

Bessere Inventuren für mehr Zuverlässigkeit

Bei der Bestandsaufnahme kommt es auf Konsistenz an. Es ist entscheidend, einen regelmäßigen Zeitplan für Ihre Bestandsaufnahmen festzulegen, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlen stimmen, und um Störungen Ihres Geschäftsbetriebs zu minimieren.

Detaillierte wöchentliche Inventuren ermöglichen es Ihnen, Verluste oder Abweichungen schnell zu erkennen, um die Bestellungen entsprechend anzupassen und Verschwendung zu minimieren. Gezielte tägliche Inventuren ermöglichen es Ihnen, einige wichtige Artikel wie verderbliche Zutaten und Bestseller zu überprüfen, so dass Sie bei großem Andrang oder verderblichen Lebensmitteln nie unvorbereitet sind.

Traditionell werden Inventuren auf einem Blatt Papier gezählt und aufgezeichnet. Obwohl diese Methode üblich ist, können die Blätter verloren gehen und die Genauigkeit beeinträchtigt werden. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, kann Lightspeed auf einem Smartphone oder Tablet verwendet werden, um die Bestände direkt auf der Plattform zu erfassen. 

Die Lightspeed-Bestandsfunktion ermöglicht Ihnen eine effiziente Prüfung und Aktualisierung der Bestandsniveaus, sodass Sie die Abweichungen zwischen Ihrem erfassten und dem tatsächlichen Bestand – und die damit verbundenen Kosten – schnell nachvollziehen können.

• Diese Funktion ermöglicht es Restaurantbesitzern, :
• den Fortschritt mehrerer Bestandszählungen auf einem einzigen Gerät verwalten und aufzeichnen ;
• einen leicht lesbaren Fortschrittsbalken anzeigen, mit dem Sie feststellen können, wie viel Bestand noch gezählt werden muss :
• Ihren Bestand überprüfen, Abweichungen sehen und die Lagerbestände aktualisieren ;
• Ihre Bestandszählungen beschriften und benennen ;
• den Bestand zur besseren Übersichtlichkeit verschiedenen Orten zuordnen, z. B. dem Kühlschrank in der Bar, dem Lagerraum oder der Tiefkühltruhe.

Mit den in Ihre Kassensoftware integrierten Inventuren ist es einfach, die Kosten zu senken, indem Sie nur das bestellen, was Sie brauchen. Außerdem haben Sie einen besseren Überblick darüber, welche Produkte nachbestellt werden müssen und welche überlagert sind, sowie über Anomalien in Ihren Lagerbeständen, so dass Sie wissen, ob Produkte fehlen oder verschwendet werden.

Verfolgung und Auflistung von Verlusten zur Kostensenkung

Um das Risiko von Abweichungen bei der Inventur zu verringern, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie als Teil Ihres Bestandsverwaltungsprozesses ein wirksames System zur Verfolgung von Verlusten einrichten.

Um Ihren Bestand richtig zu verstehen, ist es wichtig, jede Verschwendung oder jeden Verlust aufzulisten, der in Ihrer Einrichtung entstanden ist, sei es durch einen Fehler, versehentliches Verschütten oder Rücksendung durch den Kunden. Auch wenn dies extrem erscheinen mag, ist es der beste Weg, um ein genaues Bild Ihrer Lagerbestände zu erhalten. Es ist daher unerlässlich, dass Ihre Mitarbeiter es sich zur Gewohnheit machen, Verluste aufzulisten, damit Ihre Zahlen genau bleiben.

Lightspeed verfügt über eine praktische Funktion zur Verlustverwaltung, mit der Sie genau wissen, wie viel Sie verschwenden und wie viel Sie das kostet. Wie?

• indem Verluste einfach aufgelistet werden und angegeben wird, wer sie erfasst hat und warum ;
• der Bestand im Kassensystem automatisch aktualisiert wird, wenn die Verluste aufgelistet werden ;
• durch die Ausführung von Berichten, um Trends im Laufe der Zeit zu erkennen.

Bei einer effektiven Bestandsverwaltung geht es nicht nur darum, zu wissen, was Sie in der Hand haben. Wenn Sie genau wissen, was Sie verschwendet haben, können Sie diesen Verlusten Kosten zuordnen und die Auswirkungen verstehen. Wenn Sie wissen, warum Sie verschwendet haben, können Sie Maßnahmen ergreifen, um eine Wiederholung zu verhindern, was langfristig zu Einsparungen führt.

Wie Sie die Selbstkosten berechnen, um die Gewinnspannen zu erhöhen

Sobald Sie Ihre Lieferkette und Ihre Lagerverwaltung perfektioniert haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Produktionskosten und Gewinnspannen zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass Ihr Lagerverwaltungsprozess rentabel ist.

Berechnen Sie die COGS.

Neben Miete und Löhnen sind die Kosten der verkauften Waren (COGS) die höchsten Kosten für einen Betrieb im Gaststättengewerbe und daher einer der wichtigsten Faktoren, die es zu messen gilt.

Wenn Sie die Kosten der verkauften Waren analysieren, erhalten Sie eine genaue Vorstellung davon, wie viel Ihre Vorräte in einem bestimmten Zeitraum gekostet haben. Diese Informationen helfen Ihnen zu verstehen, inwieweit die Artikel auf Ihrer Speisekarte rentabel sind und ob Sie Preisanpassungen vornehmen müssen.

Um die Gesamtproduktionskosten für einen bestimmten Zeitraum, sagen wir von September bis Dezember, zu berechnen, müssen Sie drei Werte berücksichtigen:

• Anfangsbestand: Der gesamte Bestand, den Sie Anfang September haben ;
• Gekaufter Bestand: der gesamte Bestand, der zwischen September und Dezember gekauft wurde ; 
• Endbestand: die Gesamtsumme des Bestands, über den Sie Ende Dezember verfügen ;

Beispiel

Nehmen wir an, dass Ihr Lagerbestand Anfang September 4 000 Euro wert war und Sie in diesem Zeitraum 14 000 Euro für Lagerbestände ausgegeben haben. Ende Dezember war Ihr Lagerbestand 8.000 Euro wert.

Um Ihre Produktionskosten für diesen Zeitraum zu berechnen, addieren Sie einfach Ihren Anfangsbestand zu Ihrem gekauften Bestand und subtrahieren Sie dann Ihren Endbestand von dieser Summe. Beispiel:

(4,000 + 14,000) – 8,000 = 10,000 Euro.

Sobald Sie Ihre Kosten der verkauften Waren (COGS) berechnet haben, ist das, was Ihnen übrig bleibt, Ihr Bruttogewinn. Als Faustregel gilt: Je niedriger Ihre Einkaufskosten sind, desto höher ist Ihr Bruttogewinn. Sie sollten daher versuchen, Ihre Betriebskosten so weit wie möglich zu senken (ohne die Qualität zu beeinträchtigen), um Ihre Gewinnspannen zu maximieren.

Menü-Engineering und die Psychologie der Menügestaltung 

Menü-Engineering und -Design ist eine raffinierte Kunst, die dazu beitragen kann, den Verkauf Ihrer Gerichte mit hoher Gewinnspanne anzukurbeln. 

Beim Menü-Engineering wird die Preisgestaltung eines Menüs mithilfe von Daten zu Umsatz und Kosten der verkauften Waren (COGS) bewertet, um zu bestimmen, welche Gerichte hervorgehoben werden sollen und wie viel sie kosten. Mit diesen Daten sollten Sie in der Lage sein, jedes Element Ihres Menüs in vier Kategorien einzuteilen, die Ihnen bei der Gestaltung Ihrer zukünftigen Menüs helfen.

• Die Cashcows: Menüartikel mit geringer Rentabilität, aber hohem Umsatzvolumen ;
• Die Stars: Dieser Artikel hat eine hohe Gewinnspanne und eine große Anzahl an Transaktionen. Dieses Gericht sollte beworben werden, um den Umsatz und die Gewinne zu steigern ;
• Die Totgewichte: Diese Gerichte haben eine geringe Rentabilität und werden selten verkauft. Erwägen Sie, diese Gerichte von Ihrem Speiseplan zu streichen oder sie zu ändern, um ihre Attraktivität zu erhöhen ;
• Die Dilemmas: Diese Gerichte haben eine hohe Gewinnspanne, aber nur geringe Verkaufszahlen. Sie haben das Potenzial, ein Star zu werden, müssen aber möglicherweise geändert oder beworben werden.

Während das Menü-Engineering bestimmt, welche Gerichte auf Ihrer Speisekarte stehen sollten und welche nicht, legt die Menüpräsentation fest, welchen Platz Ihre gewinnbringendsten Gerichte einnehmen sollten. Bei der Gestaltung eines Menüs ist viel Psychologie im Spiel und die Art und Weise, wie Sie es präsentieren, kann sich darauf auswirken, was ein Kunde bestellt oder nicht bestellt. 

Hier sind unsere drei Tipps für eine gewinnsteigernde Menüpräsentation :

• Entfernen Sie die Anzeige Ihrer Preise in Euro – Wenn Sie das Euro-Symbol aus Ihren Preisen entfernen, verleiten Sie den Kunden dazu, mehr auszugeben als geplant ;
• Das goldene Dreieck – Die Position eines Artikels auf Ihrer Speisekarte ist wichtig. Wenn eine Person eine Speisekarte erhält, folgt ihr Blick normalerweise einem bestimmten Muster: Sie schaut zuerst in die Mitte, dann in die rechte obere Ecke und schließlich nach links oben, wodurch das goldene Dreieck entsteht. Hier wollen Sie Ihre Gerichte mit den höchsten Gewinnspannen platzieren;
• Ködergericht – Dieses Gericht wird ganz oben auf der Speisekarte platziert und hat einen höheren Preis als die anderen Gerichte. Ziel ist es, dass alle anderen Gerichte im Vergleich günstiger erscheinen, sodass der Gast sie bestellen wird.

Nutzen Sie Daten, um die Gewinnspannen zu maximieren

Sie haben vielleicht eine gute Vorstellung davon, welche Gerichte sich gut verkaufen und welche Gewinnspannen am höchsten sind, aber es ist entscheidend, Ihre Annahmen mit Daten zu untermauern. Wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen, die sich auf Ihre Ergebnisse auswirken, ist Wissen Macht, und es ist entscheidend, eine zuverlässige Informationsquelle zu haben, an der Sie Ihre Entscheidungen ausrichten können.

Fundierte Entscheidungen über Ihre Bestände zu treffen (anstatt Vermutungen anzustellen), ist einfach, wenn Ihr Kassen- und Bestandsverwaltungssystem in derselben Plattform kombiniert sind. Lightspeed beispielsweise verfügt über leistungsstarke Berichtsfunktionen, die den Besitzern von Lokalen einen umfassenden Einblick in ihre Gewinnspannen, Betriebskosten, Bestände und die Leistung ihrer Menüs bieten.

• Visuelle und schnell zu erstellende Berichte sorgen dafür, dass Sie :
• Eine vollständige Übersicht über die potenziellen Bruttogewinne zu erhalten, wenn Sie Rezepte mit einem Kostenkalkulator erstellen;
• Mithilfe von Preisvorschlägen den besten und rentabelsten Preis für Menüartikel zu ermitteln;
• Zu wissen, was reinkommt, was rausgeht, was verschwendet wird und wer es verschwendet hat ;
• Anhand detaillierter Produktinformationen zu erkennen, was sich gut und was sich nicht gut verkauft;
• Die Leistung jedes Produkts im Detail zu untersuchen und die Leistung verschiedener Produkte im Laufe der Zeit zu vergleichen;
• Die erfolgreichsten Server ausfindig zu machen und Schulungsmöglichkeiten zu identifizieren ; 
• Verfolgen Sie, wie oft Kunden wiederkommen, wie hoch der durchschnittliche Pro-Kopf-Umsatz ist und welche Gerichte am häufigsten bestellt werden.

Suggestives Verkaufen: Der Schlüssel zum Up- und Cross-Selling

Der letzte Schritt eines gut funktionierenden Bestandsmanagementprozesses besteht darin, die Gerichte auf Ihrer Speisekarte (am besten die gewinnbringendsten) an Ihre Kunden zu verkaufen. Und das geht am besten mithilfe von Suggestivverkäufen.

Upselling und Cross-Selling werden oft als dunkle Kunst angesehen, vor allem von denen, die an vorderster Front stehen. Wenn sie jedoch auf subtile und durchdachte Weise durchgeführt werden, können erfolgreiche Up- und Cross-Selling-Verkäufe einen erheblichen Einfluss auf Ihre finanziellen Ergebnisse haben und die Erfahrungen Ihrer Kunden verbessern.

Up-Selling und Cross-Selling

Beim Up-Selling geht es darum, gegen einen geringen Aufpreis mehr vom selben Produkt zu verkaufen. Wenn es gut gemacht ist, kann es Ihre Gewinnspannen erheblich erhöhen. Kurz gesagt: Sie sprechen den Magen des Kunden an. Wenn ein Kunde 10 Euro für eine mittelgroße Mahlzeit bezahlt und man ihm eine große Mahlzeit für 2 Euro mehr anbietet, ist es wahrscheinlich, dass er das Angebot annimmt. 

Beim Cross-Selling hingegen ist etwas mehr Raffinesse gefragt

Beim Cross-Selling versuchen Sie, den Kunden dazu zu bringen, etwas zu bestellen, von dem er nicht dachte, dass er es bestellen würde. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist die Kombination von Weinen mit bestimmten Gerichten. Das Gericht ist ohne den Wein perfekt, aber beide werden miteinander aufgewertet – und Ihre Pro-Kopf-Ausgaben steigen.

• Verbessern Sie Ihr suggestives Verkaufen
• Wenn Sie Schwierigkeiten haben, aus Ihrer derzeitigen Strategie des suggestiven Verkaufens Nutzen zu ziehen, befolgen Sie die folgenden Tipps, um Ihre Verkäufe anzukurbeln:
• Vergrößern Sie Ihre Getränkekarte. Oft ist es einfacher, mehr Getränke als Speisen zu verkaufen. Investieren Sie in eine Reihe großer Gläser und ermutigen Sie Ihr Personal, die Gäste immer zu fragen, ob sie lieber ein großes Glas als ein kleines haben möchten;
• Bilden Sie Ihr Personal in Ihrem Menü aus. Wenn Ihr Personal im Speisesaal Ihre gesamte Speisekarte (einschließlich Getränke) kennt, wird es ihm viel leichter fallen, echte Cross-Selling-Empfehlungen auszusprechen;
• Empfehlen Sie Ihrem Personal die Gerichte, die besonders viel Geld einbringen. Ihr Team muss unbedingt wissen, welche Speisen und Getränke den höchsten Gewinn abwerfen, um entsprechende Empfehlungen aussprechen zu können ;
• Ermutigen Sie zu Gesprächen. Ermutigen Sie Ihr Team, mit den Gästen über das Menü und ihre kulinarischen Vorlieben und Abneigungen zu sprechen. So sind sie besser in der Lage, echte Vorschläge für Upselling und Cross-Selling zu machen.

Verwalten Sie Ihre Bestände und Selbstkosten mit Lightspeed

Eine ineffiziente Bestandsverwaltung wirkt sich auf Ihre Arbeitsabläufe, Ihre Produktionskosten, Ihr Personal, Ihre Kunden und Ihre Gewinnspannen aus. 

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Prozesse definieren und dafür sorgen, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt ist. Mit den richtigen Tools können Sie Ihre Kosten senken und Ihre Gewinnspannen durch einen effizienten Warenwirtschaftsprozess maximieren.

Eine Kassenplattform wie Lightspeed ermöglicht es Ihnen, bei der Verwaltung Ihres Inventars über den Eingang von Bestellungen und das Zählen von Beständen hinauszugehen. Lightspeed vereinfacht die Verfolgung der Zutaten während ihrer Produktion und ihres Verkaufs. So wissen Sie genau, wie viel Sie jedes Gericht kostet und wie hoch die Gewinnspanne für jedes Gericht ist, um sicherzustellen, dass Sie immer einen Gewinn erwirtschaften. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Lightspeed Ihnen helfen kann, die Verwaltung Ihres Restaurants auf die nächste Stufe zu heben.